Zielgruppe Site AdminVersion: GSB10.1Externe Benutzer

Externe Benutzer können externen Gruppen zugeordnet werden, um so Zugriffsrechte auf geschützte Ordner zu erhalten.

Wenn ein externer Benutzer ein Dokument aus einem geschützten Zugriffsbereich auf der Website lesen soll, muss er die entsprechende Berechtigung besitzen, d.h. der externe Benutzer muss Mitglied einer externen Gruppe sein, die für diesen geschützten Zugriffsbereich eine entsprechende Regel enthält.

Um zur Verwaltung der externen Benutzer zu gelangen, klicken Sie im Navigationsbereich auf den Menüeintrag  Externe Benutzer. Anschließend öffnet sich die Seite Externe Benutzer, wobei die Seite 'Alle Benutzer' als Standardansicht unmittelbar dargestellt wird (siehe Abbildung 24). Die zur Verwaltung der externen Benutzer zur Verfügung stehenden Aktivitäten werden im Kopfbereich der Seite als Menüpunkte angezeigt:

• Benutzer suchen
• Gruppenzuordnung
• Stammdaten
• archivierte Benutzer

Die Bearbeitung dieser Menüpunkte erfolgt im Wesentlichen wie die Bearbeitung der internen Benutzer -> siehe dazu xxxx <link zum Artikel Adminportal, Benutzeradmin> xxxx so dass im Folgenden lediglich Unterschiede bzw. Erweiterungen erläutert werden.

Benutzer suchen

Unterhalb des Menüpunkts 'Benutzer suchen' existieren die beiden Sichten Alle Benutzer und freizugebende Benutzer. Diese Sichten werden im Folgenden beschrieben.

Alle Benutzer

Die Ansicht bietet einen tabellarischen Überblick über alle externen Benutzer, wobei die angezeigten Benutzer nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert und sortiert werden können. Neben den Text-basierten Filtern bspw. für Benutzerkennung, Vorname und Nachname können die Benutzer anhand der ihnen zugeordneten Gruppen gefiltert werden. Außerdem kann auch der Gruppenzuordnungsstatus in die Filterung eingehen. Der Filter für den Gruppenzuordnungsstatus ist im Kopfbereich des Portlets integriert (vgl. Abbildung 24). 

Standardmäßig werden Benutzer mit beliebigen Gruppenzuordnungsstatus in der Liste angezeigt, weshalb zunächst alle Zuordnungsstatus markiert sind. Deaktivieren Sie die Checkbox vor einem bestimmten Status, um Benutzer, die ausschließlich eine Gruppenzuordnung in diesem Status besitzen, aus der Menge der dargestellten Benutzer zu entfernen. 

Über die Schaltfläche 'Spaltenauswahl' ist es außerdem möglich, weitere Eigenschaften der Benutzer (z.B. E-Mail-Adresse) in der Tabelle anzuzeigen.

Abbildung 24: Verwaltung externer Benutzer

Freizugebende Benutzer

Die Sicht freizugebende Benutzer (vergleiche Abbildung 25) zeigt alle Benutzer, für die eine Gruppenzuordnung zu einer bestimmten Gruppe vorliegt, die sich im Status 'bestätigt' befindet. Aus dieser Ansicht kann eine Gruppenzuordnung unmittelbar in den Zustand 'aktiv' oder 'inaktiv' versetzt werden, wozu die Schaltflächen am rechten Tabellenrand zur Verfügung stehen. Die angezeigten Benutzer können nach unterschiedlichen Kriterien, u.a. Vorname und Nachname oder nach der freizugebenden Gruppe gefiltert werden. Über die Schaltfläche 'Spaltenauswahl' können weitere Eigenschaften des Benutzers in der Tabelle angezeigt werden.

Abbildung 25: Freizugebende Benutzer

Es stehen die folgenden Aktionen zur Verfügung: 

• Gruppenzuordnung freigeben: Die Zuordnung des Benutzers zu der Gruppe wird unmittelbar in den Zustand 'aktiv' versetzt. Der Benutzer hat im Anschluss hieran unmittelbar Zugriff auf die mit der Gruppe assoziierten geschützten Bereiche.
• Gruppenzuordnung deaktivieren: Die Zuordnung des Benutzer zu der Gruppe wird in den Zustand 'inaktiv' versetzt. Der Benutzer hat dann keinen Zugriff auf die mit der Gruppe assoziierten geschützten Bereiche.

Status der Gruppenzuordnung

Die Bearbeitung der Gruppenzuordnung wird unter xxxx <link zum Artikel Adminportal, Benutzeradmin, Gruppenzuordnung> xxxx ausführlich beschrieben.

Zusätzlich zu den dort beschrieben Bearbeitungsoptionen der internen Benutzer, haben Sie bei externen Benutzern noch die Möglichkeit, den Status der Gruppenzuordnung eines externen Benutzers zu verändern (Abbildung 26), beispielweise um einen aufgrund zu häufiger fehlerhafter Logins gesperrten Benutzer wieder zu aktivieren, oder einen neu registrierten Benutzer 'aktiv' zu schalten.

Abbildung 26: Gruppenzuordnung bei externen Benutzern

Die Tabelle unterhalb von Gruppenzuordnung listet alle Gruppen auf, die dem aktuell ausgewählte Benutzer zugeordnet sind. Neben dem Gruppennamen wird auch der Status der Zuordnung in der Tabelle ausgewiesen. Um den Status einer Gruppenzuordnung zu ändern, ist die Schaltfläche  in der jeweiligen Zeile der Gruppenzuordnung zu betätigen, woraufhin sich der in Abbildung 27 gezeigte Dialog öffnet. In dem Dialog kann der neue Status gewählt und durch Betätigen der Schaltfläche 'Speichern' gespeichert werden.

Abbildung 27: Ändern des Gruppenzuordnungsstatus

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