Version: GSB 7Schulungen für Document und Quality Master

Die Kernaufgabe sowohl der Document Master als auch der Quality Master ist das Erstellen von Beiträgen. Deshalb werden diese beiden Gruppen im Folgenden zusammenfassend als „D&Q Master“ bezeichnet, sofern keine Unterscheidung der beiden Gruppen notwendig ist.

In diesem Kapitel werden die jeweiligen Schulungen detailliert beschrieben. Dabei wird auf die in Kapitel 2 vorgenommene Zielgruppendefinition Bezug genommen. Generell gilt, dass alle Schulungsblöcke so aufgebaut sind, dass sie immer einen theoretischen Teil enthalten, der dann praktisch von den Schulungsteilnehmern selbst erprobt wird – das Konzept ist also eine Mischung aus Vortrag und betreuter Übung, wobei der letzte Teil mehr Zeit einnimmt.

CoreMedia-Schulung

Für Personen, die sich nur mit der Erstellung von Beiträgen beschäftigen (D&Q Master), bietet CoreMedia nur eine Schulung an. Die Teilnahme an dieser Schulung ist optional, wird aber für Quality Manager mit komplexen Aufgaben empfohlen.

CM-T-Content Authoring

Detaillierte Angaben zu dieser Schulung befinden sich in Kapitel 5.1.1.

Barrierefreheit

Barrierefreiheit für Redakteure

In dieser halbtägigen Schulung sollen die Teilnehmer mit der Thematik Barrierefreiheit vertraut gemacht werden und lernen, was sie mit ihrer täglichen Arbeit beitragen können, um den Internet-Auftritt der eigenen Behörde barrierefrei zu gestalten. Den Teilnehmern werden noch einmal die Erfassungsmasken erläutert, jedoch nur dahingehend, dass die Elemente, die Barrierefreiheit betreffen (z.B. Alternativer Text) Berücksichtigung finden. Darüber hinaus wird den Teilnehmern an praktischen Beispielen erläutert, wie diese Felder auszufüllen sind. Um dies zu untermauern werden Best- und Worst-Practice-Beispiele gegeben.

Ziele des Schulungsblocks

Ziel ist es, das Thema Barrierefreiheit zu einer Selbstverständlichkeit gemacht zu haben – weil alle Teilnehmer gelernt haben, wie sie zur Barrierefreiheit betragen können (in Zusammenarbeit mit der Arbeit der Entwickler).

Dauer des Schulungsblocks

Diese Schulungseinheit sollte die Dauer eines halben Tages nicht überschreiten.

Hinweise

• Dieser Schulungsblock setzt Kenntnisse im Bedienen des Systems CoreMedia voraus. Ein vorangehender Besuch der Projektschulungen ist zu empfehlen.
• Dieser Schulungsblock kann im Rahmen des Coachings durchgeführt werden.

Projektschulungen

Die Gruppe der D&Q Master vereinigt verschiedene Rollen in sich: Chef Redakteure, Qualitätsbeauftragte und Redakteure. Generell gilt, dass die gesamte Gruppe der D&Q Master gemeinsam geschult werden kann, wobei bei der Einteilung der Gruppen auf eine homogene Zusammensetzung zu achten ist: Dies erleichtert die Schulung und ermöglicht dem Trainer, detailliert auf die einzelnen Teilnehmer und deren Fragen und Bedürfnisse einzugehen.

D&Q Master nehmen im CMS und bei der Erstellung von Inhalten verschiedene Aufgabenbereiche wahr, sodass hier verschiedene Schulungsblöcke identifiziert werden können. Da die Zusammensetzung der Gruppen homogen sein soll, kann nach Bedarf der eine oder andere Block weggelassen oder mehr oder weniger intensiv behandelt werden. Dies wird anhand der beiden Zielgruppen und deren Rollen in Kapitel 4.4 beschrieben.

Die Beschreibung der folgenden Schulungsblöcke geht davon aus, dass diese Zielgruppe keine CoreMedia-Schulung besucht. Sollte dies der Fall sein, muss dieses vom Trainer beim Erstellen der Schulungsunterlagen und der Aufbereitung und Gestaltung der Schulungsinhalte berücksichtigt werden.

Schulungsblock „CoreMedia allgemein“

In diesem Schulungsblock wird das Content Management System CoreMedia erläutert, jedoch wird weitgehend auf technische Details und Besonderheiten verzichtet, da es sich bei den Schulungsteilnehmern um D&Q Master handelt.

