Version: GSB 7Workflows

Die Inhalte der Standardlösung, die dem Benutzer auf der LiveSite gezeigt werden sollen, müssen erst einen systemgestützten Workflow durchlaufen, bevor sie im Internet publiziert werden.

Ihnen stehen folgende Workflows zur Verfügung (welche Workflows wem zur Verfügung stehen ist redaktionsabhängig und im Handbuch für Redakteure genauer beschreiben):

1. 2-Augen-Workflow (publizieren)
2. 2-Augen-Workflow (depublizieren)
3. Auto-2-Augen-Workflow (zeitgesteuertes publizieren)
4. Auto-2-Augen-Workflow (zeitgesteuertes depublizieren)
5. 4-Augen-Workflow (publizieren)
6. 4-Augen-Workflow (depublizieren)
7. Auto-4-Augen-Workflow (zeitgesteuertes publizieren)
8. Auto-4-Augen-Workflow (zeitgesteuertes depublizieren)
9. Newsletter erzeugen
10. Erstellten Newsletter bearbeiten/erneut verschicken
11. Manueller Linkcheck
12. Automatischer Linkcheck

Der Ablauf der einzelnen Workflows ist im Benutzerhandbuch für Redakteure beschrieben. Beim Ablauf gibt es keine Unterscheidung, welche Redaktion einen bestimmten Workflow startet. Welche Inhalte publiziert/depubliziert werden dürfen, wird durch die Rechtevergabe und die Redaktionen-Definitionen bestimmt.

Jeder dieser Workflows benötigt entsprechende Einträge in der Redaktions-Definition der jeweiligen Redaktionen. Welche Einträge vorgenommen werden müssen und welche Gruppen für welchen Workflow benötigt werden, finden Sie in der Anhang-Tabelle des Workflow-Konzepts beschrieben.

Redaktionen testen und installieren

Die Redaktions-Definitionen werden mit einem Workflow aktiv geschaltet. Dieser Workflow wird jedoch nur von einem globalen Administrator betätigt, sodass an dieser Stelle auf eine detaillierte Beschreibung verzichtet wird.

Linkchecking

Das Linkchecking ermöglicht es Ihnen als Site Manager jederzeit neue Links auf korrekte URLs zu überprüfen bevor diese dann publiziert werden. Weiter kann ein Workflow zur regelmäßigen Linkprüfung durchgeführt werden.

In beiden Workflows haben Sie die Möglichkeit zu konfigurieren, ob Sie direkt aus dem Workflow heraus eine Änderung des URL vornehmen möchten.

Erste Schritte

Für die regelmäßige Wiedervorlage benötigen Sie zwei Dokumente, in denen die Email-Adressen angegeben werden („Absender“ und „Empfänger“). Legen Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit einen neuen Ordner mit Namen „linkcheck“ unterhalb von „_config/workflows/“ an.

Die beiden Dokumente für „Empfänger“ und „Absender“ der im Rahmen des Workflows verschickten Emails sind vom Typ „Konfiguration-String“. Geben Sie im Feld „Wert“ die jeweilige Adresse ein, wobei eine komma-separierte Liste beim Konfigurationseintrag für den „Empfänger“ möglich ist. Nennen Sie die Dokumente „mailReceivers“ für den „Empfänger“ bzw. „mailSender“ für den „Absender“.

Manueller Linkcheck

Diesen Workflow führen Sie dann aus, wenn Sie einen oder wenige externe Links einmalig testen möchten.

1. Wechseln Sie dazu in das Verzeichnis, in dem die externen Links abgelegt sind.
2. Markieren Sie den/die externen Links, die überprüft werden sollen.
3. Starten Sie einen Workflow: Rechte Maustaste => Workflow starten.
4. Es öffnet sich das Workflow-Fenster.
5. Wählen Sie ggf. Ihre Redaktion
6. Klicken Sie auf den blauen Haken.
7. Bestimmen Sie den Workflowtyp: „Externe Links testen“
8. Klicken Sie auf den blauen Haken.
9. Bearbeiten Sie nun die Konfiguration. Generell gilt, dass die Voreinstellungen nicht verändert werden müssen. Beachten Sie, dass „Fehler-Workflow starten?“ aktiviert ist, denn nur so können Sie aus diesem Workflow heraus fehlerhafte Links bearbeiten.
10. Klicken Sie auf den blauen Haken.
11. Sofern die URLs korrekt sind, verschwindet der Workflow aus Ihrer Aufgabenliste.
12. Sind die URLs fehlerhaft, so öffnen sich entsprechend der Anzahl der fehlerhaften externen Links eigene Fehler-Workflows.
13. Wählen Sie nun jeweils einen Fehler-Workflow aus.
14. Korrigieren Sie die URL.
15. Klicken Sie auf den blauen Haken.
16. Sofern die URL dann korrekt ist, verschwindet der Workflow aus Ihrer Aufgabenliste. Im Verzeichnis der externen Links wird dann eine neue Version des Dokuments angelegt.

Automatischer Linkcheck

Die zyklische Überprüfung externer Links erfolgt mit Hilfe einer „Query“ (CoreMedia „Query“). Speichern Sie diese an einem beliebigen Ort innerhalb der CMS-Ordnerhierarchie.

Sobald Sie dieses Dokument gespeichert und eingecheckt haben, fahren Sie wie folgt fort:

1. Markieren Sie die Query und starten einen neuen Workflow (Workflow starten).
2. Es öffnet sich das Workflow-Fenster.
3. Wählen Sie ggf. Ihre Redaktion
4. Klicken Sie auf den blauen Haken.
5. Wählen Sie nun „Regelmäßiges Testen der externen Links“ als Workflowtyp aus.
6. Klicken Sie auf den blauen Haken.
7. Konfigurieren Sie nun den Workflow: Geben Sie das Datum an, ab dem der Workflow ausgeführt werden soll sowie das Intervall, in dem die zyklische Überprüfung ablaufen soll.
8. Klicken Sie auf den blauen Haken.
9. Der Workflow wird zum ersten Mal zu dem von Ihnen eingegebenen Datum gestartet. Sie erhalten eine Email über das Ergebnis der Recherche.