Version: GSB 7Workflows

Wenn die bisher beschriebenen Schritte richtig durchgeführt wurden, kann man die Basiskomponente benutzen, jedoch kann ohne Einbindung der Workflows nur der Administrator Dokumente freigeben und publizieren. Damit die Redakteure ebenfalls Dokumente auf die Live-Site bringen können, müssen ein paar Workflows definiert und eingerichtet werden.

Die Konfiguration der Workflows beinhaltet Benutzergruppen, Benutzerrollen, Logische Ressourcen Sammlungen (LRS), Redaktionen, und die XML-Dateien der einzelnen Workflows. Vor dem Konfigurieren der Workflows sollte die Struktur der Redaktionen bereits erarbeitet sein.

Hinweis:

Detailliertere Informationen zu diesem Themenkomplex können Sie zudem dem Konzept „GSB7.5/Workflows“ entnehmen.

Redaktionen

Die Redaktionen definieren die genauen Abläufe der Workflows, d.h. welche Gruppen führen welche Aufgaben auf welchem Content durch.

Zwei Beispiel-Redaktionen wären eine Content-Redaktion, die inhaltstragende Dokumente wie Standardbeiträge und/oder News bearbeitet, und eine Administrations-Redaktion, in der die Navigationsstruktur und die Konfigurationsdateien bearbeitet werden. Die zwei Beispiele werden_red_Content und_red_Administration genannt.

Logische Ressourcen-Sammlungen (LRS)

Die LRS gruppieren Ressourcen (Verzeichnisse und Dokumente). Jede Redaktion ist für mindestens eine LRS zuständig. Einzelne DocTypes und Verzeichnisse können innerhalb einer LRS blockiert, aber bei einer zweiten zur Veröffentlichung freigegeben werden. Zur Steigerung der Übersichtlichkeit ist es empfehlenswert, die LRS nach der Ordnerstruktur zu erstellen bzw. die Orderstruktur an die Organisation durch Redaktionen anzulehnen. LRS werden innerhalb des GSB als Benutzergruppe angelegt.

Sinnvolle Beispiele für LRS wären (Mandant)_lrs_Config,(Mandant)_lrs_Content und (Mandant)_lrs_SiteGlobals.

Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten und zur Konfiguration von LRS findet sich im Konzept „GSB7/RedStruktur.pdf“.

Benutzergruppen und –rollen

Die Benutzergruppen und –rollen ordnen Benutzern einem Mandanten und seinen Redaktionsaufgaben zu. Da eine hierarchische Gruppenstruktur die Verwaltung vereinfacht, sollte für jede Redaktion und für jede Rolle in einer Redaktion eine Gruppe mit benötigten Rechten angelegt werden.

Die Gruppen für Rollen innerhalb der Workflows sollten den GSB-Standardrollen – Redakteur, Chef-Redakteur, Qualitätsbeauftragter, usw. - entsprechen. Mit dieser Struktur können die Benutzer einer Gruppe, der Gruppe seiner Redaktionsaufgabe zugeordnet werden und die richtigen Rechte zugewiesen bekommen.

Eine Gruppe des Mandanten muss Mitglied der Standardrolle customer_admins sein. Diese Gruppe ist für Tests und die Installation von Redaktionen verantwortlich.

Eine Beispiel-Struktur wäre:

Gruppe	Rechte	Mitglied von
mandant_(Mandant)	Lesen: /Mandant
(Mandant)_Admin	Lesen & Bearbeitung: /Mandant/DE /Mandant/EN /Mandant/SharedDocs	Mandant_(Mandant) customer_admins
(Mandant)_red_Content	Lesen & Bearbeitung: /Mandant/DE /Mandant/EN /Mandant/SharedDocs	Mandant_(Mandant)
(Mandant)_red_Administration	Lesen & Bearbeitung: /Mandant/_config /Mandant/SiteGlobals	Mandant_(Mandant)
(Mandant)_red_Content_RD		(Mandant)_red_Content Redakteur
(Mandant)_red_Content_QB		(Mandant)_red_Content Qualitätsbeauftragter
(Mandant)_red_Administration_RD		(Mandant)_red_Administration Redakteur
(Mandant)_red_Administration_QB		(Mandant)_red_Administration Qualitätsbeauftragter

Workflow-Dateien/Standardworkflows

Workflows werden über ihre Namen den Redaktionen zugeordnet. Normalerweise wird eine Redaktion mehr als einen Workflow benutzen. In diesem Fall wählt der Redakteur einen der angebotenen Workflows aus.

