Zielgruppe Site AdminVersion: GSB10.1Umfragen

Erstellen einer Umfrage

Eine neue Umfrage muss zuerst über den GSB Editor im Content angelegt werden - wird also nicht im Adminportal erstellt!

Dazu wird ein Dokument vom Typ Umfrage an der vorgesehenen Stelle im Content-Baum angelegt. Der Name des Dokuments ist dabei gleichzeitig auch der Name der Umfrage im Adminportal.

Nach dem Anlegen einer Umfrage wird zusätzlich automatisch ein Ordner auf gleicher Ebene angelegt, der dem Namensschema <Umfrage-Name>_Forms entspricht. In diesem Ordner werden die generierten Formularelemente abgelegt, die zur Erfassung von Einträgen auf der Site benötigt werden. Das Erstellen der Formularelemente erfolgt im Adminportal dynamisch in Abhängigkeit des Schemas einer Umfrage über den Button "Preview-Dokumente erstellen" in der Übersichtsseite der Funktion.

Nach der Anmeldung am Adminportal gelangen Sie über den Menüpunkt "Funktionen" zu den Umfragen.

Entfernen einer Umfrage

Um eine Umfrage zu entfernen, muss das Umfrage-Dokument über den GSB Editor im Content gelöscht werden.

Beim Entfernen einer Umfrage verbleiben die erstellen Formularelemente im Content, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass die Formularelemente zur Zeit der Löschung verschoben / umbenannt / ausgeliehen sind.

Einsicht und Konfiguration

Die Bereich „Umfragen“ stellt den Einstiegspunkt in die Umfrageverwaltung dar (vergleiche Abbildung 1). Die Tabelle zeigt eine Übersicht über alle verfügbaren Umfragen und gibt eine kurze Zusammenfassung über die Gesamtanzahl der Umfrageeinträge und die Anzahl der Umfrageeinträge, die aktuell noch nicht freigegeben sind. Zu jeder Umfrage werden die interne ID und der Name der Umfrage ausgegeben. Der Name einer Umfrage, die bislang nur im Content des GSBs angelegt aber noch nicht im Service-Portal konfiguriert wurde, wird mit dem Suffix „(neu)“ ergänzt.

Standardmäßig werden Umfragen als „nicht moderiert“ angelegt. Die Moderationseinstellung kann in der Konfiguration einer Umfrage geändert werden (vergleiche Abbildung 2). Bei einem Wechsel der Moderationseinstellung von „moderiert“ auf „nicht moderiert“ werden alle bis dahin nicht freigegebenen Umfrage-Einträge automatisch vom System freigegeben.

Abbildung 1: Übersicht über alle verfügbaren Umfragen

 Die Schaltflächen am rechten Tabellenrand ermöglichen einen direkten Zugriff auf die Verwaltungsfunktionen (v.l.n.r.):

• Umfrageeinträge freigeben
• Umfrageeinträge suchen
• Einsicht der Statistik
• Einsicht des Ereignisprotokolls

Diese Schaltflächen sind mit Tool-Tipps ausgestattet, die bei einem Mouse-Over einen kurzen Hinweis auf die Funktion der Schaltfläche bieten. Die Schaltfläche „Umfrageeinträge freigeben“ wird ausschließlich für moderierte Umfragen eingeblendet.

Durch die Schaltflächen rechts neben dem Namen einer Umfrage kann in die Konfiguration einer Umfrage gewechselt werden (Stift-Symbol), innerhalb der das Schema der Umfrage definiert (siehe Abbildung 2) und die Moderationseinstellung geändert werden kann.

Die Schaltfläche „Content-Patch erstellen“ (Upload-Symbol) erzeugt einen Content-Patch, der die Dokumente (Labels, etc.) enthält, die zur Darstellung der Umfrage auf der Live-/Preview-Seite erforderlich sind. Der Content-Patch wird anschließend automatisch in den GSB-Content transferiert. Die Dokumente des Content-Paches werden im GSB-Content in einem Unterverzeichnis neben dem Umfrage-Dokument angelegt. Der Name des Unterverzeichnisses wird von einem Zeitstempel abgeleitet, um bereits zuvor angelegte und ggf. bearbeitete Dokumente eines früheren Content-Patches nicht versehentlich zu überschreiben.

Die Abbildung 2 zeigt den Schema-Editor, mit dem eine Umfrage konfiguriert wird. Die Fragen einer Umfrage werden als Datenfelder definiert. Zur Konfiguration einer Frage ist zunächst der gewünschte Typ der Antwort auszuwählen. Soll bspw. eine Frage mit einer Antwort vom Typ „Einfache Auswahl“ konfiguriert werden, dann ist ein Datenfeld vom Datentyp „Auswahl“ auszuwählen (vergleiche Abbildung 2). In der Konfiguration des Datenfeldes wird unter der Eigenschaft „Beschriftung“ der Fragetext angegeben. Außerdem können, in Abhängigkeit des gewählten Datentyps, weitere Eigenschaften konfiguriert oder Optionen ausgewählt werden. Bspw. werden für den Datentyp „Auswahl“ die verfügbaren Auswahloptionen als Wert-Label-Paare angegeben. Diese Paare definieren die möglichen Optionen, die zur Beantwortung der Frage ausgewählt werden können. Das „Label“ ist hierbei die auf der Seite angezeigte Beschreibung der Option, während unter „Wert“ die Zeichenkette einzugeben ist, die zur technischen Repräsentation der Option (u.a. zur Speicherung in der Datenbank) verwendet wird.

