Version: GSB 7Document View

Sie befinden sich im Workspace innerhalb der Document View.

Übersicht

Die Dokumentenansicht gliedert sich in die folgenden Bereiche: Tableiste (1), Menüleiste (2), Dokumenteneigenschaften (3) und Dokumenten-Panels (4).

Tableiste (1)

Im oberen Bereich des Fensters befindet sich die Tableiste. Hier werden in einzelnen Reitern alle Dokumente angezeigt, die Sie aktuell in der Document View geöffnet haben. Sie können zwischen den einzelnen Reitern hin- und her wechseln; das jeweils zur Bearbeitung ausgewählte Dokument wird Ihnen als erstes Dokument in der Leiste angezeigt. Über einen Klick auf das Kreuz-Icon lassen sich die Tabs schließen.

Menüleiste (2)

Unterhalb der Tableiste finden Sie eine Menüleiste zur Bearbeitung und Anzeige des Dokuments. Je nach Dokumentenstatus, Dokumententyp und Benutzerrechten sind unterschiedliche Optionen verfügbar. Insgesamt stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung (von links nach rechts):

Dokument bearbeiten

Die redaktionelle Bearbeitung eines Dokumentes wird durch die folgenden Buttons gesteuert. Die Buttons werden je nach Dokumentstatus eingeblendet, d.h. es stehen sind nur die Operationen zur Verfügung die nach dem jeweiligen Dokumentstatus sinnvoll sind. Nicht ausgeliehene Dokumente können nur ausgeliehen werden. In Bearbeitung befindliche Dokumente (Status ausgeliehen) können gespeichert und die redaktionelle Bearbeitung kann abgeschlossen (Button Zurückgeben) oder abgebrochen (Button Rückgängig) werden.

Folgende Buttons/Operationen stehen zur Verfügung:

• Ausleihen: Dokument zur Bearbeitung ausleihen
• Speichern: Zwischenspeichern eines Dokumentes. Der Speichern-Button wird nur in der Tableiste eingeblendet, wenn eine redaktionelle Änderung vorgenommen wurde, die noch nicht gespeichert worden ist.
• Zurückgeben: Dieser Button wird in der Tableiste nur bei ausgeliehenen Dokumenten eingeblendet. Die redaktionelle Bearbeitung eines ausgeliehenen Dokumentes wird durch Betätigung des Buttons abgeschlossen. D.h. der aktuelle Stand des Dokumentes wird "eingefroren" und als neue Version gespeichert. Nach Abschluss der Aktion kann das Dokument erneut (von anderen Redakteuren) ausgeliehen werden, um eine weitere redaktionelle Bearbeitung durchzuführen.
• Rückgängig: Die redaktionellen Bearbeitungen des Dokumentes werden durch Betätigung des Buttons verworfen. D.h. das Dokument wird auf den Stand der letzten Version zurückgesetzt. Alle redaktionellen Änderungen seit Betätigung des Ausleihen-Buttons werden verworfen.

Die folgenden Screenshots skizzieren die unterschiedlichen Bearbeitungsoptionen für die verschiedenen Dokumentstatus:

	Nicht ausgeliehenes Dokument
	Ausgeliehenes Dokument ohne redaktionelle Änderung
	Ausgeliehenes Dokument mit einer nicht gespeicherten Änderung

Weitere Dokument-Operationen

• Dokument publizieren: Dokument direkt freigeben oder einen Workflow für das Dokument starten.
  • Dokument freigeben: Dokument zur Publikation freigeben
  • neuer Workflow: Neuen Workflow für das Dokument anstoßen
  • bestehenden Workflow erweitern: Dokument einem bereits bestehenden Workflow hinzufügen
• Informationen anzeigen: Fenster zur Anzeige der Dokumenteninformationen öffnen (enthält allgemeine Informationen, Freigabe- und Veröffentlichungsstatus, Berechtigungen, Historie, Versionsvergleich, Verweise)
  • zur Ablage hinzufügen: Dokument der Ablage hinzufügen.

Rechts in der Menüleiste befinden sich zwei Aufklappmenüs. Das erste Menü zeigt die unterschiedlichen abgespeicherten Versionen des Dokumentes. Hierdurch wird der Zugriff auf vorherige Versionen des Dokuments ermöglicht. Durch Auswahl einer Version wird das entsprechende Dokument geöffnet. Sobald Sie eine vorherige Version öffnen und anschließend speichern, wird diese Version als aktuellste Version gesetzt. Alle vorherigen Nachfolger-Versionen werden damit gelöscht.

