Version: GSB 7Newsletter

Newsletter werden mit Hilfe eines speziellen Workflows auf Basis verschiedener Dokumente erzeugt und können sich aus unterschiedlichen Inhalten zusammensetzen. Eine detaillierte Beschreibung für das Erstellen Ihres Newsletters finden Sie in den folgenden Unterkapiteln. Neben der Workflowbeschreibung erhalten Sie auch eine Beschreibung der benötigten Dokumente, die für Redakteure relevant sind.

Allgemein

Newsletter enthalten aktuelle Informationen, die durch einen Redakteur aus dem auf der Website veröffentlichten Inhalt zusammengestellt und an Mailing-Listen gesendet werden. Newsletter können grundsätzlich im HTML- oder Text-Format gesendet werden, jedoch ist in der Standardlösung aktuell nur der Newsletter im Format Text vorbereitet. Weiter können Newsletter auch Links auf Dokumente der Website des Mandanten oder auf externe Website enthalten.

Auf der Website werden alle versendeten Newsletter unterhalb des Navigationseintrags „Aktuelles“ sowie im „Archiv“ unter Service in einem Newsletter-Archiv gesammelt dargestellt.

Für Newsletter werden Dokumenttypen und Workflows bereitgestellt, die die Erstellung von Newslettern unterstützen.

Newsletter-Konfiguration

Die Newsletter-Konfiguration liegt im Aufgabenbereich der Site Manager. Diese legen im Verzeichnis standardlsg/SharedDocs/Newsletter/ ein Dokument vom Typ „Konfiguration-Newsletter“ an, in dem Informationen wie Absender-E-Mail-Adresse, Freigabe-Mechanismus, Auswahlkriterium, Speicherort und Schablone für den Newsletter, etc. festgelegt werden. Dieses Dokument dient dem Redakteur als Basis für einen neuen Newsletter und wird von ihm in den Newsletter-Workflow gegeben.

Wenn es unterschiedliche Newsletter gibt, die verschickt werden sollen, werden in dem angegebenen Ordner unterschiedliche Konfigurationsdokumente angelegt. Der Redakteur wählt dann jeweils das passende Konfigurationsdokument aus, mit dem er den Newsletter-Workflow startet.

Schablone für Newsletter

Sofern Sie in Ihrem Newsletter immer wieder identische bzw. nahezu identische Textelemente verwenden, empfiehlt sich die Verwendung einer Schablone. Legen Sie dazu im Verzeichnis standardlsg/SharedDocs/Newsletter/ ein Dokument vom Typ „Newsletter“ an und geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen, der das Dokument als Schablone kennzeichnet.

Wenn dieses Dokument korrekt in der Newsletter-Konfiguration eingebunden ist, werden diese Werte im neu erzeugten Newsletter angezeigt. Dort können Sie diese Einträge jedoch jederzeit modifizieren.

Wichtig: Auch dann, wenn Sie keine gleich bleibenden Texte automatisch einbinden wollen, muss eine leere Schablone gespeichert und in die Newsletter-Konfiguration eingebunden werden. Das Einbinden kann nur von Site Managern durchgeführt werden.

Suchanfrage

Sofern immer gleichartige Dokumenttypen in einen Newsletter inkludiert werden sollen, empfiehlt sich das Anlegen und Verlinken einer entsprechenden Recherche. Gegebenenfalls müssen die Einträge in dieser Recherche regelmäßig modifiziert werden. Das Anlegen und Ändern kann von Site Managern und Redakteuren gleichermaßen durchgeführt werden.

Diese Recherche sucht dann automatisch die Dokumente zusammen, die den Suchkriterien entsprechen und fügt diese automatisch in den Newsletter ein.

Newsletter Workflows (Java-Editor)

Die beiden im Folgenden beschriebenen Workflows gehen automatisch ineinander über, sodass Sie in einem Fluss am Newsletter arbeiten können.

