Version: GSB 7Suche im CMS

Sie haben innerhalb von CoreMedia jederzeit die Möglichkeit, eine Recherche über die Inhalte im Bestand oder im Papierkorb durchzuführen.

Beachten Sie zu dieser Thematik auch die CoreMedia-Dokumentation. Hierbei handelt es sich um die entsprechenden Kapitel zu Recherchen mit dem Java Editor.

Suchfenster (Recherchefenster)

Sie können das Suchfenster öffnen, indem Sie im Übersichtsfenster den Menüpunkt „Fenster“ aufrufen und dort den Eintrag „Recherche“ auswählen.

Anschließend öffnet sich ein neues Fenster:

Das Suchfenster setzt sich aus drei Bereichen zusammen: Der Funktionen- und Symbolleiste ganz oben, darunter der eigentlichen Recherche und schließlich der Ergebnisliste.

Die Symbole erleichtern das schnelle Zusammenstellen neuer Suchanfragen. Im Einzelnen bedeuten die Symbole folgendes (von links nach rechts):

• Suche auschecken
• Suche auschecken rückgängig machen
• Suche einchecken
• Speichern
• Suchmuster ergänzen
• Suchmuster löschen (das, was aktuell markiert ist, wenn Sie auf das Symbol klicken)
• Suche starten
• Suche unterbrechen/abbrechen

Sie haben beim Erstellen von Suchmustern die Möglichkeit, verschiedene Suchmuster zu kombinieren, um ein optimales Ergebnis zu erzielen und die Suche einzuschränken.

Weiter haben Sie innerhalb der Recherche die Möglichkeit, diese auf bestimmte Dokumenttypen oder auf Ordner zu beschränken, wobei Sie hierbei immer nur entweder einen konkreten oder alle Dokumenttypen auswählen können.

Zu Beginn ist das Suchmuster „Aktuellste Version“ geöffnet. Sie können jedoch in dem Drop-Down-Menü andere zur Verfügung stehende Suchanfragen aufrufen. Abhängig vom gewählten Suchmuster können Sie innerhalb einer Zeile noch weitere Angaben machen. So haben Sie beim Suchmuster „Im Bestand oder Papierkorb“ die Option, diese Suche nur in einem der beiden Bereiche durchführen zu lassen. Sie nehmen diese Einstellung einfach durch die Aktivierung von Checkboxen vor.

Wenn Sie mehrere Suchmuster miteinander kombinieren möchten, dann klicken Sie einfach auf das „Suchmuster ergänzen“-Symbol und tragen in dem neuen Suchmuster die entsprechenden Einträge ein.

Wenn Sie die Eingabe Ihrer Suchmuster abgeschlossen haben, klicken Sie auf das Fernglas, um die Suche zu starten.

Im untersten Bereich des Fensters erscheint anschließend das Suchergebnis, das abhängig von Ihrer Recherche mehr oder weniger umfangreich ist.

Sie können die Ergebnisse mit einem Doppelklick öffnen, ansehen und auch von hier aus bearbeiten, sofern die Datei nicht von einem anderen Benutzer ausgecheckt ist und Sie die erforderlichen Bearbeitungsrechte für das jeweilige Dokument besitzen.

Wenn bei einer Recherche kein passendes Dokument gefunden wurde, wird das Ende der Recherche in der unteren linken Ecke angezeigt, in der sonst der Name für die Recherche steht.

Speichern von Recherchen

Sofern Sie wiederkehrende Suchmuster haben, bietet es sich an diese zu speichern. So können Sie diese immer wieder aufrufen. Alle über das Menü aufgerufenen Recherchen werden im Home-Ordner des jeweiligen Benutzers gespeichert, wobei das System beim Speichern immer den Namen „Meine Recherche“ vergibt. Es empfiehlt sich daher, den Namen nach dem Speichern zu verändern, damit eine zweite Suchanfrage die erste nicht ersetzt. Wählen Sie hierfür einen sprechenden Namen.

