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Workflows

Newsletter sind Dokumente, welche eine Reihe von Dokumenten oder sonstige Nachrichten zusammenstellen und an einen Kreis von Interessenten per Mail verschicken. Ein typischer Anwendungsbereich sind wöchentliche Newsletter mit den wichtigsten Nachrichten und ggf. einer redaktionell bearbeiteten Einleitung. Auf der WebSite des Mandanten kann sich jeder Interessent über ein Formular in die Liste eintragen.

An dieser Stelle wird genauer in die Funktionsweise der beiden Teilworkflows eingegangen.

NewsletterCreateSubWorkflow

Dieser Workflow wird entweder einmalig bei Bedarf oder aber zyklisch verwendet. Die Zykluszeit ist in Konfigurationsdokument festgelegt. Zum nämlichen Zeitpunkt erzeugt er ein neues Newsletter-Dokument unter dem angegebenen Ordner und mit dem angegebenen Namensmuster, kopiert alle Felder aus dem Prototyp-Newsletter hinein, setzt die optional angegebene Query ab und schreibt die Ergebnisdokumente der Query in die Property „documentCompnts“ des neuen Newsletters.

Danach startet er einen losgelösten NewsletterCompleteSubWorkflow und

  • beendet sich

oder

  • wartet bis zum nächsten Zyklus

Newsletter Create Subworkflow

Dieser Ablauf ist in der Grafik veranschaulicht.

NewsletterCompleteSubWorkflow

Dieser zweite Workflow-Teil ist eine Art modifizierter 4-Augen-Publikationsworkflow. Die Hauptunterschiede bestehen v.a. darin, dass der „Einstiegspunkt“ konfigurierbar ist und nach der Publikation der Komponenten (die auch weitere, für einen Newsletter notwendige Dokumente sein können) der Newsletter über den Preview-Generator gerendert und anschließend per Mail verschickt wird.

Newsletter Complete Subworkflow

Die Möglichkeit, den Einstiegspunkt im Konfigurationsdokument festzulegen, trägt den vielen denkbaren Newsletter-Typen Rechnung. Bei zwingend erforderlicher redaktioneller Arbeit wird bei „Compose“ begonnen. Hier wird der Newsletter-Text bearbeitet oder zusammengestellt, die Fragmente möglicherweise ergänzt, ausgedünnt oder sortiert.

In einem anderen Fall könnte die Query bereits alle relevanten Texte automatisch ermitteln (etwa alle News der letzen Woche) und der immer gleiche Einleitungstext aus dem Prototypen stammen. Hier könnte eine direkte Publikation ohne QS erfolgen. Allerdings sollte diese Möglichkeit aus offensichtlichen Gründen nur in Sonderfällen erwogen werden. Hier ist der Einstieg bei „Approve“ sicherlich die beste Möglichkeit.