GSB 7.0 Standardlösung

Konzeption

Newsletter enthalten aktuelle Informationen, die durch einen Redakteur oder aus dem auf der WebSite veröffentlichten Inhalt automatisch zusammengestellt und zeit- bzw. ereignisgesteuert an Mailing Listen gesendet werden. Für Newsletter werden im GSB Dokumenttypen und Workflows bereitgestellt, die die Erstellung von Newslettern unterstützen. Zum Versand von Newslettern werden Mailing Listen auf der Basis von Majordomo eingerichtet.

Die Erstellung, Verwaltung und der Versand von Newslettern kann in folgende Aufgaben unterteilt werden, die weitgehend unabhängig voneinander konzipiert werden können:

  • Basiskonfiguration Newsletter erstellen und bearbeiten
  • Newsletter freigeben und publizieren
  • Newsletter versenden
  • Newsletter archivieren
  • Newsletter abonnieren

Es folgt eine detaillierte Beschreibung der hier nur stichwortartig genannten Aufgaben.

Basiskonfiguration

Ein neuer Newsletter kann nur von einem ausgewählten Rollen-Kreis eingerichtet werden: Site Administrator und/oder Administrator. Diese bestimmen die initialen Konfigurations-Parameter, um den Newsletter innerhalb des CMS und ggf. auf der LiveSite für den adressierten Personkreis verfügbar zu machen. Zudem müssen der Listen-Moderator und die Redakteure die notwendigen Rechte zum Moderieren, Erstellen und Bearbeiten des Newsletters erhalten.

Der Administrator erhält vom Site Administrator alle notwendigen Angaben, um die Majordomo-Konfiguration durchführen zu können. Hierbei sind vor allen Dingen die folgenden Parameter von entscheidender Bedeutung:

  • Einstellungsverzeichnisse auf dem Produktiv- bzw. Live-System
  • Relevante Dokumenttypen
  • Zeitpunkt der Zusammenstellung (bzw. relatives Zeitintervall)
  • Art der Freigabe

Newsletter erstellen und bearbeiten

Zur Zusammenstellung von Newslettern steht im GSB der Dokumenttyp „Newsletter“ zur Verfügung. Newsletter-Dokumente werden im Wesentlichen aus anderen Dokumenten zusammengesetzt (z.B. Kurzmeldungen, Pressemitteilungen oder Ereignissen).

Erstellen

Die Erstellung eines Newsletter-Dokuments erfolgt Workflow-basiert (eine detaillierte Beschreibung des Workflows findet sich im Anhang dieses Dokuments).

Der GSB bietet folgende grundsätzlichen Möglichkeiten der Zusammenstellung von Newslettern:

1. Bei Bedarf

Um einen Newsletter zusammenzustellen, muss ein Redakteur den Newsletter-Workflow „Erstelle Newsletter“ starten und den „Typ“ des Newsletters bestimmen. Der Workflow erstellt ein neues Newsletter-Dokument und verlinkt dieses mit seiner zugehörigen Basiskonfiguration. Bei der Basiskonfiguration des Newsletters kann ein Suchkriterium definiert werden, welches die Ermittlung der für diesen Newsletter relevanten Dokumente unterstützt. Das Suchkriterium wird mithilfe des CoreMedia Recherche-Tools erstellt und als vordefinierte Recherche gespeichert. Falls bei der Basiskonfiguration des Newsletters ein Suchkriterium angeben wurde, startet der Workflow eine Dokument-Recherche mit dem zugehörigen Suchkriterium und verlinkt das Newsletter-Dokument mit den Resultaten der Suche.

2. Regelmäßig

Bei der Basiskonfiguration des Newsletters wird festgelegt, ob und in welchen Zeitabständen der Newsletter automatisch erstellt werden soll. Gegebenenfalls wird nach Ablauf des konfigurierten Zeitintervalls die automatische Erstellung eines entsprechenden Newsletter-Dokuments mithilfe des Workflows „Erstelle Newsletter“ angestoßen.

Bearbeiten

Bei allen Varianten zur Erstellung eines Newsletters hängt es von der Konfiguration des Newsletters ab, ob der Workflow „Erstelle Newsletter“ noch einmal dem Redakteur zur Bearbeitung vorgelegt wird oder direkt in den nächsten Bearbeitungsschritt (bspw. Qualitätssicherung oder Veröffentlichung) geht.