Inhalte des Schulungsblocks

• Erläuterung der CoreMedia-Grundbegriffe
• Erklärung der Bedienoberfläche (Buttons, Funktionen etc.)
• Erklärung der spezifischen Navigations- und Ordnerstruktur (was wird wo gemacht, welche Rolle arbeitet wo, etc.)
• Aufzeigen der Editor-Konfigurationen der einzelnen Rollen (z.B. A sieht andere Dokument-Typen als B und C hat andere Workflows als D)
• „Vertrautmachen“ mit dem ggf. neuen Layout
• Erstes Üben im CMS

Ziele des Schulungsblocks

Am Ende dieses Schulungsblocks können alle Teilnehmer innerhalb von CoreMedia navigieren und finden sich – grob und mit Unterstützung des Trainers - zurecht. Darüber hinaus kennen sie schon einige der Symbole und Funktionen der CoreMedia-Oberfläche.

Schulungsblock „Beiträge erstellen“

Dieser Schulungsblock umfasst die Kernaufgabe der Redakteure: das Erstellen von Inhalten für den Inter-, Intra- oder Extranet-Auftritt.

Inhalte des Schulungsblocks

• Erläuterung aller eingesetzten Dokument-Typen (ausgehend vom Preview wird die Erfassungsmaske erläutert); Hinweis: Welche Dokument-Typen für die jeweilige Schulungsgruppe wichtig sind, ist von den Aufgaben der einzelnen Teilnehmer abhängig. Sonderfälle können ggf. auch in Übungsblöcken einzelnen Teilnehmern im Einzel- oder Kleingruppengespräch erläutert werden.
• Anlegen, Ausfüllen, Speichern und Ansehen (Preview) der verschiedenen Dokument-Typen
• Erläuterung weiterer Elemente der Bedienoberfläche, die auf das Erstellen von Beiträgen bezogen sind

Ziele des Schulungsblocks

Am Ende dieses Schulungsblocks hat jeder Teilnehmer im Optimalfall jeden Dokument-Typ einmal erstellt – jeder kennt also die Dokument-Typen, mit denen er im Alltag arbeiten muss. Alle Inhalte sind über den Preview innerhalb von CoreMedia zugreifbar, aber nicht auf der Live-Site.

Hinweis

• Das Erklären von Workflows sollte in diesem Block vermieden werden.

Schulungsblock „Arbeiten mit Workflows“

Dieser Teil der Schulung ist der für die Benutzer wohl „spannendste“, denn hier kann der Schulungsteilnehmer seine eigenen Inhalte auf der Live-Site betrachten. Das Ansehen der Live-Site ist wichtig, um den Schulungsteilnehmern so eine eigene Erfolgskontrolle ihrer Arbeit zu ermöglichen.

Inhalte des Schulungsblocks

• Erläuterung der Workflows (allgemein, abstrakt): Grundbegriffe, wofür verwendet etc.
• Erläuterung eingesetzter Workflows beginnend mit dem Einfachsten (Hier empfiehlt sich erst eine Darstellung ohne das System (z.B. Entwicklung des Workflows am White Board). Welche Workflows in welcher Form erläutert und v.a. auch durchgespielt werden hängt stark von der Zusammensetzung der Gruppe und ihrer Aufgaben beim Erstellen von Inhalten für das Inter-, Intra- oder Extranet ab. Entsprechend sollten die Übungen gestaltet werden.)

Ziele des Schulungsblocks

Ziel ist es, die Schulungsteilnehmer entsprechend ihren Rollen in die Lage zu versetzen, mit den mandanten-spezifischen Workflows zu arbeiten. Dies inkludiert neben dem Starten und Vervollständigen von Workflows auch das Freigeben und Publizieren bzw. Depublizieren von Beiträgen.

Schulungsblock „Anwendungsszenarien“

Innerhalb von diesem Schulungsblock wird den Schulungs-Teilnehmern der wohl wichtigste Teil vermittelt: Wie wird der spezifische Dokument-Typ „A“ erstellt und ins Netz publiziert, und wie kann er mit Dokument-Typ „B“ verbunden werden.

Die konkreten Szenarien müssen in den entsprechenden Schulungsfolien herausgearbeitet werden. Dies kann dann wie folgt aussehen: Auf einer Seite des Mandanten werden News veröffentlicht. Eine News setzt sich aus Text und einem Bild zusammen. Sowohl die News an sich als auch das Bild sind eigenständige Dokument-Typen, wobei die News das Bild referenziert. Ein Bild muss also erst als eigenes Element angelegt werden, bevor es verlinkt werden kann. Dann wird die News angelegt, die in dem entsprechenden Feld dann das Bild verlinkt, welches dann mit angezeigt wird. In einem Anwendungsszenario wird dann also geübt, wie die einzelnen Schritte auszuführen sind, wann Workflows greifen etc. Ein ständig wiederkehrender Arbeitsablauf wird so eingeübt.

