Version: GSB 7Workflows (Java Editor)

Die Inhalte der Standardlösung die auf der Liveseite angezeigt werden sollen, müssen erst einen systemgestützten Workflow durchlaufen, bevor sie für den Website-User sichtbar werden.

Ihnen stehen folgende Workflows zur Verfügung:

1. 2-Augen-Workflow (publizieren)
2. 2-Augen-Workflow (depublizieren)
3. 2-Augen-Workflow (auto-revisit)
4. Auto-2-Augen-Workflow (publizieren zeitgesteuert)
5. Auto-2-Augen-Workflow (depublizieren zeitgesteuert)
6. 4-Augen-Workflow (publizieren)
7. 4-Augen-Workflow (depublizieren)
8. Auto-4-Augen-Workflow (publizieren zeitgesteuert)
9. Auto-4-Augen-Workflow (depublizieren zeitgesteuert)
10. Newsletter erzeugen
11. Erstellten Newsletter bearbeiten/erneut verschicken
12. Externe Links prüfen
13. Regelmäßige Prüfung der externen Links

Das Prinzip der 2- und 4-Augen-Workflows funktioniert immer gleich. Das der Newsletter ist im Kapitel 6 „Newsletter“ erläutert.

Die Workflows stehen immer den verschiedenen Redaktionen zur Verfügung. Der Ablauf und das Ergebnis eines Workflows ist immer gleich, unabhängig davon, in welchem Ordner dieser Workflow gestartet wird. Für Redakteure bzw. Site-Administratoren ist nur entscheidend, ob und welche Rechte diese zum Starten eines Workflows besitzen.

Begriffserklärungen

Ein Workflow beschreibt eine Schablone für den Veröffentlichungsprozess. Workflows ermöglichen einen automatisierten Ablauf der Publikations- und der Depublikationsprozesse. Im Workflow-Umfeld tauchen immer wieder Begriffe auf, die häufig synonym verwendet werden, dies aber eigentlich nicht sind.

Workflow. Die allgemeine Beschreibung eines bestimmten Veröffentlichungsprozesses, der einem bestimmten Schema folgt. Das gilt genauso für Depublikationen.

Job. Ein ganz konkreter Workflow, also z.B. der Workflow, mit dem Beitrag X veröffentlicht werden soll. Es wird in so einem Fall auch von „Job starten“ gesprochen.

Aufgabe. Eine einzelne Aufgabe innerhalb eines Jobs, z.B. der Publikationsschritt.

Im Folgenden werden Aufgabe und Workflow synonym benutzt.

Arbeiten mit Workflows

Immer, wenn Sie einen Inhalt publizieren oder depublizieren wollen, müssen Sie dies mit Hilfe eines Workflows durchführen. Einige Schritte sind unabhängig vom Workflow und auch unabhängig vom Fortschritt innerhalb eines Workflows, immer gleich, sodass sie nun zuerst beschrieben werden.

Starten eines Jobs (Workflows)

Um einen Workflow zu starten, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Welche der beiden im Folgenden beschriebenen Sie auswählen, obliegt nur Ihrer Art zu arbeiten. Beide führen zum selben Ziel.

1. Funktionsleiste: Datei/Neuer Workflow/Workflow starten. Diese Option steht Ihnen immer zur Verfügung. Gehen Sie wie folgt vor:
   1. Wählen Sie als Redakteur den zu veröffentlichenden Beitrag aus, und markieren Sie ihn. Sie können auch mehrere Beiträge aus demselben Ordner gleichzeitig an denselben Workflow hängen. Markieren Sie entsprechend viele Beiträge (Dokumente).
   2. Klicken Sie nun auf „Datei“ in der Funktionenleiste.
   3. Wählen Sie „Neuer Workflow“ und dann „Workflow starten“ aus.
   4. Es öffnet sich ein neues Fenster.
   5. Klicken Sie links auf „Auswahl des Workflow-Typs“. Wählen Sie nun rechts im Drop-Down-Menü den Workflow-Typ aus, mit dessen Hilfe Sie den Beitrag/die Beiträge veröffentlichen möchten.
2. Rechte Maustaste: Neuer Workflow/Workflow starten. Im Java-Editor steht Ihnen diese Auswahlmöglichkeit zur Verfügung. Gehen Sie wie folgt vor:
   1. Wählen Sie als Redakteur den zu veröffentlichenden Beitrag aus, und markieren Sie ihn. Sie können auch mehrere Beiträge aus demselben Ordner gleichzeitig an denselben Workflow hängen. Markieren Sie entsprechend viele Beiträge (Dokumente).
   2. Klicken Sie nun auf die rechte Maustaste.
   3. Wählen Sie „Neuer Workflow“ und dann „Workflow starten“ aus.
   4. Es öffnet sich ein neues Fenster.
   5. Klicken Sie links auf „Auswahl des Workflow-Typs“. Wählen Sie nun links im Drop-Down-Menü den Workflow-Typ aus, mit Hilfe dessen Sie den Beitrag/die Beiträge veröffentlichen möchten.