Folgende Standardworkflows sind im GSB enthalten:

Workflow	Beschreibung	Xml-Datei
Start-Workflow	Testen und Installieren einer Redaktion.	start-workflow.xml
Update-Groups	Aktualisieren von Gruppen.	update-editorgroups.xml
FourEyesSubworkflow	4-Augen-Workflow	four-eyes-sub.xml
SixEyesPublicationSubWorkflow	6-Augen-Workflow	six-eyes-publication-sub.xml
FourEyesDepublication2SubWorkflow SixEyesDepublication2SubWorkflow	Depublizieren mit Qualitätssicherung	four-eyes-depublication-sub.xml six-eyes-depublication-sub.xml
FourEyesDelayedSubWorkflow SixEyesDelayedPublicationSubWorkflow	Zeitgesteuertes Publizieren mit Qualitätssicherung	four-eyes-delayed-sub.xml six-eyes-delayed-publication-sub.xml
FourEyesDelayedDepublication2Subworkflow SixEyesDelayedDepublication2SubWorkflow	Zeitgesteuertes Depublizieren mit Qualitätssicherung	four-eyes-delayed-depublication-sub.xml six-eyes-delayed-depublication-sub.xml
Newsletter:		newsletter-create-sub.xml newsletter-complete-sub.xml

Eine detaillierte Beschreibung sämtlicher Workflows findet sich im Konzept ”GSB7/Workflows.pdf”.

Weiterführende Konfiguration

Sofern bisher nicht ausgeführt, müssen zuerst diese Schritte durchgeführt werden:

1. Workflowserver starten und initialisieren
2. Grundlegende Struktur des Contents importieren. Rechte für einen Ordner können nicht importiert order festgelegt werden, wenn der Ordner fehlt.

Dann müssen die folgenden Schritte durchgeführt werden:

• Benutzergruppen, -rollen und LRS anlegen. Die Gruppen können je nach gewählter Benutzerverwaltung mit dem Java Editor oder einem entsprechenden LDAP-Browser angelegt werden.
• build_workflowserver.properties aktualisieren. Die Eigenschaften customer_admin_roles, start_workflow_roles und workflows_to_deploy von build_workflowserver.properties müssen mit den konfigurierten Gruppen aktualisiert werden.
• Workflows hochladen. Die benötigen Workflows müssen mittels dem Ant-Target uploadAllConfiguredWorkflows hochgeladen werden.
• Redaktionen anlegen. Falls noch nicht vorhanden, muss der Ordner _config/workflows angelegt werden. In diesem Verzeichnis wird für jede Redaktionsdefinition eine entsprechende Konfigurationsdatei angelegt (s. u.)

• Redaktionen installieren. Zum Abschluss müssen die Redaktionen noch mithilfe des „Redaktionen testen/installieren“ Workflows installiert werden. Dazu ist es notwendig, dass entsprechende Benutzer mit den notwendigen Rechten ausgestattet sind.

Der folgende Abschnitt zeigt eine exemplarische Redaktionsdefinition für eine Administrations-Redaktion:

<Redaktion name="standardlsg_red_Administration" default="ja" >
<Rollen>
<Rolle typ="mandant-composer-role" startgruppe="ja" >
standardlsg_red_Administration_RD
</Rolle>
<Rolle typ="mandant-approver-role">
standardlsg_red_Administration_QB
</Rolle>
<Rolle typ="mandant-publisher-role">
standardlsg_red_Administration_QB
</Rolle>
</Rollen>
<Ressourcen>
<Sammlung name="standardlsg_lrs_Alles"/>
</Ressourcen>
<Workflows>
<Workflow name="FourEyesSubWorkflow"/>
<Workflow name="FourEyesDepublication2SubWorkflow"/>
<Workflow name="FourEyesDelayedSubWorkflow"/>
<Workflow name="FourEyesDelayedDepublication2SubWorkflow"/>
</Workflows>
</Redaktion>