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Auto-Revisit-Workflow

Der Auto-Revisit-Workflow wird benötigt, um Dokumente noch einmal zur Überarbeitung vorzulegen.

So kann in den Metadaten der Dokumente optional die Property „followUpAt“ mit einem Datum belegt werden. Dieses Datum wird von einem Redakteur oder Content Manager eingegeben und kennzeichnet, wann dieses Dokument auf Aktualität überprüft und ggf. überarbeitet werden muss.

Aber auch andere Kriterien für eine erneute Überprüfung sind denkbar, wie etwa das letzte Veröffentlichungsdatum.

Generelle Auswahl der Dokumente

Um hier der Vielzahl der denkbaren Anforderungen gerecht zu werden, ist eine CoreMedia-Query eine elegante Lösung zur Bestimmung der beteiligten Dokumente. In einem vorgeschalteten Auswertungsschritt werden Modifizierer aus den Kommentaren einer Query ausgelesen, um v.a. die Datumsangaben flexibel zu gestalten. Eine über den Editor erstellte Query unterstützt standardmäßig lediglich feste Angaben. Die Aussage „liefere alle News-Dokumente mit dem Publikationsdatum vor dem letzen Monat“ ist nicht möglich. Eine Beschreibung der dynamischen Queries erfolgt in einem eigenen Abschnitt.

Die Property „followUpAt“ befindet sich in einem Metadatendokument, aber tatsächlich überarbeitet werden soll das darauf verweisende Dokument. Die Filterung nach der Query beachtet diesen Umstand und startet einen Workflow mit den beiden zusammenhängenden Komponenten (Metadaten und zugehöriges Dokument). Der Verweis befindet sich in der Linkliste mit dem Namen „owner“.

Zuordnung der ermittelten Dokumente

Nach der automatischen Zusammenstellung der zu überarbeitenden Dokumente muss in einem zweiten Schritt geklärt werden, wer dafür zuständig ist, da nicht davon ausgegangen werden kann, dass der letzte Bearbeiter noch immer zuständig oder in der Lage ist, das Dokument zu überarbeiten.

Deshalb werden alle ermittelten Dokumente in einer Mail aufgelistet, die an eine Liste von Mailadressen versendet werden. Meist wird es sich um einen oder mehrere Mandantenadministratoren oder Qualitätsbeauftragte handeln, die ggf. die Überarbeitung delegieren können.

Die Mail-Informationen sind mandantenspezifisch unter <MANDANT>/_config/workflows/revisit/ als ConfigString-Dokumente abgelegt.

  • Folgende Dokumente werden verwendet:
DokumentBeschreibung
mailReceiversListe der Mail-Empfänger (Kommagetrennt)
mailSenderAbsender der Mail

Die folgende Abbildung verdeutlicht das prinzipielle Vorgehen:

Abbildung 4: Schematische Darstellung – Ablauf Auto-Revisit-Workflow Abbildung 4: Schematische Darstellung – Ablauf Auto-Revisit-Workflow

Der Workflow wird von einem Site Administrator gestartet, der die notwendigen Dokumente anlegt und bereitstellt. Die Querys sollten so gestaltet sein, dass immer eine Mail an eine feste Gruppe von zuständigen Personen geschickt werden kann. Der Site Administrator hat so die Möglichkeit, die Aufgaben durch die Gestaltung der Sucheanfrage zu verteilen.

Linkcheck-Workflow

Eine spezielle Variante des Wiedervorlage-Workflow stellt der Linkcheck-Workflow dar, der eine (zyklische) Prüfung externer Links ermöglicht.