Version: GSB 7Newsletter

Newsletter werden mit Hilfe eines speziellen Workflows auf Basis verschiedener Dokumente erzeugt und können sich aus unterschiedlichen Inhalten zusammensetzen. Eine detaillierte Beschreibung für das Erstellen Ihres Newsletters finden Sie in den folgenden Unterkapiteln.

Die Newsletter werden mit Hilfe der beiden Workflows "Newsletter erzeugen" (technischer Name: NewsletterCreateSubWorkflow) und "Newsletter publizieren und versenden" (technischer Name: NewsletterCompleteSubWorkflow) erzeugt und versendet.

Eine detaillierte Beschreibung für das Erstellen eines Newsletters finden Sie in den folgenden Unterkapiteln.

Die Newsletter-Basiskonfiguration liegt üblicherweise in der Hand des Site-Managers. Der "Newsletter Erzeugen Workflow" wird mit einem Konfigurationsdokument gestartet, und erzeugt dann den oder die entsprechenden Newsletter, die dann in einem weiteren Schritt publiziert und versendet werden können.

Die weiteren benötigten Dokumente und Ihre Speicherorte werden im Folgenden beschrieben. Die Beschreibung benennt nicht die Einstellungen, die im Mailman (externes System welches den Newsletterversand an die Abonnenten realisiert) vorgenommen werden müssen, um den Newsletter an eine Mailingliste zu versenden.

Die exemplarisch angelegten Newsletter für Ihren Webauftritt sind auf folgendem Pfad gespeichert: „SharedDocs/Newsletter“. Die generierten Newsletter befinden sich im Verzeichnis „SharedDocs/Newsletter/DE“.

Newsletter-Konfiguration

Mit Hilfe dieses Dokuments wird eine Newsletter-Konfiguration für Mailman erstellt.

In diesem Dokument geben Sie das gewünschte Newsletter-Verhalten an. Sie bestimmen, ob der Newsletter regelmäßig automatisch und wenn ja, in welchen Intervallen er verschickt oder ob das Verschicken nur manuell ausgelöst werden soll. Zudem wird hier festgelegt, ob die Inhalte des Newsletters mit Hilfe einer Suchanfrage zusammengestellt werden und wo die fertig zusammengestellten Newsletter unter welchem Namensformat gespeichert werden sollen.

Schablone für Newsletter

Um einen Newsletter zu erzeugen, benötigen Sie neben dem Konfigurationsdokument zwingend eine Schablone. Diese ist vom Typ „Newsletter“ und kann entweder leer sein oder die Inhalte enthalten, die im Newsletter wiederkehrend sind, damit diese dann immer direkt erzeugt werden. Die Inhalte können vom Redakteur im erzeugten Newsletter vor dem Verschicken noch einmal überarbeitet werden.

Diese Schablone ist zwingend notwendig und wird in das Newsletter-Konfigurations-Dokument eingebunden. Zur leichteren Wiederauffindbarkeit empfiehlt sich das Speichern parallel zur Konfiguration.

Suchanfrage

Sofern Sie immer gleichartige Dokumenttypen in einen Newsletter einfügen möchten, empfiehlt sich das Anlegen und Verlinken einer entsprechenden Recherche (CoreMedia „Query“). Eine Query ist optional und kann auch zu einem späteren Zeitpunkt in den Newsletter integriert oder eben aus ihm entfernt werden. Es empfiehlt sich, diese Query, wenn Sie verwendet wird, auch parallel zu den Konfigurationsdokumenten zu speichern.

Layout-Dokumente

Zur Gestaltung des HTML- und des Text-Newsletters werden zwei Dokumente vom Typ „PSTemplate“ benötigt. Diese werden in den Konfigurationsdokumenten mit den Namen „NewsletterLayoutHtml“ und „NewsletterLayoutPlain“ verlinkt.

Die Konfigurationsdokumente „NewsletterLayoutHtml“ und „NewsletterLayoutPlain“ können pfadabhängig abgelegt werden, so dass für unterschiedliche Newsletter verschiedene Layouts genutzt werden können.

Weitere benötigte Dokumente

Darüber hinaus benötigen Sie noch ein Dokument vom Typ „Konfiguration-String“ zur Erstellung eines „_suchordner“-Dokuments. Verlinken Sie dieses Dokument nun in der Newsletter-Konfiguration um den Speicherort der durch den Workflow generierten Newsletter festzulegen,

z.B. „SharedDocs/Newsletter/DE/_suchordner“

Sofern der Newsletter über ein Formular bestellt werden kann, müssen Sie ein solches Formular integrieren. Hierzu finden Sie Informationen im Kapitel 10 „Formular-Konfigurationen“.

Newsletter Workflows

Ein Newsletter wird mit Hilfe von Workflows veröffentlicht. Diese sind detailliert im Handbuch für Redakteure beschrieben.