Einen Job vervollständigen

CoreMedia bietet eine komfortable Möglichkeit, alle Inhalte, die zusammengehören, einfach per Knopfdruck mit demselben Job zu veröffentlichen bzw. zu depublizieren. Dieser Vorgang nennt sich „Vervollständigen“ und muss manuell von Ihnen ausgelöst werden.

Sobald Sie einen Job gestartet haben und sich in Ihrem Workflow-Fenster befinden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine angehängte Ressource und wählen die Funktion „Vervollständigen“ aus. Sodann werden weitere Ressourcen, auf welche die markierte Ressource linkt, mit an den Job gehängt. Diesen Schritt können Sie nun bei Bedarf bei jeder einzelnen Ressource durchführen.

Das vollständige Anhängen aller verwendeten, noch nicht veröffentlichten Beiträge ist wichtig, da CoreMedia beim Publizieren überprüft, ob sich alle referenzierten Beiträge bereits auf dem LiveServer befinden. Ist dies nicht der Fall, schlägt der komplette Workflow fehl.

Publikationsvorschau

Innerhalb eines Workflows haben Sie die Möglichkeit, sich eine Publikationsvorschau anzeigen zu lassen. Daraus können Sie ersehen, ob Ihr Publikationsvorhaben wirklich durchführbar ist.

Eine Gruppen-Aufgabe annehmen

Im Regelfall sind die Aufgaben Gruppen-Aufgaben, d.h. einer Gruppe von Personen mit derselben Rolle zugeordnet. Alle Jobs werden in der Aufgabenliste angezeigt. Um einen Job zu Ihrem eigenen zu machen, müssen Sie den Job auswählen (er wird dann farbig hinterlegt angezeigt) und dann auf das Blaue-Pfeil-Symbol klicken. Der Job wird dann aus der Liste der anderen Personen entfernt und gehört jetzt Ihnen.

Nur Jobs, die einem selber gehören, können bearbeitet werden.

2-Augen-Workflow (publizieren)

Mit Hilfe des 2-Augen-Workflows (publizieren) haben Sie die Möglichkeit, einfach und schnell, ohne eine weitere Instanz, Inhalte zu publizieren. Starten Sie den Workflow auf einem der bekannten Wege (s.o.). Daraufhin öffnet sich das Workflow-Fenster, in dem Sie zuerst den Workflow-Typ bestimmen (2 Augen Publizieren). Fahren Sie wie bekannt fort.

Nun müssen Sie die Erstellen-Aufgabe bearbeiten. Vervollständigen Sie nach Bedarf die eingefügten Dokumente, oder fügen Sie manuell weitere hinzu. Klicken Sie anschließend auf den blauen Haken auf grauem Grund.

Anschließend lädt sich die linke Spalte neu. Klicken Sie nun auf die Freigeben-Aufgabe. Setzen Sie in der „OK-Spalte“ die Freigeben-Haken und klicken Sie anschließend auf den blauen Haken auf grauem Grund.

Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Fortschritt der Publikation beobachten können. Sobald die Publikation abgeschlossen ist, können Sie den Status der Publikation (erfolgreich oder fehlgeschlagen) ablesen.

2-Augen-Workflow (depublizieren)

Um einen Inhalt möglichst schnell und ohne weitere Kontrollinstanz zu depublizieren, verwenden Sie den 2-Augen-Workflow (depublizieren). Wählen Sie den zu depublizierenden Beitrag aus und starten Sie einen Workflow.

Es öffnet sich das Workflow-Fenster, in dem Sie nun zuerst den Workflow-Typ bestimmen.

