Version: GSB 7Standard-Workflows

Im Allgemeinen dienen Workflows zur Verwaltung und zur Kontrolle von Vorgängen. Ihre Hauptaufgabe liegt in der Steuerung des Ablaufs der einzelnen Arbeitsschritte und der Koordination der Nutzer. Ein Workflow bzw. ein Workflow-Template beschreibt eine Schablone für den Veröffentlichungsprozess. Eine konkrete Ausprägung dieser Schablone wird „Job“ genannt. Beim GSB ermöglichen Workflows einen automatisierten Ablauf der Publikations- und ebenso umgekehrt der Depublikationsprozesse.

Der Einsatz von Workflows zur Bearbeitung der Beiträge verspricht mehrere Vorteile:

• • Erhöhung der Transparenz beim Veröffentlichungsprozess,
  • Reduktion der Aufgabenkomplexität und der Bearbeitungszeit durch Verringerung, Parallelisierung und Automatisierung der Arbeitsschritte und
  • Erhöhung der Sicherheit durch Reduktion der Fehleranfälligkeit und klare Verteilung der Verantwortlichkeiten.

Bedingt durch die Automatisierung unproduktiver Arbeiten steht dem Redakteur für die kreativen Tätigkeiten mehr Zeit zur Verfügung, die er in eine bessere Qualität seiner Arbeitsergebnisse investieren kann. Die automatische Steuerung von Arbeitsschritten führt zu einer Fehlerreduktion bei der Vorgangsbearbeitung und letztendlich zu einer kompletten und einheitlichen Bearbeitung von Vorgängen.

Der GSB liefert „technische Default-Workflows“, die auf Basis der „Default-Gruppen“ definiert sind. Die Implementationen dieser Workflows sind für alle Mandanten identisch. Um die Wünsche eines Mandanten berücksichtigen zu können, können die Workflows mit mandantenspezifischen Konfigurationen parametrisiert werden. Somit sind zentrale Anpassungen und Korrekturen der Workflows einfach möglich, indem lediglich die einmalig zentral vorliegenden Workflow-Definitionen und nicht alle Workflows innerhalb der einzelnen Mandanten modifiziert werden müssen.

Folgende Workflows stehen zur Verfügung:

• 2-Augen-Workflow
• 4-Augen-Workflow
• 6-Augen-Workflow
• Depublish-Workflow (2, 4, 6 Augen)

(Depublizieren mit Qualitätssicherung)

• Auto Publish-Workflow (4 und 6 Augen)

(Automatisches Publizieren mit Qualitätssicherung)

• Auto Depublish-Workflow (4 und 6 Augen)

(Automatisches Depublizieren mit Qualitätssicherung)

• Newsletter erzeugen
• Newsletter freigeben und publizieren
• Auto-Revisit-Workflow
• Linkcheck-Workflow

Dokumente: Rollen und Rechte

Rechte kennzeichnen, welche Aktionen ein Benutzer im CMS durchführen kann bzw. darf. Der GSB stellt für Dokumente und Ordner innerhalb des CMS folgende Rechte zur Verfügung:

• Lesen von Dokumenten (Text, Audio, Video, Bilder). Das Leserecht (genereller Zugriff auf Dokumente) ist Voraussetzung für alle anderen Rechte
• Bearbeiten von Dokumenten
• Löschen von Dokumenten aus dem CMS (endgültiges Entfernen)
• Abnahme von Dokumenten
• Publizieren von Dokumenten (impliziert auch das Löschen von Dokumenten aus dem Web)
• Benutzer verwalten (anlegen, löschen, einzelne Benutzer anderen Benutzergruppen/Benutzerrollen zuordnen)
• Benutzerrechte vergeben (auf Basis existierender Benutzer)
• Sitestruktur verwalten (Root-Ordner anlegen, verschieben und verändern)

Eine Benutzerrolle ist eine Kombination von Benutzerrechten, die zur Vereinfachung der Rechtverwaltung definiert wird. Jede Rolle erhält eine Anzahl von Rechten.

In der Basiskomponente stehen die folgenden Standardrollen zur Verfügung:

• Redakteur
• Chef-Redakteur
• Qualitätsbeauftragter
• Content Manager
• Site Manager
• Administrator

In der folgenden Tabelle wird eine Übersicht über die Zuordnung von Rechten zu den Standardrollen dargestellt.