Newsletter freigeben und publizieren

Newsletter werden wie alle anderen Dokumente behandelt, denn sie unterscheiden sich nicht von ihnen. Ob und wie ein Newsletter auf einer WebSite publiziert oder archiviert wird, ist einzig vom WebSite-Konzept abhängig. Wichtig ist jedoch, dass Newsletter immer auf bereits freigegebenen und publizierten Dokumenten basieren und erst dann, wenn alle inkludierten Dokumente publiziert sind, freigegeben und publiziert werden können.

Die Art und Weise sowie die personelle Besetzung der Qualitätssicherung spielen beim Newsletter eine große Rolle. Es hängt von der Konfiguration des Newsletters ab, ob der Workflow „Erstelle Newsletter“ noch einmal einem Redakteur zur Qualitätssicherung vorgelegt wird oder direkt veröffentlicht wird.

Bei Newslettern, die nicht manuell bearbeitet werden und bei denen mithilfe der Suchanfrage sichergestellt ist, dass ausschließlich publizierte Dokumente in den Newsletter integriert werden, könnte eine solche Maßnahme die benötigte Zeit bis zur Publikation des Newsletter zu Lasten der Qualität verkürzen. Bei allen anderen Newsletter-Konfigurationen besteht die Gefahr, dass nicht-publizierte Dokumente mit dem Newsletter-Dokument verlinkt sind und somit eine Veröffentlichung ohne Qualitätssicherung ausgeschlossen werden sollte.

Newsletter versenden

nach der Publikation kann ein Newsletter versendet werden. Dazu werden Newsletter im Textfeld einer E-Mail an die von Majordomo verwaltete Mailing Liste gesendet und von Majordomo an alle Abonnenten der Mailing Liste verteilt.

Die Übergabe des Newsletters im Textfeld einer E-Mail an Majordomo erfolgt automatisch.

Newsletter archivieren

Die Archivierung des in einem Newsletter enthaltenen Contents wird ausschließlich durch GSB-Mechanismen sichergestellt. Die Bereitstellung archivierter Newsletter durch Aufruf von Majordomo-Kommandos ist nicht vorgesehen. Hierzu können die Newsletter bei Bedarf in einem entsprechenden Bereich des Webauftritts bereitgestellt werden (vgl. Newsletter publizieren).

Newsletter abonnieren

Die Mitglieder einer Newsletter Mailing Liste können auf zwei Wegen bestimmt /erstellt werden:

  • offener Teilnehmerkreis (Self Service )
  • geschlossener Teilnehmerkreis (Vergabe durch Listen Moderator )

Self Service

Den Besuchern eines Webauftritts wird die Möglichkeit gegeben, die dort angebotenen Newsletter zu abonnieren. Ihnen stehen dazu Formulare zur An- und Abmeldung auf der WebSite des Mandanten zur Verfügung.

Bei Anmeldung für einen Newsletters werden die Benutzer in die entsprechende Mailing Liste des Mandanten eingetragen. Benachrichtigungen über die An- und Abmeldung erhalten Benutzer per E-Mail. Mehrfachanmeldungen einer E-Mail-Adresse für einen Newsletter werden abgelehnt. Gegebenenfalls erhält der Benutzer per E-Mail-Informationen über bestehende Abonnements.

Die An- und Abmeldung kann mit oder ohne Authentifizierung erfolgen. Wurde ein Authentifizierungsverfahren eingerichtet, erhält der Benutzer mit der E-Mail-Benachrichtigung über die An- bzw. Abmeldung einen Link zu einer parametrisierten URL der WebSite des Mandanten. Die Authentifizierung erfolgt bei Aktivierung dieses Links durch den Benutzer. Der Benutzer wird anschließend in die entsprechende Mailing Liste eingetragen bzw. aus dieser entfernt. Die E-Mail-Adresse des Absenders ist bei Authentifizierung mit der für die Anmeldung verwendeten Adresse zu vergleichen. Dadurch kann verhindert werden, dass Newsletter über E-Mail-Aliase an eine Verteilerliste gesendet werden.

Eine spezielle Authentifizierung für die Anmeldung der in gesicherten Bereichen einer WebSite angebotenen Newsletter ist nicht erforderlich, wenn Benutzer erst nach der Anmeldung am gesicherten Bereich Zugriff auf das entsprechende Anmeldeformular erhalten.

Vergabe durch Listen Moderator

In weiten Teilen ähnlich für den Besucher der WebSite, funktioniert das Abonnieren eines Newsletters, wenn die Mailing Liste von einem Listen-Moderator gepflegt wird. Entscheidend ist jedoch der Unterschied, dass nicht das System automatisch nach einer Authentifizierung Anmeldung und Freigabe eines neuen Benutzers übernimmt, sondern diese Aufgabe von einem Listen-Moderator übernommen wird.