Die linke Spalte lädt sich neu. Nun können Sie die Depublikationslisten-Aufgabe bearbeiten. Fügen Sie in die obere Liste alle Dokumente ein, die Sie depublizieren möchten.

Die linke Spalte lädt sich neu. Falls sich statt der linken Spalte die unten stehende Liste im rechten Fenster neu lädt, bestehen noch Verknüpfungen, sodass Sie das gewünschte Dokument nicht depublizieren können. Lösen Sie entweder alle Verknüpfungen auf oder depublizieren Sie auch die Dokumente, die mit dem ursprünglichen verknüpft sind. Sie können diese dann manuell in die obere Liste übernehmen.

Klicken Sie anschließend auf Freigeben. Das rechte Fenster lädt sich neu. Um nun die Dokumente zu depublizieren, aktivieren Sie die Checkbox „Depublizieren“. Klicken Sie erst dann auf den blauen Haken auf grauem Grund.

Die Depublikation wird gestartet. Als Ergebnis sehen Sie im Übersichtsfenster ein entsprechendes Symbol vor dem depublizierten Dokument.

Zeitgesteuerter 2-Augen-Workflow (publizieren)

Beim zeitgesteuerten 2-Augen-Workflow (publizieren) haben Sie zusätzlich zum beschriebenen 2-Augen-Workflow die Möglichkeit, einen Zeitpunkt anzugeben, an dem das Dokument publiziert werden soll. Starten Sie hierzu wie beschrieben den Workflow und wählen Sie anschließend den Workflow-Typ „Publizieren zeitgesteuert (2-Augen)“ aus. Fahren Sie wie bekannt fort.

Entgegen dem 2-Augen-Workflow müssen Sie beim zeitgesteuerten 2-Augen-Workflow nun den Zeitpunkt in das Feld „Publikations-Zeitpunkt“ eingeben .

Anschließend fahren sie wie im 2-Augen-Workflow (publizieren) beschrieben (vgl. Kapitel 11.3) fort.

Hinweis: Sofern Sie ein nicht mehr aktuelles Datum als Publikationsdatum eintragen, wird der Workflow sofort ausgeführt.

Zeitgesteuerter 2-Augen-Workflow (depublizieren)

Analog zum zeitgesteuerten 2-Augen-Workflow (publizieren) gib es einen zeitgesteuerten 2-Augen-Workflow zum Depublizieren.

Um einen Inhalt zu depublizieren, verwenden Sie den Workflow „Depublizieren zeitgesteuert (2-Augen)“. Wählen Sie den zu depublizierenden Beitrag aus und starten Sie einen Workflow.

Fahren Sie wie im 2-Augen-Workflow (depublizieren) (vgl. Kapitel 11.4) fort, bis im rechten Fenster das Feld „Depublikations-Zeitpunkt“ erscheint (vgl. Abbildung 51: )

Tragen Sie hier den Zeitpunkt der Depublikation ein und fahren Sie wie im 2-Augen-Workflow (depublizieren) beschrieben fort.

Hinweis: Sofern Sie ein nicht mehr aktuelles Datum als Publikationsdatum eintragen, wird der Workflow sofort ausgeführt.

4-Augen-Workflow

In diesem Kapitel werden die möglichen Varianten des 4-Augen-Workflows beschrieben: Publizieren und Depublizieren sowie automatisches Publizieren und automatisches Depublizieren.

4-Augen-Workflow (publizieren)

Beginnen Sie den Workflow wie oben beschrieben. Sobald Sie sich für den Workflow vom Typ „Publizieren (4-Augen)“ entscheiden haben, fahren Sie wie folgt fort:

1. Klicken Sie auf „Erstellen“ und geben Sie rechts einen Betreff des Workflows und ggf. einen Kommentar für den Qualitätsbeauftragten ein. Vervollständigen Sie diese Aufgabe, indem Sie die Ressource markieren und mit der rechten Maustaste darauf klicken. Wählen Sie nun „Vervollständigen“ aus. Sofern der von Ihnen in den Workflow gehängte Beitrag Verweise auf noch nicht veröffentlichte Dokumente enthält, werden diese mit an den Workflow angehängt.

