Version: GSB 7Schulungsbegleitende Maßnahmen

Sobald die Schulungen abgeschlossen sind, beginnt die Phase, in der sich die einzelnen Mandanten selbst Hilfestellung geben und neue Team-Mitglieder der Mandanten selbst in die Bedienung der CMS-Basiskomponente eingearbeitet werden. Zudem soll den einzelnen Mandanten eine Möglichkeit gegeben werden, die gemachten Erfahrungen miteinander zu teilen und schneller zu Lösungen bzw. Lösungswegen zu gelangen.

Die beim jeweiligen Mandanten Einsatz findenden Lösungen

Selbststudium

Für das Selbststudium stehen während und nach den Schulungen sämtliche Schulungsunterlagen und die anderen in Kapitel 10 genannten Dokumentationen zur Verfügung.

Darüber hinaus können auch die Key User Hilfestellung geben und die im CMS Tätigen bei ihren Problemen unterstützen.

CMS-erfahrene Anwender sollten sich mithilfe der entsprechenden Dokumentationen und mit Unterstützung durch die Key User eigenständig in die Bedienung des GSB einarbeiten können.

Erfahrungsaustausch

Um nach der Schulung noch die Möglichkeit zu haben, sich mit anderen über Fragen und Probleme, Tipps und Tricks auszutauschen, empfiehlt sich das Einführen einer regelmäßig stattfindenden Arbeitsgruppe, die sich aus Teilnehmern aller Mandanten zusammensetzt. Die Qualifikationen dieser Teilnehmer können und sollen variieren – hierzu gibt es für jede Sitzung festgesetzte Themen, damit der jeweilige Mandant dann die entsprechend qualifizierten Personen schicken kann. Darüber hinaus kann es noch ein Online-Forum geben, auf das im nachfolgenden Kapitel noch näher eingegangen wird.

Online-Hilfen

Klassische Online-Hilfe

Als klassische Online-Hilfe ist das digitale Bereitstellen der Dokumentationen zu verstehen. Diese Dokumentation muss jedoch so digital aufbereitet sein, dass sie übersichtlich navigierbar ist und zudem auch auf die Bedürfnisse einer schnellen Hilfe ausgerichtet ist.

Diese Online-Hilfe sollte über die CoreMedia-Oberfläche aufgerufen werden können.

FAQ-Liste(n)

Darüber hinaus sollte es für jede Zielgruppe noch eine eigene FAQ-Liste und eine zielgruppenübergreifende FAQ-Liste geben. Ob eine für alle Mandaten gültige FAQ-Liste sinnvoll ist, muss im Einzelfall geklärt werden.

Die FAQ-Listen sollten ebenfalls über die CoreMedia-Oberfläche aufrufbar sein. Dabei ist zu berücksichtigen, dass je nach Rolle dann nur die für die Rolle zugelassenen FAQ-Listen angezeigt werden.

Online-Forum

Statt einer zielgruppenübergreifenden FAQ-Liste bietet sich ein Online-Forum an – aufgeteilt in einzelne Bereiche entsprechend den Zielgruppen. Dieses Forum kann als Diskussions-Plattform genutzt werden und auch Tipps und Hilfestellungen bieten, sodass es auch als Online-Hilfe im entfernten Sinn verstanden werden kann.

Das Forum sollte über einen eigenen, von allen Behörden aus zugreifbaren Server aufgerufen werden können. Pflege, Wartung und Betrieb dieses Servers sollten in einer Hand liegen.