Rechte	Chef Redakteur	Qualitäts- beauftragter	Re- dakteur	Content Manager	Site Manager	Admin.
Lesen	X	X	X	X	X	X
Bearbeiten			X	X
Löschen aus dem CMS				X
Abnehmen	X	X
(De-) Publizieren	X
Benutzer verwalten						X
Rollen/Rechte vergeben						X
Site-Struktur verwalten					X

Ziel der Zuordnung von Rollen und Rechte ist es, ein Regelwerk von Berechtigungen zu schaffen und deren effektive Zuordnung an Benutzer bzw. Rollen zu ermöglichen. Am Ende sollte klar sein, wer im redaktionellen Prozess welche Aufgaben übernehmen darf und wer für welche Aufgaben zuständig ist.

Workflows: Rechte

Ähnlich wie bei Dokumenten innerhalb des CMS, gibt es auch bei Workflows verschiedene Rechte, die entsprechenden Rollen zugeordnet werden können. CoreMedia sieht innerhalb von Workflows folgende Rechte vor:

• compose (erstellen),
• approve (freigeben) und
• publish (publizieren).

Diese drei Rechte werden direkt auf die drei Standard-Rollen eines Workflows abgebildet. Die Rollen-Namen orientieren sich an den mit den Rollen verbundenen Rechten:

• Composer-Rolle
• Approver-Rolle
• Publisher-Rolle

Da innerhalb des CMS Beiträge zunächst auch ohne Workflows bearbeitet und publiziert werden können, ist es theoretisch möglich, die Workflow-Rollen unabhängig von der Redaktionsrollen bzw. -gruppen zu definieren. Da sich die mit den jeweiligen Workflow-Rollen bzw. Redaktionsrollen verknüpften Rechte aber überschneiden bzw. diese bei manchen Schritten auch zwingend vorausgesetzt werden, ist es empfehlenswert, die Workflow-Rollen übereinstimmend mit den Benutzerrollen/-gruppen innerhalb einer Redaktion zu definieren (vgl. folgende Tabelle).

Rechte: Workflows/ Dokumente	compose	approve	publish
Lesen	X	X	X
Bearbeiten	X
Löschen aus dem CMS
Abnehmen		X
Publizieren u. Depublizieren			X

2-Augen-Workflow oder Notfall-Workflow

Der 2-Augen-Workflow ist ein einstufiger Prozess, bei dem die Erstellung bzw. Pflege eines Beitrags von der gleichen Person ausgeführt wird, welche die Qualitätskontrolle durchführt. Die folgende Abbildung stellt die zentrale Arbeitsstufe des 2-Augen-Workflows grafisch dar.

Im GSB haben Redakteure die Möglichkeit, neue Dokumente zu erstellen bzw. zu überarbeiten, Qualitätsbeauftragte können neu erstellte bzw. überarbeitete Dokumente freigeben und Chef Redakteure können diese Dokumente veröffentlich. Innerhalb des 2-Augen-Workflows sollen Bearbeitung, Freigabe und Publikation von einer Person durchgeführt werden, sodass hier davon ausgegangen wird, dass die berechtigten Personen sowohl die Rolle eines Redakteurs, eines Qualitätsbeauftragte als auch eines Chef Redakteurs innehaben.

Die drei Standard-Rollen eines Workflows können beim 2-Augen-Workflow einer Redaktion daher beispielsweise wie folgt auf die GSB-Standardrollen abgebildet werden:

• Composer-Rolle: Chef Redakteure
• Approver-Rolle: Chef Redakteure
• Publisher-Rolle: Chef Redakteure

Hinweis

Bei den folgenden Beschreibungen dieses Abschnitts wird zur Vereinfachung davon ausgegangen, dass ein Bearbeiter sowohl die Rolle eines Redakteurs, eines Qualitätsbeauftragten als auch die Rolle eines Chef Redakteurs innehat.

Ablauf

Der Bearbeiter hat entweder ein neues Dokument erstellt oder ein bestehendes Dokument überarbeitet. Dieses muss nun abgenommen und publiziert werden, um für die Benutzer im Internet zur Verfügung zu stehen. Um dies zu erreichen, muss der Redakteur folgende Schritte durchführen:

• Initial muss der Redakteur einen Workflow starten, indem er eines der zu veröffentlichenden Dokumente inkludiert.
• Der Redakteur hat nun den soeben gestarteten Workflow als Job in seiner eigenen ToDo-Liste und kann diesen Workflow nun vervollständigen, sofern mehrere Dokumente veröffentlicht werden sollen/müssen.
• Vor der Freigabe und Veröffentlichung eines Beitrags überprüft der Bearbeiter die Dokumente. Falls die Dokumente keinerlei Qualitätsmängel aufweisen, gibt er diese frei und publiziert sie direkt.