Newsletter erzeugen-Workflow

Um einen Newsletter zu erzeugen, müssen Sie die Newsletter-Konfiguration in einen Workflow einfügen. Daraufhin werden automatisch die noch benötigten Dokumente erstellt. Führen Sie die folgenden Schritte zur Erstellung eines Newsletters durch:

1. Markieren Sie die Newsletter-Konfiguration und klicken Sie auf die rechte Maustaste.
2. Wählen Sie „Neuer Workflow“ und anschließend „Workflow starten“ aus.
3. Es öffnet sich das Workflow-Fenster. Bestimmen Sie zuerst den Workflow-Typ („Newsletter erzeugen“).

1. Klicken Sie auf den blauen Haken.
2. Das System erzeugt einen neuen Newsletter in dem Verzeichnis, in dem das Dokument „Speicherort“ abgelegt ist. Der Name des Newsletters enthält immer das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit.
3. Automatisch wird Ihnen nun ein neuer Workflow („Erstellten Newsletter bearbeiten und verschicken“) in Ihre Aufgabenliste geschrieben. Sie müssen den Workflow mit Klick auf das Gesicht annehmen.
4. Sobald Sie den Workflow angenommen haben, können Sie mit dem Erstellen des Newsletters fortfahren. Die weiteren Schritte im Workflow entsprechen denen des 4-Augen-Workflows.

Eigentliche Newsletter-Inhalte eingeben

Um den neuen Newsletter mit Inhalten zu füllen, öffnen Sie diesen aus dem Workflow heraus und geben Sie alle benötigten Inhalte ein. Evtl. befinden sich bereits über eine Recherche ermittelte Inhalte im Newsletter, die Sie noch verändern können. Speichern Sie den Newsletter ab und checken Sie ihn ein.

Newsletter verschicken-Workflow

Fahren Sie nun mit dem Weiterleiten des Workflows fort:

1. Klicken Sie auf den blauen Haken (als Redakteur).
2. Der Newsletter wird nun dem Qualitätsbeauftragten zur Kontrolle vorgelegt.
3. Der Qualitätsbeauftragte nimmt den Workflow an und kontrolliert den Inhalt.
4. Sofern er mit dem Inhalt zufrieden ist, klickt er den blauen Haken. Der Newsletter wird nun einerseits publiziert und andererseits an die Abonnenten verschickt.
5. Sollte der Qualitätsbeauftragte mit dem Inhalt nicht zufrieden sein, kann er den Newsletter an den Redakteur zurückschicken, indem er den Haken bei „Newsletter nicht versenden“ setzt (unterhalb der angehängten Ressource) und dann den blauen Haken anklickt. Der Newsletter wird dem Redakteur zur Nachbesserung vorgelegt. Nach der Überarbeitung wird der Newsletter wieder dem Qualitätsbeauftragten vorgelegt, der ihn freigibt.

Die in den Schritten 8-12 beschriebenen Tätigkeiten entsprechen denen des 4-Augen-Workflows und können dort detailliert nachgelesen werden.

Newsletter-Vorschau

Damit Newsletter ohne Fehler versendet werden, sollten diese zuvor in der Vorschau betrachtet werden. Hier ist jedoch zwischen der Vorschau bzw. der Darstellung auf der Website, z.B. im Archiv und der Darstellung in Mailform (Format Text oder HTML) zu unterscheiden. Zur Websiteansicht gelangen Sie wie bekannt über den Button „Vorschau“, zur Vorschau in Mailform gelangen Sie wie folgt.

1. Wählen Sie das entsprechende Dokument vom Typ „Newsletter“ im Editor aus und klicken Sie auf den Button „Vorschau“.
2. Klicken Sie anschließend in der Vorschau auf den Text-Link „Text-Vorschau“ oder „HTML-Vorschau“ oberhalb des Newsletter-Titels. Anschließend gelangen Sie zur Vorschau des Newsletter im ausgewählten Format.

Hinweis: Die Links „Text-Vorschau“ und „HTML-Vorschau“ sind auf der Liveseite nicht sichtbar. Weiter ist zu beachten, dass auf Grund der unterschiedlichen Kodierung von Sonderzeichen Abweichungen zwischen der Vorschau im Browser und der tatsächlichen Ansicht im Mailprogramm auftreten können.