Inhalte des Schulungsblocks

• Typische Anwendungsszenarien des Redaktionsalltags (mandantenspezifisch)
• Zu schulende Anwendungsszenarien sind auf die Teilnehmergruppe individuell abzustimmen

Ziel des Schulungsblocks

Am Endes dieses Schulungsblocks können die Anwender die das System bedienen und wissen, wie sie verschiedene Aufgabe ihres Redaktionsalltags bewältigen.

Hinweise

• Anzahl und der Umfang der Anwendungsszenarien müssen vor jeder Schulung abgestimmt werden. Dazu ist eine enge Zusammenarbeit von Trainer und z.B. einem Key-User des Mandanten von entscheidender Bedeutung.
• Dieser Schulungsblock muss entsprechend der Qualifikation der Schulungsteilnehmer mehr oder weniger intensiv durchgeführt werden.
• Die Inhalte dieses Blocks können von Schulungsgruppe zu Schulungsgruppe variieren - auch beim selben Mandanten.

Schulungsblock „Coaching“

Dieser Block findet nicht mehr in der initialen Schulung statt, sondern umfasst eine intensive Vor-Ort-Betreuung während des Live-Gangs. Vorgesehen ist, dass ein Trainer oder Key-User als Ansprechpartner für seine Kollegen fungiert und diese bei der Arbeit unterstützt. Um diese Aufgabe so effizient wie möglich zu gestalten, empfiehlt sich, bereits während der nach den Schulungen einsetzenden Migrationsphase mit dem Coaching zu beginnen und dieses bis zu einem individuell zu bestimmenden Zeitpunkt nach Live-Gang fortzuführen.

Hinweise für das Migrationskonzept

Bestandteil der Migration sollte eine zweigleisige Beitragserfassung sein. Dies bedeutet, dass in dieser Phase die Beiträge im alten und im neuen System parallel erfasst werden. Diese Zweigeleisigkeit findet betreut statt, sodass eine Großteil von Fragen und Hilfestellungen schon in dieser Phase abgefangen werden kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass auf diese Weise schon die aktuellen Inhalte im neuen Auftritt zur Verfügung stehen.

Die Betreuung findet mit dem Live-Gang dann weiterhin statt.

Inhalte des Coachings

• Auffrischung der Schulungsinhalte durch echte Arbeit am System
• Beantworten von Fragen, Hilfe bei Problemen
• Vertiefung von immer wiederkehrenden Arbeitsschritten (Optimierung der Anwendungsszenarien)
• Förderung der Akzeptanz des neuen CMS durch leicht verständliche Hilfe – am Besten von eigenen Kollegen
• Arbeiten mit allen Dokument-Typen (ggf. mit Beispielinhalten anstelle von echten)

Ziele des Coachings

Am Ende dieser Phase können die Teilnehmer neben dem Tagesgeschäft auch eigene Lösungswege gehen, wenn ein Fehler aufgetaucht ist und ggf. auch schon die Einarbeitung für neue Kollegen (vgl. auch Kapitel 9.1, 9.2 und 9.3) übernehmen.

Details: Schulungsaufbau für die einzelnen Rollen

Redakteure (Document Master)

Redakteure erstellen entweder regelmäßig oder nur mit ausgewählten Dokument-Typen Beiträge. Daher sollte eine eigenständige Schulung für diese Benutzergruppe konzeptioniert und durchgeführt werden. Der Zeitaufwand für die Schulung muss zu dem normalen Zeitaufwand während der Arbeit im Verhältnis stehen. Wichtig ist auch hier die homogene Zusammensetzung der Gruppe, d.h. es sollten die Redakteure gemeinsam geschult werden, die vergleichbare Aufgaben haben, damit der Trainer gezielt auf die individuellen Bedürfnisse eingehen und so eine optimale Betreuung gewährleisten kann.

Diese Zielgruppe erhält folgende Schulungsblöcke:

1. „CoreMedia allgemein“
2. „Anwendungsszenarien“
3. „Coaching“

Auf einzelne Beschreibungen von Dokument-Typen und Workflows kann verzichtet werden, da Redakteure in erster Linie feste Abläufe haben, innerhalb derer sie ihre Inhalte erfassen und veröffentlichen. Die Schulungsteilnehmer werden also mit genau den Inhalten vertraut gemacht, die sie auch in ihrem Arbeitsalltag benötigen. Der Trainer ist innerhalb dieser Gruppen angehalten, intensiv auf die individuellen Bedürfnisse einzugehen.

Während des Coachings können die Teilnehmer dann ihre in der Schulung erworbenen Kenntnisse noch einmal intensiv betreut vertiefen.

Wichtig: Die Kernaufgabe der Document Master besteht im erstellen von Beiträgen, jedoch wird dies nicht als Schulungsblock ausgewiesen. Die Begründung ist darin zu suchen, dass die Schulung dieser Gruppe auf einen halben Tag beschränkt ist und deshalb mehr Wert auf das Einüben der Arbeitsabläufe. Dies beinhaltet neben der reinen Beschreibung der Erfassungsmaske also auch das direkte Arbeiten in einem konkreten Szenarium.