Das zweite Aufklappmenü (1) ermöglicht es Ihnen, zwischen der Texteingabemaske und der Vorschau des Dokuments zu wechseln. Wenn Sie die Option "Erweiterte Vorschau" wählen, wird die Website in der Desktop-Ansicht ("Standard") angezeigt. Zudem erscheint ein weiteres Aufklappmenü (2), über das Sie weitere Darstellungsvarianten (Smartphone und Tablet sowohl in der Hoch- als auch Queransicht) auswählen können.

Dokumenteneigenschaften (3)

Der mittlere Bereich der Dokumentenansicht beinhaltet grundlegende Informationen zum Dokument:

• Name
• Dokumenttyp
• Pfadangabe. Ein Klick auf ein verlinktes Element im Pfad öffnet den entsprechenden Ordner im Explorer
• Erstelldatum, in Klammern Versionsnummer und ausführender Benutzer
• Publikationsstatus, in Klammern Versionsnummer und ausführender Benutzer
• Datum der letzten Änderung, in Klammern Versionsnummer und ausführender Benutzer

Dokumenten-Panels (4)

In diesem Bereich befinden sich die Inhalte und Metadaten eines Dokumentes als aufklappbare Panels. Standardmäßig ist das Inhalte-Panel ausgeklappt. Bei einem Klick auf die Titelleiste eines Panels kann das Panel ein- und ausgeklappt werden. Wenn ein Panel ausgeklappt wird, klappt das aktuelle geöffnete Panel automatisch zu.

Innerhalb der Panels finden sich die Felder zur Bearbeitung des Dokuments wieder. Man unterscheidet mehrere Arten von Bearbeitungsfeldern:

Optionale Felder

Jedes Feld, das nicht als Pflichtfeld markiert ist, ist optional. Optionale Felder müssen nicht ausgefüllt werden, um ein Dokument zurückzugeben.

Pflichtfelder

Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden, damit das Dokument zurückgegeben werden kann. Wenn Sie versuchen, ein Dokument zurückzugeben, das noch leere Pflichtfelder enthält, wird Ihnen jeweils oberhalb des betroffenen Feldes ein Warnhinweis "Pflichtfeld nicht gefüllt" angezeigt.

Rich-Text-Felder

Rich-Text-Felder erlauben die erweiterte Bearbeitung von Texten wie Formatierung und Auszeichnung oder das Einfügen von Links und Bildern. Sobald Sie in ein RichText-Feld klicken, öffnet sich oberhalb des Dokumenten-Panels automatisch die RichText-Menüleiste. (Die Dokumenteneigenschaften werden ausgeblendet, solange die Rich-Text-Bearbeitung aktiv ist).

Linklisten

In einigen Dokumentenfeldern können zusätzliche Dokumente als Liste eingefügt werden. Diese Felder enthalten einen "Plus"-Button zur Bearbeitung der Liste (1). Bei Mouse-Over auf eines der gelisteten Dokumente werden drei zusätzliche Icons eingeblendet (2). Über die Pfeil-Icons können Sie die Reihenfolge der Elemente ändern, sofern mehrere Dokumente vorhanden sind, über das Papierkorb-Icon können Sie das Dokument aus der Linkliste entfernen.

Klassifizierte Linklisten

In Linklisten lassen sich Dokumente eintragen. Beispielsweise kann der Benutzer in den Metadaten eines ausgeliehenen Standardartikels in dem Feld Ergänzende Informationen Slots hinzufügen und diese befüllen. Das Textfeld Text fasst die Linkliste thematisch mit einer Überschrift zusammen (1). Über den "Plus"-Button können Dokumente über den Dialog Ressourcen auswählen selektiert und eingefügt werden (2). Auch hier können Sie mit einem Mouse-Over die Icons zum Sortieren und Löschen einblenden (3).

Datumsfelder

Einige Dokumente, wie zum Beispiel Termin, erfordern eine Datumseingabe. Klickt der Benutzer auf ein Datumsfeld, so öffnet sich ein Kalender, in dem das Datum ausgewählt werden kann. Alternativ kann der geöffnete Kalender ignoriert und das Datum direkt in das Textfeld eingegeben werden.

Default-Werte

Einige Felder beinhalten konfigurierte Standardwerte. Diese Werte können verändert werden.