Version: GSB 7Erste Schritte

An- und Abmelden am System

Sie erhalten zur Anmeldung am System einen eigenen Benutzernamen und ein eigenes Login. Diese müssen Sie nach dem Öffnen des Editors im Anmeldefenster eingeben.

Wenn Sie die Arbeit mit dem Editor beenden möchten, haben Sie die Möglichkeit, den Editor durch Klick auf das Kreuz in der rechten oberen Fensterecke zu schließen. Oder aber klicken Sie im Editor auf „Datei“ und dort dann auf „Schließen“ oder „Beenden“. In allen drei Fällen öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie bestätigen müssen (Klick auf „Ok“), dass Sie das Fenster wirklich schließen möchten.

Sollte diese Abfrage nicht erscheinen, kann es daran liegen, dass Sie noch ein weiteres Fenster des Editors geöffnet haben (z.B. ein Recherchefenster, ein Workflow-Fenster oder eine Erfassungsmaske). Sobald Sie diese ebenfalls schließen, erhalten Sie die Schließen-
Bestätigungsabfrage.

Editor-Oberfläche

In diesem Kapitel werden die wichtigsten Elemente und Funktionen der Editor-Benutzeroberfläche beschrieben. 

Allgemein lässt sich sagen, dass sich die Benutzeroberfläche für den Redakteur aus dem Arbeits- oder Übersichtsfenster und dem Workflow-Fenster zusammensetzt. Beide Fenster bestehen parallel nebeneinander, sodass immer beide im Blick behalten werden können. 

In den beiden folgenden Unterkapiteln werden die wichtigsten Bestandteile und Funktionen der beiden Fenster beschrieben.

Übersichtsfenster

Das Übersichtsfenster gliedert sich in die vier folgenden Bereiche:

1. CMS-Ordnerhierarchie
2. Dokumentenanzeige
3. Einzelansicht des Dokuments

Funktionen- und Symbolleiste

Mit Hilfe der Funktionenleiste können alle benötigten Funktionen ausgelöst werden. Die Symbole beinhalten die Funktionen, die am häufigsten Verwendung finden.

Der Redakteur sieht folgende Funktionen- und Symbolleiste:

Die obige Abbildung zeigt Funktionen- und Symbolleiste aus Sicht eines Redakteurs
Dies sind von oben nach unten:

• Suche
• Navigator
• Ablage
• Preview
• Dashboard
• Workflow Manager
• Explorer
• Document View
• Expertensuche
• Hauptmenü

CMS-Ordnerhierarchie

Die CMS-Ordnerhierarchie wird in einem gesonderten Dokument (GSB7/SL_Ordner) detailliert beschrieben.

Namenskonventionen bei Ordnern und Dokumenten

Innerhalb der Standardlösung gelten folgende Konventionen für die Benennung von Ordnern und Dokumenten:

1. Ordnernamen fangen immer mit Großbuchstaben an.
2. technische Ordner werden immer komplett englisch benannt.
3. Dokumentnamen beginnen mit Kleinbuchstaben, folgen noch weitere Wörter werden diese mit Kleinbuchstaben und Unterstrich angeschlossen: home; homepage_hidden_node etc. Es empfiehlt sich, bestimmte Dokumenttypen mit _zu benennen, so sind diese schneller auffindbar (s.o.). Die Dokumenttyp-Bezeichnungen (z.B. node) ist dann ebenfalls klein zu schreiben.
4. Dokumente möglichst immer mit ganz kurzen Begriffen benennen
5. In Dokument- oder Ordnernamen dürfen keine Blanks, Umlaute oder Sonderzeichen verwendet werden.

Darüber hinaus dürfen alle Ordner, die im Editor fest verankert sind, nicht umbenannt werden. Diese Ordner werden explizit im Dokument der Ordnerstruktur benannt.

Einzelansicht des Dokuments

Wenn Sie einen Doppelklick auf dem Dokumentnamen ausführen, dann öffnet sich ein neues Fenster mit dem Dokument. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, in Ihrem Übersichtsfenster weiterhin zu navigieren und trotzdem an einem Dokument arbeiten zu können oder noch weitere Dokumente zu öffnen.

Workflow-Fenster

Für das Arbeiten mit Workflows steht Ihnen ein eigenes Fenster zur Verfügung. Dieses wird parallel zu dem Arbeitsfenster geöffnet, sodass der Benutzer immer zwischen beiden Fenstern wechseln kann oder auch beide gleichzeitig im Auge behalten kann.

Das Workflow-Fenster setzt sich ebenfalls aus vier Bereichen zusammen. Diese werden im Folgenden detailliert beschrieben.

(1) Wählen Sie im linken Bereich das gewünschte Dokument zur Bearbeitung aus. Im rechten
Bereich des Fensters werden Ihnen nun verschiedene Editiermöglichkeiten und Aktionen
angeboten, im Einzelnen:

• Sofortiges oder zeitgesteuertes Publizieren (2)
• Vergabe von Betreff und Kommentaren (3)
• Hinzufügen weiterer Dokumente zu diesem Workflow (4)
• Aufrufen des Dokuments zur Bearbeitung durch Klick auf den Dokumentennamen, Aufrufen
  verschiedener Versionen, Vergabe von Kommentaren (5)
• Dokument zur weiteren Bearbeitung an einen anderen Redakteur übergeben oder die
  Bearbeitung abschließen (6)

Der rechte Bereich des Workflow-Fensters ist den Workflowinformationen vorbehalten. Hier können Sie alle Informationen sehen, die mit diesem einzelnen Workflow verbunden sind. Sie erhalten zum einen eine Liste aller am orkflow hängenden Dokumente sowie einen Betreff (vom Workflow-Starter eingegeben) und einen Kommentar, der vom letzten Bearbeiter stammt. Beide Einträge sind optional, erleichtern aber das Arbeiten und dienen der Kommunikation innerhalb des Workflows.

Aufgabenliste

Der linke Bereich des Workflow-Fensters ist eine Liste von Workflows. Und Aufgaben. Welche angezeigt werden, hängt von den Rechten des Benutzers ab.

Aufgaben und Workflows. Diese Liste teilt sich in drei Bereiche. Links stehen die selbst gestarteten Workflows ("Eigene Aufgaben"), in der Mitte werden Aufgaben zur Bearbeitung angeboten ("Angebotene Aufgaben") und rechts dann die einzelnen Aufgaben, die innerhalb des Workflows vom eingeloggten Benutzer bearbeitet werden müssen ("Eigene Workflows").

Workflow aus Liste löschen. Wenn ein Workflow veraltet oder fehlgeschlagen ist, so kann der Workflow-Starter ihn wieder löschen. Er führt diesen Schritt in seiner eigenen Liste aus und entfernt die Aufgaben damit auch aus den Listen aller anderen Beteiligten. Um den Workflow zu löschen, klicken Sie im untersten Bereich den zu löschenden Workflow an (1) und dann im linken Bereich auf den Button "Abbrechen" (2):
Abbildung 6:

Detailanzeige des einzelnen Dokuments im Workflow

Die Detailanzeige eines Dokuments erscheint erst, sobald Sie in der Workflowinformation ein Dokument auswählen. Sie können hier die Informationen lesen oder das Dokument mit einem Doppelklick in den Workflowinformationen in einem eigenen Fenster öffnen. Von dort ist dann ein Preview aufrufbar.