Version: GSB 7Dokumentation

Einen wichtigen Teilbereich der Schulungen - und vor allem in der Zeit danach - nehmen die diversen Dokumentationen ein, die die Schulungsteilnehmer während und nach der Schulung unterstützen sollen.

Die verschiedenen Dokumentationen sind auf die jeweiligen Zielgruppen abgestimmt und enthalten immer die Elemente, die für den jeweiligen Mandanten von Bedeutung sind. Als Zielgruppen-Definition werden die oben angegebenen vorgesehen. Die spezifischen Inhalte werden im Folgenden detailliert beschrieben.

Für alle Dokumente gilt, dass sie nach dem so genannten „Baukasten-System“ geschrieben werde. Dies bedeutet, dass die Basis sämtlicher Dokumentationen die Kernelemente des GSB CMS sind. Diese Bestandteile wachsen dann mit dem jeweiligen Mandanten, sodass mandantenspezifische Dokumentationen entstehen.

Schulungsunterlagen

Unter Schulungsunterlagen sind all jene Dokumente zu verstehen, die der Trainer erstellt und die die Basis für die Schulungen darstellen. Diese Dokumente müssen jeweils auf die individuellen Bedürfnisse des Mandanten angepasst werden.

Hand-outs

Hand-outs werden den Schulungsteilnehmern zu Beginn der Schulung ausgegeben und enthalten z.B. System-Logins, Speicher- und Benennungskonventionen, Tipps und Tricks. Weitere Inhalte hängen von der individuellen Lösung des Mandanten ab. Das Hand-out kann auch Übungsblätter enthalten.

Folien

Der Trainer schult aufgrund eines umfangreichen Foliensatzes. Dieser Foliensatz enthält neben einem allgemeinen Überblick über das Thema „CMS“ und das eingesetzte System, eine schrittweise Erklärung der eingesetzten Dokument-Typen und Workflows und entsprechende Übungen. Zudem enthält der Foliensatz kurze Zusammenfassungsfolien.

Benutzer-Handbuch

Das Benutzer-Handbuch wendet sich an die regelmäßigen und unregelmäßigen Benutzer. Die Leser dieses Benutzer-Handbuchs erhalten einen Überblick über das CMS CoreMedia und eine detaillierte Beschreibung der eingesetzten Komponenten dieses Mandanten. Dieser technische Teil wird so kurz wie möglich gehalten. Wichtig ist hier die Vermittlung von spezifischen Begriffen.

Anschließend werden die eingesetzten Dokument-Typen beschrieben und erläutert. Falls notwendig auch das Zusammenspiel mehrere Dokument-Typen mit- und zueinander.

In einem weiteren Schritt erfolgt dann die Beschreibung des/der Workflows. Diese Beschreibung ist allgemein gehalten.

Der für die Benutzer – v.a. die unregelmäßigen Benutzer – wichtigste Part dieses Dokuments ist die Beschreibung von Anwendungsszenarien, die für den jeweiligen Mandanten auf dessen individuelle Bedürfnisse angepasst werden müssen. Den Benutzern wird hier eine detaillierte Beschreibung geboten, wie sie Inhalte ins CMS und somit auch ins Inter-, Intra- oder Extranet stellen können – oder diese von dort löschen.

Die einzelnen Kapitel werden durch Tipps und Tricks angereichert, sodass ein optimaler Nutzen für den Anwender entsteht.

Dieses Dokument ist ein lebendiges, d.h. bei Modifikationen des Systems muss auch das Benutzer-Handbuch an den entsprechenden Stellen modifiziert und ergänzt werden.

Administrations-Handbuch

Das Admin-Handbuch richtet sich an die Gruppe der Administratoren und enthält detaillierte Beschreibungen zur System- und Site-Administration – angepasst auf die individuellen Bedürfnisse des Mandanten. Zudem wird den Administratoren aber auch ein Überblick über CoreMedia allgemein und das beim Mandanten eingesetzte System.

Dieses Dokument ist ein lebendiges, d.h. bei Modifikationen des Systems muss auch das Admin-Handbuch an den entsprechenden Stellen modifiziert und ergänzt werden.

Die CoreMedia Dokumentation ist als Voraussetzung zu betrachten.

Konfigurations-Handbuch

Das Konfigurations-Handbuch richtet sich an die Entwickler und enthält Beschreibungen der einzelnen Komponenten der Basiskomponente, die Einsatz finden. Individuelle Anpassungen und Erweiterungen müssen von den entsprechenden Entwicklern selbst ergänzt werden. Diese Modifikationen haben dann auch Einfluss auf die beiden anderen Handbücher.

Die CoreMedia Dokumentation ist als Voraussetzung zu betrachten.

CoreMedia-Dokumentation

Neben den Dokumentationen, die im Rahmen des Projekts erstellt werden, werden von CoreMedia zu allen eingesetzten Komponenten System-Dokumentationen ausgeliefert. Diese umfassen die Bereiche: Administratoren-Handbuch, Entwickler-Handbuch und Workflow-Handbuch. Darüber hinaus gibt es noch ein Benutzer-Handbuch.

Diese Dokumentationen sind die Basis für die Projektdokumentationen, denn die Inhalte der CoreMedia-Dokumentationen werden dort vorausgesetzt und nicht noch einmal beschrieben.