4-Augen-Workflow

Der 4-Augen-Workflow ist ein zweistufiger Prozess, bei dem die Erstellung bzw. Pflege eines Beitrags von der Qualitätskontrolle getrennt durchgeführt wird. Dieses Prinzip ist personen-gebunden und basiert nicht nur auf der Zuordnung zu zwei unterschiedlichen Rollen, sondern berücksichtigt auch die personelle Besetzung, d.h. derjenige, der einen Workflow startet, darf die darin inkludierten Dokumente nicht freigeben und/oder publizieren.

Etwas formaler ausgedrückt bedeutet dies, dass Redakteur A, der die Composer-Rolle und die Approver-Rolle innehat, nicht beide Schritte innerhalb desselben Workflows ausführen kann und darf, sondern in der Approver-Rolle immer ein Redakteur B zum Tragen kommt.

Im GSB haben Chef Redakteure die Möglichkeit, neu erstellte bzw. überarbeitete Dokumente freizugeben und zu veröffentlichen. Die drei Standard-Rollen eines Workflows können beim 4-Augen-Workflow einer Redaktion daher beispielsweise wie folgt auf die GSB-Standardrollen abgebildet werden.

• Composer-Rolle: Redakteur
• Approver-Rolle: Chef Redakteur
• Publisher-Rolle: Chef Redakteur

Hinweis

Die folgende Abbildung stellt die beiden zentralen Arbeitsstufen des 4-Augen-Workflows grafisch dar. Als redaktionelle Rollen sind ein Redakteur und ein Chef Redakteur in diesen Workflow involviert.

In den beiden folgenden Abschnitten wird der Ablauf eines 4-Augen-Workflow zunächst aus Sicht eines Redakteurs und anschließend aus Sicht eines Chef Redakteurs ausführlich beschrieben.

Ablauf aus Sicht eines Redakteurs

Innerhalb des 4-Augen-Workflows muss der Redakteur folgende Schritte ausführen:

Schritt 1: Workflow starten und Job vervollständigen

Der Redakteur hat entweder ein neues Dokument erstellt oder ein bestehendes Dokument überarbeitet. Dieses muss nun abgenommen und publiziert werden, um für die Benutzer im Internet zur Verfügung zu stehen. Um dies zu erreichen, muss der Redakteur zuerst zwei Schritte, maximal drei, durchführen.

1. Als erstes muss der Redakteur einen Workflow starten, indem er eines der zu veröffentlichenden Dokumente inkludiert.
2. Der Redakteur hat nun den soeben gestarteten Workflow als Job in seiner eigenen ToDo-Liste und kann diesen Workflow nun
   1. vervollständigen, sofern mehrere Dokumente veröffentlicht werden sollen
   2. direkt an den Chef Redakteur weiterleiten. Der Chef Redakteur wird vom System automatisch gesetzt, d.h. der Job wird der Gruppe der Chef Redakteure zugestellt.

Die weiteren Arbeitsschritte des Chef Redakteurs werden im nachfolgenden Abschnitt detailliert beschrieben. Aus Sicht des Redakteurs sieht der weitere Verlauf wie folgt aus: Der zuständige Chef Redakteur überprüft die Dokumente auf Qualitätsmängel. Falls der Chef Redakteur keine Mängel findet, werden die Dokumente freigegeben und veröffentlicht. Falls der Chef Redakteur jedoch qualitative Mängel findet, kann er die Veröffentlichung verweigern und den Redakteur um eine Überarbeitung der Dokumente bitten. Diesmal erhält der Redakteur eine Meldung mit der entsprechenden Bitte, die Dokumente zu überarbeiten. Der Redakteur überarbeitet die Dokumente und setzt den Workflow mit dem Weiterleiten an den Chef Redakteur fort.

Ablauf aus Sicht eines Chef Redakteurs

Der Chef Redakteur wird über den Eingang eines neuen Jobs informiert. Sodann muss er die unten detailliert beschriebenen zwei Schritte ausführen.