Ein gespeichertes Suchmuster ist ebenfalls ein Dokumenttyp, der in das System ein- und ausgecheckt werden kann.

Solange Ihre Suchanfrage in Ihrem Home-Ordner liegt, ist sie für die anderen Benutzer des Systems nicht zugänglich. Suchanfragen können aber mit Hilfe von „Verschieben“ (s. Kapitel3.3.5) in die eigentlichen Mandantenordner verschoben werden. So wird Ihre Suchanfrage dann allen Benutzern zugänglich gemacht.

Alternativ hierzu kann eine Suche auch mit Hilfe des Dokumenttyps „Query“ im Contentbereich abgelegt werden.

Hinweis: Eine Besonderheit stellen Recherchen im Rahmen von Newslettern dar. Recherchen werden benötigt, um die Inhalte für den Newsletter nach einem bestimmten Schema zusammenzustellen. Nähere Details befinden sich im Kapitel 6 „Newsletter (Java-Editor)“.

Suchmuster

• Suche nach allen Daten eine Person betreffend (im Bestand) [funktioniert nur, wenn alle Daten, die eine Person betreffen wenigstens immer deren Namen im Dokumentnamen beinhalten]

Auswahl: Alle DokumenttypenSuche nach „Name enthält“: Hier geben Sie den Namen ein, nach dem Sie suchen möchten (dies setzt voraus, dass alle Dokumente, die eine Person betreffen, den Namen der Person im Dokumentnamen enthalten).Das Ergebnis: Es werden Ihnen alle Dokumente aufgelistet, die den gesuchten Namen enthalten.

• Suche nach ausgeliehenen (ausgecheckten) Dokumenten

Auswahl: Alle DokumenttypenSuche nach „Ausgeliehen ist gleich“: Aktivieren Sie hier die Checkbox „wahr“Das Ergebnis: Sie erhalten eine Liste aller Dokumente (unabhängig vom Dokumenttyp), die ausgeliehen sind. Hinter den Dokumenten steht der Name desjenigen, der die Dokumente ausgeliehen hat.

• Suche nach einem bestimmten Dokument

Auswahl: Der Dokumenttyp, nach dem Sie suchen möchtenSuche nach „Im Bestand oder Papierkorb“: Aktivieren Sie hier „Im Bestand“Suche nach „Name“: Wählen Sie hier „ist gleich“ aus und geben Sie den Namen des Dokuments ein.Das Ergebnis: Sie erhalten genau das Dokument, das Sie suchen.

• Suche nach allen Dokumenten eines bestimmten Dokumenttyps in einem bekannten Pfad

Auswahl: Der Dokumenttyp, nach dem Sie suchen möchtenSuche nach „Im Pfad“: Wählen Sie hier den Ordner aus, unterhalb dessen Sie suchen möchten.Das Ergebnis: Sie erhalten alle Dokumente des oben ausgewählten Dokumenttyps, die sich unterhalb des ausgewählten Ordners befinden.

• Suche nach allen in einem bestimmten Zeitraum freigegebenen Dokumenten

Auswahl: Alle DokumenttypenSuche nach „Im Bestand oder Papierkorb“: Aktivieren Sie hier nur die Checkbox „Im Bestand“Suche nach „Änderungsdatum“: Wählen Sie hier aus „kleiner als“ und geben ein Datum im Format tt.mm.jjjj hh:mm ein (Datum im deutschen Format und Uhrzeit (Stunde/Minute)Suche nach „Änderungsdatum“: Wählen Sie hier aus „größer als“ und geben ein Datum im Format tt.mm.jjjj hh:mm ein (Datum im deutschen Format und Uhrzeit (Stunde/Minute)Wenn Sie nach Dokumenten z.B. von heute suchen, ist kleiner die späteste mögliche Uhrzeit des heutigen Tages und größer entsprechend die kleinste mögliche Uhrzeit des heutigen Tages.Fügen Sie nun noch „freigegeben“ ist „wahr“ hinzu.Das Ergebnis: Sie erhalten eine Liste aller Dokumente, die am heutigen