1. Wenn Sie mit dem Erstellen fertig sind, klicken Sie auf den blauen Haken.
2. Der Workflow verschwindet nun aus der Redakteurs-Aufgabenliste .
3. Der Workflow taucht gleichzeitig in der Aufgabenliste der Qualitätsbeauftragten auf.
4. Klicken Sie als Qualitätsbeauftragter nun links auf „Freigeben“. Sodann erscheinen Details des Workflows im rechten Fenster.
5. Wenn Sie den Workflow übernehmen wollen, klicken Sie auf das Blaue-Pfeil-Symbol.
6. Der Workflow verschwindet daraufhin aus der Aufgabenliste der anderen Qualitätsbeauftragten.
7. Sie können den Beitrag nun ansehen oder bearbeiten.
8. Wenn Sie den Beitrag für publikationswürdig erachten, dann müssen Sie nun zwingend einen Haken in der „OK-Spalte“ setzen. Wichtig hierbei ist, dass jede im Workflow angehängte Ressource angehakt werden muss, da der Workflow sonst nicht publiziert sondern an den Redakteur zurückgeleitet wird.

1. Klicken Sie nun auf den blauen Haken. So wird der Publikationsprozess gestartet.
2. Es erscheint ein kleines weiteres Fenster, in dem Sie den Publikations-Fortschritt beobachten können.
3. Sofern Sie den Inhalt nicht als publikationswürdig erachten, setzen Sie keinen Haken in der „OK-Spalte“. Klicken Sie nun auf den blauen Haken. Der Workflow geht an den Redakteur zurück. In diesem Fall führen Sie alle benötigten Schritte erneut durch, bis der Inhalt publiziert worden ist.

Zeitgesteuerter 4-Augen-Workflow (publizieren)

Beginnen Sie den Workflow wie oben beschrieben. Sobald Sie sich für den Workflow vom Typ „Publizieren (4-Augen)“ entscheiden haben, fahren Sie wie folgt fort:

1. Klicken Sie nun auf „Erstellen“ und geben Sie rechts einen Betreff des Workflows und ggf. einen Kommentar für den Qualitätsbeauftragten ein. Vervollständigen Sie diese Aufgabe, indem Sie die Ressource markieren und mit der rechten Maustaste darauf klicken. Wählen Sie nun „Vervollständigen“ aus. Sofern der von Ihnen in den Workflow gehängte Beitrag Verweise auf noch nicht veröffentlichte Dokumente enthält, werden diese angehängt.
2. Wenn Sie mit dem Erstellen fertig sind, klicken Sie auf den blauen Haken.
3. Das Fenster lädt sich neu. Klicken Sie nun links auf „Publikationszeitpunkt festlegen“. Der rechte Bereich baut sich neu auf. Geben Sie einen Zeitpunkt ein, zu dem der angehängte Beitrag veröffentlicht werden soll. Die Default-Einstellung ist das aktuelle Datum mit der aktuellen Uhrzeit. Das hier angegebene Datum wird als Vorschlag verstanden und kann von dem Qualitätsbeauftragten noch einmal verändert werden.

1. Klicken Sie nun auf den blauen Haken.
2. Der Workflow verschwindet jetzt aus der Redakteurs-Aufgabenliste .
3. Der Workflow taucht gleichzeitig in der Aufgabenliste der Qualitätsbeauftragten auf.
4. Klicken Sie als Qualitätsbeauftragter links auf „Freigeben“. Sodann erscheinen Details des Workflows im rechten Fenster.

1. Wenn Sie die Aufgabe übernehmen wollen, klicken Sie auf das Blaue-Pfeil-Symbol.
2. Der Workflow verschwindet aus der Aufgabenliste der anderen Qualitätsbeauftragten.
3. Sie können den Beitrag nun ansehen oder bearbeiten.
4. Wenn Sie den Beitrag für publikationswürdig erachten, müssen Sie nun zwingend einen Haken in der „OK-Spalte“ setzen. Wichtig hierbei ist, dass jede im Workflow angehängte Ressource angehakt werden muss, da der Workflow sonst nicht publiziert sondern an den Redakteur zurückgeleitet wird.
5. Klicken Sie nun auf den blauen Haken. Der Publikationsprozess wird nicht sofort gestartet, sondern erst zu dem eingegebenen Zeitpunkt. Der Workflow verschwindet aber aus den Aufgabenliste n der Redakteure und Qualitätsbeauftragten.
6. Dass ein Beitrag publiziert wurde, können Sie am Beitrag selber sehen: Nach der Freigabe durch den Qualitätsbeauftragten erhält der Beitrag in der zu veröffentlichenden Version einen orangefarbigen Haken, der die Freigabe kennzeichnet. Nach der Publikation hat der Beitrag dann einen grünen Pfeil.

