Version: GSB 7Erste Schritte

An- und Abmelden am System

Sie erhalten zur Anmeldung am System einen eigenen Benutzernamen und ein eigenes Login. Diese müssen Sie nach dem Öffnen des Editors im Anmeldefenster eingeben.

Wenn Sie die Arbeit mit dem Editor beenden möchten, haben Sie die Möglichkeit, den Editor durch Klick auf das Kreuz in der rechten oberen Fensterecke zu schließen. Oder aber klicken Sie im Editor auf „Datei“ und dort dann auf „Schließen“ oder „Beenden“. In allen drei Fällen öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie bestätigen müssen (Klick auf „Ok“), dass Sie das Fenster wirklich schließen möchten.

Sollte diese Abfrage nicht erscheinen, kann es daran liegen, dass Sie noch ein weiteres Fenster des Editors geöffnet haben (z.B. ein Recherchefenster, ein Workflow-Fenster oder eine Erfassungsmaske). Sobald Sie diese ebenfalls schließen, erhalten Sie die Schließen-Bestätigungsabfrage.

CoreMedia-Oberfläche

In diesem Kapitel werden die wichtigsten Elemente und Funktionen der CoreMedia-Benutzeroberfläche beschrieben. Eine detaillierte Beschreibung findet sich in der CoreMedia-Dokumentation.

Allgemein lässt sich sagen, dass sich die Benutzeroberfläche für den Redakteur aus dem Arbeits- oder Übersichtsfenster und dem Workflow-Fenster zusammensetzt. Beide Fenster bestehen parallel nebeneinander, sodass immer beide im Blick behalten werden können.

In den beiden folgenden Unterkapiteln werden die wichtigsten Bestandteile und Funktionen der beiden Fenster beschrieben.

Übersichtsfenster

Das Übersichtsfenster gliedert sich in die vier folgenden Bereiche:

1. Symbol- und Funktionenleiste
2. CMS-Ordnerhierarchie
3. Dokumentenanzeige
4. Einzelansicht des Dokuments

Funktionen- und Symbolleiste

Mit Hilfe der Funktionenleiste können alle benötigten Funktionen ausgelöst werden. Die Symbole beinhalten die Funktionen, die am häufigsten Verwendung finden.

Der Redakteur sieht folgende Funktionen- und Symbolleiste:

Dies sind von links nach rechts:

• Neues Dokument anlegen
• Neuen Ordner anlegen
• Dokument in neuem Fenster öffnen
• Ausschneiden
• Kopieren
• Einfügen
• In den Papierkorb schieben
• Aus dem Papierkorb wiederherstellen
• Versionsvergleich
• Vorschau (Preview)
• Informationen (z.B. die Dokument-Eigenschaften)

Der Administrator (Site Manager) hat noch weitere Optionen in seiner Symbolleiste. Diese erweiterten Funktionen sind auch in den Menüs enthalten.

Dies sind von links nach rechts:

• Neues Dokument anlegen
• Neuen Ordner anlegen
• Dokument in neuem Fenster öffnen
• Ausschneiden
• Kopieren
• Einfügen
• In den Papierkorb schieben
• Aus dem Papierkorb wiederherstellen
• Dokument freigeben
• Freigabe rückgängig machen
• Ressource zum Zurückziehen markieren
• Markierung zum Zurückziehen widerrufen
• Versionsvergleich
• Vorschau (Preview)
• Publikationsvorschau
• Dokument publizieren
• Informationen (z.B. die Dokument-Eigenschaften)

CMS-Ordnerhierarchie

Die CMS-Ordnerhierarchie wird in einem gesonderten Dokument (GSB7/SL_Ordner) detailliert beschrieben.

Namenskonventionen bei Ordnern und Dokumenten

Innerhalb der Standardlösung gelten folgende Konventionen für die Benennung von Ordnern und Dokumenten:

1. Ordnernamen fangen immer mit Großbuchstaben an.
2. technische Ordner werden immer komplett englisch benannt.
3. Dokumentnamen beginnen mit Kleinbuchstaben, folgen noch weitere Wörter werden diese mit Kleinbuchstaben und Unterstrich angeschlossen: home; homepage_hidden_node etc. Es empfiehlt sich, bestimmte Dokumenttypen mit _zu benennen, so sind diese schneller auffindbar (s.o.). Die Dokumenttyp-Bezeichnungen (z.B. node) ist dann ebenfalls klein zu schreiben.
4. Dokumente möglichst immer mit ganz kurzen Begriffen benennen
5. In Dokument- oder Ordnernamen dürfen keine Blanks, Umlaute oder Sonderzeichen verwendet werden.

Darüber hinaus dürfen alle Ordner, die im Editor fest verankert sind, nicht umbenannt werden. Diese Ordner werden explizit im Dokument der Ordnerstruktur benannt.

Dokumentenanzeige

Sobald ein Ordner ausgewählt wurde, erscheinen im rechten Bereich unterhalb der Symbolleiste die Dokumente, die in diesem Ordner enthalten sind. Es werden dort auch nur Dokumente angezeigt, weitere enthaltene Unterordner sind nur innerhalb der CMS-Ordnerhierarchie erkennbar.