Schulungsdauer

Die Schulungsdauer für diese Zielgruppe soll einen halben Tag nicht überschreiten. Die Dauer des Coachings ist davon losgelöst. Der halbe Tag schließt die Blöcke 1 und 2 ein. Für die Dauer des Coachings s.u.

Chef Redakteure und Qualitätsbeauftragte (Quality Master)

Dieses Kapitel erläutert detailliert, welche Schulungsblöcke für Chef Redakteure und Qualitätsbeauftragte durchgeführt werden sollen. Sofern es Redakteure gibt, die häufiger Beiträge erstellen, können diese ebenfalls an dieser Schulung teilnehmen. Die Rechte der einzelnen Rollen sind in Kapitel 2 beschrieben.

Zu den Hauptaufgaben von Chef Redakteuren und Qualitätsbeauftragten gehören die im Folgenden aufgeführten:

• Erstellen bzw. Bearbeiten von Inhalten,
• Freigeben und spätere Publikation bzw. auch Depublikation der Inhalte sowie
• Recherche nach Beiträgen.

Diese alltäglichen Arbeitsschritte müssen während der Schulung eingeübt werden. Doch benötigt besonders diese Gruppe ein tieferes Know-how, um selbstständig arbeiten zu können. Aus diesem Grund sollten die D&Q Master folgende Schulungsblöcke erhalten:

1. „CoreMedia allgemein“
2. „Inhalte erstellen“
3. „Arbeiten mit Workflows“
4. „Anwendungsszenarien“
5. „Coaching“

Schulungsdauer

Die Schulungsdauer für diese Zielgruppe soll einen Tag nicht überschreiten. Die Dauer des Coachings ist davon losgelöst. Dies gilt für die Blöcke 1-4. Das Coaching (Block 5) umfasst zwei Wochen.

Übersicht über die Kerninhalte der Schulungsblöcke aufgeteilt nach Rollen

Die Kerninhalte der einzelnen Blöcke hängen von der Gruppenzusammensetzung ab, d.h. die Inhalte können variieren. Die unten stehende Tabelle zeigt auf, für welche Rollen welche Kerninhalte der Schulungsblöcke besonders wichtig sind. Dieses richtet sich nach den in Kapitel 2 angegebenen Rechten der einzelnen Rollen. In der Tabelle wird nicht berücksichtigt, dass eine Person auch zwei Rollen innerhalb einer Redaktion einnehmen kann.

Quality Master

Rollen	Schulungsblöcke	Kerninhalte
Chef Redakteur	CoreMedia allgemein	Beschreibung des Systems, Grundbegriffe, keine Technik
	Beiträge erstellen	Vorstellen sämtlicher Dokument-Typen (das Anlegen und Bearbeiten kann aufgrund der vergebenen Rechte vernachlässigt werden)
	Arbeiten mit Workflows	Besonderer Wert wird auf den Publikations- und Depublikationsvorgang gelegt (Theorie)
	Anwendungsszenarien	Szenarien, innerhalb derer publiziert und depubliziert wird (Übung der zuvor theoretisch beschrieben Workflows)
	Coaching	Intensives Coaching schon bei der Migration
	Barrierefreiheit für Redakteure	Was muss beim Texten beachtet werden? Welche System-Unterstützung gibt es?
Qualitätsbeauftragter	CoreMedia allgemein	Beschreibung des Systems, Grundbegriffe, keine Technik
	Beiträge erstellen	Vorstellen sämtlicher Dokument-Typen (Übungen umfassen nur einige Dokument-Typen, andere werden bei Anwendungsszenarien abgedeckt)
	Arbeiten mit Workflows	Wichtig ist hier der Sonderblock: Freigeben von Beiträgen
	Anwendungsszenarien	Einige typische Szenarien, um die noch nicht behandelten Dokument-Typen inkl. dazugehöriger Workflows abzudecken
	Coaching	Intensives Coaching schon bei der Migration
	Barrierefreiheit für Redakteure	Was muss beim Texten beachtet werden? Welche System-Unterstützung gibt es?

Document Master

Rollen	Schulungsblöcke	Kerninhalte
Redakteur	CoreMedia allgemein	Grundbegriffe, Trennung von Produktions- und Live-System
	Anwendungsszenarien	Üben der Szenarien, die die jeweiligen Teilnehmer benötigen, ggf. Übung in Kleingruppen und Inhalte von Gruppe zu Gruppe variierend
	Coaching	Intensives Coaching schon bei der Migration
	Barrierefreiheit für Redakteure	Was muss beim Texten beachtet werden? Welche System-Unterstützung gibt es?