Sofern Sie den Inhalt nicht als publikationswürdig erachten, setzen Sie keinen Haken in der „OK-Spalte“. Klicken Sie auf den blauen Haken. Der Workflow geht jetzt an den Redakteur zurück. In diesem Fall führen Sie alle benötigten Schritte erneut durch, bis der Inhalt publiziert worden ist.

4-Augen-Workflow (depublizieren)

Beginnen Sie den Workflow wie oben beschrieben. Sobald Sie sich für den Workflow vom Typ „Publizieren (4-Augen)“ entschieden haben, fahren Sie wie folgt fort:

1. Klicken Sie nun auf „Erstellen“ und geben Sie rechts den Betreff des Workflows ein und ggf. einen Kommentar für den Qualitätsbeauftragten. Sie können nun mit Hilfe des Auswahlmenüs (rechte Maustaste) noch weitere zu depublizierende Beiträge hinzufügen.

1. Wenn Sie mit dem Erstellen fertig sind, klicken Sie auf den blauen Haken.
2. Das System überprüft nun, ob der zu löschende Beitrag von anderer Stelle des publizierten Contents referenziert wird. Ist dies der Fall, erscheinen die referenzierenden Beiträge in der unteren Liste und der Beitrag kann nicht depubliziert werden. Zuerst müssen die Referenzen in allen referenzierenden Beiträgen entfernt und diese dann erneut publiziert werden. Wird der Beitrag von keiner anderen Stelle referenziert, kann er depubliziert werden.

1. Der Workflow verschwindet nun aus der Redakteurs-Aufgabenliste .
2. Der Workflow taucht gleichzeitig in der Aufgabenliste der Qualitätsbeauftragten auf.
3. Klicken Sie als Qualitätsbeauftragter links auf „Depublizieren“. Sodann erscheinen Details des Workflows im rechten Fenster.
4. Wenn Sie den Workflow übernehmen wollen, klicken Sie auf das Blaue-Pfeil-Symbol.
5. Der Workflow verschwindet daraufhin aus der Aufgabenliste der anderen Qualitätsbeauftragten.

1. Sie können den Beitrag nun ansehen. Sofern Sie mit den angehängten Elementen nicht einverstanden sind, können Sie diese mit Hilfe des Auswahlmenüs (rechte Maustaste) entfernen oder weitere hinzufügen.
2. Wenn Sie mit den angehängten Beiträgen einverstanden sind, setzen Sie den Haken bei „Diese Ressourcen depublizieren?“.
3. Klicken Sie nun auf den blauen Haken. So wird der Depublikationsprozess gestartet.
4. Die erfolgreich abgeschlossene Depublikation wird Ihnen vom System mitgeteilt.
5. Sofern Sie den Inhalt nicht als depublikationswürdig erachten, setzen Sie keinen Haken bei „Diese Ressourcen depublizieren?“. Klicken Sie auf den blauen Haken. Der Workflow geht nun an den Redakteur zurück. In diesem Fall führen Sie alle benötigten Schritte erneut durch, bis der Inhalt depubliziert worden ist.

Im System erkennen Sie einen depublizierten Beitrag am entsprechenden Symbol. Wenn Sie diesen Beitrag wieder publizieren möchten, funktioniert „Autovervollständigen“ nicht. Sie müssen also alle Dokumente per Hand anhängen. Sofern Sie z.B. einen Beitrag mit Metadaten publizieren möchten, diese aber nicht explizit dem Workflow hinzufügen, werden sie in ihrer ersten Version publiziert.

Zeitgesteuerter 4-Augen-Workflow (depublizieren)

Analog zu der obigen Beschreibung werden Inhalte automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt depubliziert. Beachten Sie jedoch hierbei, dass Sie so wenige Ressourcen wie möglich anhängen.

Externe Links checken-Workflow

Die beiden Workflows, die den Benutzern hier zur Verfügung stehen werden im Handbuch für Site Manager beschrieben.