Innerhalb der Dokumentenanzeige kann die Anzeigenfolge der Dokumente nach verschiedenen Kriterien sortiert werden: Dokumentenname, Datum, Versionsnummer und Dokumenttyp. Zudem erscheint neben der Versionsnummer der Name desjenigen Benutzers, der das Dokument aktuell zur Bearbeitung ausgeliehen hat. Ist das Dokument nicht ausgeliehen, kann zudem noch der Status (freigegeben = grüner Haken oder publiziert = ohne Symbol) eingesehen werden.

Detailanzeige eines einzelnen Dokumenttyps

Wenn Sie einen Doppelklick auf dem Dokumentnamen ausführen, dann öffnet sich ein neues Fenster mit dem Dokument. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, in Ihrem Übersichtsfenster weiterhin zu navigieren und trotzdem an einem Dokument arbeiten zu können oder noch weitere Dokumente zu öffnen.

Workflow-Fenster

Für das Arbeiten mit Workflows steht Ihnen ein eigenes Fenster zur Verfügung. Dieses wird parallel zu dem Arbeitsfenster geöffnet, sodass der Benutzer immer zwischen beiden Fenstern wechseln kann oder auch beide gleichzeitig im Auge behalten kann.

Das Workflow-Fenster setzt sich ebenfalls aus vier Bereichen zusammen. Diese werden im Folgenden detailliert beschrieben.

1. Funktionen- und Symbolleiste
2. Aufgabenliste
3. Workflowinformationen
4. Einzelansicht der ausgewählten Ressource

Eine detaillierte Beschreibung der Ihnen zur Verfügung stehenden Workflows befindet sich in Kapitel 11.

Funktionen- und Symbolleiste

Die Funktionenleiste bietet Ihnen alle im Rahmen der Workflows zur Verfügung stehenden Funktionen. Das Aufrufen eines neuen Workflows muss jedoch immer aus dem Übersichtsfenster heraus erfolgen, damit das System Sie Ihrer Redaktion zuordnen kann und der Workflow seinen geregelten Verlauf nimmt.

Um mit einem Workflow zu arbeiten, nutzen Sie die Symbole, deren Bedeutung von links nach rechts die Folgende ist:

1. Workflow starten
2. Unterbrochenen Workflow fortsetzen
3. Workflow anhalten/unterbrechen, um ihn später fortzusetzen
4. Workflow abbrechen und endgültig beenden
5. Aufgabe zur Bearbeitung annehmen
6. Aufgabe ablehnen und nicht bearbeiten
7. Aufgabe überspringen, um Workflow voranzubringen
8. Arbeit an der Aufgabe abschließen
9. Aufgabe an Benutzer delegieren
10. Arbeit an der Aufgabe zurückziehen und doch nicht beenden
11. Veränderungen an Variablen und Dokumenten speichern
12. Eigenschaften den Prozesses bzw. der Aufgabe anzeigen
13. Aktuelle Selektion ausschneiden
14. Aktuelle Selektion in die Zwischenablage kopieren
15. Inhalt der Zwischenablage einfügen

In welchen Schritten Ihnen welche Buttons zur Verfügung stehen, können Sie den Screenshots und den Beschreibungen im Workflow-Kapitel (11) entnehmen.

Aufgabenliste

Der linke Bereich des Workflow-Fensters ist eine Liste von Workflows. Und Aufgaben. Welche angezeigt werden, hängt von den Rechten des Benutzers ab.

Aufgaben und Workflows. Diese Liste teilt sich in drei Bereiche. Unten stehen die selbst gestarteten Workflows, in der Mitte werden Aufgaben zur Bearbeitung angeboten und ganz oben dann die einzelnen Aufgaben, die innerhalb des Workflows vom eingeloggten Benutzer bearbeitet werden müssen.

Workflow aus Liste löschen. Wenn ein Workflow veraltet oder fehlgeschlagen ist, so kann der Workflow-Starter ihn wieder löschen. Er führt diesen Schritt in seiner eigenen Liste aus und entfernt die Aufgaben damit auch aus den Listen aller anderen Beteiligten. Um den Workflow zu löschen, klicken Sie im untersten Bereich den zu löschenden Workflow an, dann aktivieren sich in der Symbolseite folgende Symbole.

Klicken Sie nun auf das rechte Symbol, um den Workflow zu löschen.

Workflowinformationen

Der rechte obere Bereich des Workflow-Fensters ist den Workflowinformationen vorbehalten. Hier können Sie alle Informationen sehen, die mit diesem einzelnen Workflow verbunden sind. Sie erhalten zum einen eine Liste aller am Workflow hängenden Dokumente sowie einen Betreff (vom Workflow-Starter eingegeben) und einen Kommentar, der vom letzten Bearbeiter stammt. Beide Einträge sind optional, erleichtern aber das Arbeiten und dienen der Kommunikation innerhalb des Workflows.

Details zum Ausfüllen dieses Fensters und zum Arbeiten mit den enthaltenen Dokumenten befinden sich im Workflow-Kapitel (11).

Detailanzeige des einzelnen Dokuments im Workflow

Die Detailanzeige eines Dokuments erscheint erst, sobald Sie in der Workflowinformation ein Dokument auswählen.

Sie können hier die Informationen lesen oder das Dokument mit einem Doppelklick in den Workflowinformationen in einem eigenen Fenster öffnen. Von dort ist dann ein Preview aufrufbar.