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Einführung

Ein Workflow beschreibt eine Schablone für den Veröffentlichungsprozess.

Ihre Hauptaufgabe liegt in der Steuerung des Ablaufs der einzelnen Arbeitsschritte und der Koordination der CMS-Nutzer. Durch ein- oder mehrstufige Workflows bzw. Redaktionsprozesse wird die Qualitätssicherung optimiert.

Die folgende Aufzählung gibt die Anforderungen wieder, die laut Anforderungsspezifikation im Zusammenhang mit Workflows gefordert sind. Es werden nur die Anforderungen explizit genannt, die bislang umgesetzt wurden. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Punkte findet sich in der Anforderungsspezifikation.

Allen Government Site Builder (GSB)-Mandanten stehen folgende Standard-Workflows zur Verfügung.

  • 2-Augen-Workflow (Notfall-Workflow)
  • 4-Augen-Workflow
  • 6-Augen-Workflow
  • Depublizieren-Workflows (2,4,6 Augen)
  • Auto Publish-Workflow (4,6 Augen)
  • Auto Depublish-Workflow (4,6 Augen)
  • Newsletter erzeugen lassen-Workflow
  • Newsletter freigeben und publizieren-Workflow
  • Linkcheck-Workflow
  • Auto-Revisit-Workflow

Die GSB-Workflows haben folgende gemeinsame Eigenschaften:

  • Stellvertreterregelung
  • Time-out bei Nichtbearbeitung
  • Benachrichtigungen

Zusammenspiel: Redaktionen und Workflows

Die Zuordnung von Rollen und Rechten, der Aufbau der Redaktion, die Zugriffsrechte auf Dokumentebene sowie die zur Verfügung stehenden Workflows legen zusammen das Fundament des Veröffentlichungsprozesses fest.

Das Zusammenspiel der Workflows sowie die notwendige Zuordnung von Rollen und Rechten werden auf Redaktionsebene festgelegt und im Redaktionskonzept ausführlich diskutiert.

Begriffsdefinition

Für ein eindeutiges, gemeinsames Verständnis werden folgende Begriffsdefinitionen festgelegt:

BegriffBeschreibung
BenutzerBenutzer sind namentlich benannte Personen, die ein eigenes Benutzerlogin im CMS bekommen
BenutzergruppeBenutzergruppen werden durch Benutzer mit gleichen Rechten gebildet.
BenutzerrechteBenutzerrechte sind Rechte für die Ausübung von Funktionen im CMS. In diesem Dokument ist mit Recht immer ein sogenanntes „statisches“ Recht gemeint, welches an die Benutzerkennung gebunden ist, mit der sich der Benutzer am CMS anmeldet (ohne den Einsatz von Workflows und damit verbundene Mechanismen zu betrachten).
BenutzerrollenEine Benutzerrolle ist eine Kombination verschiedener Rechte. Benutzergruppen werden auf Benutzerrollen im CMS abgebildet.
AbnahmeIn diesem Dokument ist mit Abnahme der Vorgang der inhaltlichen Freigabe eines Dokuments gemeint, welcher beispielsweise nach dem 4-Augen-Prinzip in der Regel durch den Qualitätsbeauftragten wahrgenommen wird.
PublikationIn diesem Dokument ist mit Publikation der Vorgang des Veröffentlichens eines Dokuments gemeint.
MandantIn diesem Dokument ist mit Mandant der Content bzw. Content-Bereich im CMS gemeint, der einen Webauftritt eines Ressorts bzw. einer Behörde verwaltet.