Schritt 2: Qualitätssicherung durchführen

1. Job annehmen: Der Chef Redakteur erhält von CoreMedia eine Nachricht, dass er Dokumente freigeben und veröffentlichen soll. Um diese Schritte auszuführen muss er den Job annehmen
2. Qualitätssicherung durchführen: Vor der Freigabe und Veröffentlichung der Dokumente überprüft der zuständige Chef Redakteur diese Dokumente. Hierbei können sich prinzipiell zwei unterschiedliche Resultate ergeben:
   1. Die Dokumente weisen keinerlei Qualitätsmängel auf. Daraufhin gibt der Chef Redakteur die Dokumente frei und publiziert diese direkt.
   2. Der Chef Redakteur findet bei der Qualitätssicherung noch Mängel. Deshalb sendet der Chef Redakteur die Dokumente an den Redakteur zur Überarbeitung zurück. Der Redakteur erhält von CoreMedia eine Nachricht über den (wieder) vorliegenden Job. Nach der Überarbeitung erhält der Chef Redakteur den Job dann erneut und entscheidet über die Veröffentlichung der Dokumente.

6-Augen-Workflow

Der 6-Augen-Workflow unterscheidet sich nur im zweiten Teil vom oben beschriebenen 4-Augen-Workflow, d.h. die Schritte Freigabe und Veröffentlichung werden von zwei unterschiedlichen Rollen übernommen.

Die drei Standard-Rollen eines Workflows können beim 6-Augen-Workflow einer Redaktion beispielsweise wie folgt auf die GSB-Standardrollen abgebildet werden.

• Composer-Rolle: Redakteur
• Approver-Rolle: Qualitätsbeauftragter
• Publisher-Rolle: Chef Redakteur

Diese Aufteilung bedeutet, dass ein Qualitätsbeauftragter für die Freigabe und ein Chef Redakteur für die Veröffentlichung verantwortlich ist. Die folgende Abbildung stellt die beiden zentralen Arbeitsstufen des Standard-Workflows grafisch dar.

Ablauf aus Sicht eines Redakteurs

Die Arbeitsschritte des Redakteurs sind mit den Arbeitsschritten des 4-Augen-Workflows identisch. Daher wird an dieser Stelle auf eine detaillierte Beschreibung der Arbeitsschritte verzichtet.

Ablauf aus Sicht eines Qualitätsbeauftragten

Innerhalb des 6-Augen-Workflows übernimmt der Qualitätsbeauftragte nur die Freigabe eines Beitrags. Er wird von CoreMedia über den Eingang eines neuen Jobs informiert. Danach muss er die unten detailliert beschriebenen zwei Schritte ausführen.

1. Job annehmen: Der Qualitätsbeauftragte erhält von CoreMedia eine Nachricht, dass er Dokumente freigeben soll. Um diesen Schritt auszuführen, muss er den Job annehmen.
2. Qualitätssicherung durchführen: Vor der Freigabe der Dokumente überprüft der Qualitätsbeauftragte den Beitrag. Hierbei können sich prinzipiell zwei unterschiedliche Resultate ergeben:

• Die Dokumente weisen keinerlei Qualitätsmängel auf. Daraufhin gibt der Qualitätsbeauftragte die Dokumente frei und leitet diese systemgestützt an den Chef Redakteur weiter.
• Der Qualitätsbeauftragte findet bei der Qualitätssicherung noch Mängel. Deshalb sendet er die Dokumente an den Redakteur zur Überarbeitung zurück. Der Redakteur erhält von CoreMedia über den neuen Job. Nach erfolgreicher Überarbeitung erhält der Qualitätsbeauftragte den Job dann erneut und entscheidet erneut über die Freigabe der Dokumente.

Ablauf aus Sicht eines Chef Redakteurs

Innerhalb des 6-Augen-Workflows übernimmt der Chef-Redakteur nur die Publikation der Dokumente. Er wird von CoreMedia über den Eingang eines neuen Jobs informiert. Anschließend muss er die unten beschriebenen Schritte ausführen:

1. Job annehmen: Der Chef Redakteur erhält eine Nachricht, dass er Dokumente publizieren soll. Um diesen Schritt auszuführen, muss er den Job annehmen.
2. Publikation ausführen: Vor der Publikation der Dokumente wurden die Dokumente bereits freigegeben, sodass der Chef Redakteur jetzt noch die Publikation durchführen muss. Hierbei können sich prinzipiell zwei unterschiedliche Situationen ergeben:

• Die Dokumente weisen keinerlei Mängel auf. Daraufhin gibt der Chef Redakteur die Dokumente zur Publikation frei.