Abbildung 2: Zur Konfiguration von Umfragen angepasster Schema-Editor

Im GSB können zu einer einzelnen Frage mehrere unterschiedliche Antworttypen ausgewählt werden. Ein Beispiel hierfür ist eine Frage, die durch eine Einfach-Auswahl zu beantworten ist (bspw. Auswahl aus einer Gruppe von Radio-Buttons). Als ergänzende Antwortmöglichkeit könnte hierbei die Antwort „Sonstiges“ ausgewählt werden, wobei dann ein zusätzliches Freitextfeld zur alternativen Beantwortung der Frage bereitgestellt wird. Derartige Fragen mit unterschiedlichen Antworttypen (Auswahl, Freitext) können basierend auf der genutzten Liferay-Funktionalität nicht identisch umgesetzt werden. Die einfache Alternative hierzu ist, dass für jeden gewünschten Datentyp ein separates Datenfeld definiert wird, dessen Eigenschaft „Bezeichnung anzeigen“ auf den Wert „nein“ zu stellen ist.

Die Fragen einer Umfrage können unterschiedlichen Seiten zugeordnet werden, um mehrseitige Umfrage zu konfigurieren. Der Schema-Editor für Umfragen wird daher um eine Verwaltung von „Seiten“ erweitert. Die Fragen, die einer Seite im Schema-Editor zugeordnet werden, werden in der GSB-Standardlösung ebenfalls auf einer gemeinsamen Seite dargestellt.

Das bereits in der Verwaltung von Datentabellen existierende Menü-Element „Datenfelder“ wird in ein Akkordeon-Steuerelement eingebettet. Zusätzlich dazu enthält das Akkordeon-Steuerelemente die Seitenverwaltung. Sowohl die Seitenverwaltung als auch die Datenfelder können mit der Schaltflächen (+ bzw. -) des Akkordeons auf- bzw. eingeklappt werden. Das Akkordeon enthält außerdem den Menüpunkt „Einstellungen“ unter dem die Moderationseinstellung der Umfrage eingestellt werden kann.

Die Abbildung 3 zeigt den Schema-Editor mit ausgeklappter Seitenverwaltung. In dieser Ansicht können mit den entsprechend benannten Schaltflächen weitere Seiten hinzugefügt und existierende Seiten gelöscht werden. Eine Seite kann nur dann gelöscht werden, wenn der Seite keine Fragen mehr zugeordnet sind. Außerdem wird in dieser Ansicht zwischen den einzelnen Seiten einer Umfrage gewechselt. Die aktuell ausgewählte Seite wird oberhalb des mittleren Panels angezeigt. Nachdem eine Seite ausgewählt wurde, können die Datenfelder per Drag & Drop auf das mittlere Panel gezogen werden, wodurch die entsprechenden Fragen angelegt werden. Dieser Mechanismus sowie die Konfiguration der Datenfelder entsprechen dem Vorgehen bei der Konfiguration von Datentabellen.

Abbildung 3: Seitenverwaltung im Schema-Editor

Zu einem konfigurierten Datenfeld (d.h. eine Frage) wird in der Umfrage-Verwaltung zusätzlich die Möglichkeit angeboten, das Datenfeld auf eine andere Seite zu verschieben. Dazu ist Schaltfläche „Datenfeld verschieben“  (Pfeil-Icon, neben dem Lösch-Symbol) zu betätigen, woraufhin ein Dialog zur Auswahl der Zielseite geöffnet wird (nicht dargestellt). In diesem Dialog werden in einer Baumstruktur alle verfügbaren Seiten und die bereits auf diesen Seiten platzierten Fragen angezeigt. In dieser Baumstruktur ist der gewünschte Einfügepunkt zu bestimmen, indem entweder eine Seite oder eine bestimmte Frage auf einer Seite ausgewählt wird. In Abhängigkeit davon, ob eine Seite oder eine Frage als Einfügepunkt ausgewählt wird, steht zum Einfügen entweder die Schaltfläche „Zur Seite hinzufügen“ oder die Schaltfläche „nach ausgewählter Frage einfügen“ zur Verfügung. Durch Betätigen der Schaltfläche „Zur Seite hinzufügen“ wird das zu verschiebende Datenfeld als erstes Element der Seite eingefügt. Bei der Auswahl der Schaltfläche „nach ausgewählter Frage einfügen“ wird das zu verschiebende Datenfeld unmittelbar nach der ausgewählten Frage eingesetzt.

Umfrageeinträge suchen

In der Ansicht „Umfrageeinträge suchen“ (vergleiche Abbildung 4) werden in der paginierten Tabelle initial alle Umfrageeinträge dargestellt, die zu der aktuell ausgewählten Umfrage vorliegen. Mittels der Suchkriterien kann die Menge der dargestellten Umfrageeinträge eingeschränkt werden. Als Suchkriterien stehen standardmäßig zur Verfügung:

• „nur Live- Umfrageeinträge anzeigen“: „ja“ (standardmäßig ausgewählt) – es werden nur Live-Datensätze angezeigt; „nein“ – zusätzlich zu Live- Umfrageeinträge werden auch Preview- Umfrageeinträge angezeigt
• Datensatz-ID: es kann nach der ID eines bestimmten Umfrageeintrags gesucht werden.
• Verfasser: Es kann nach der Verfasserinformationen (z.B. Mailadresse) des Umfrageeintrags gesucht werden (Im Tool-Tipp wird darauf hingewiesen, dass typischerweise nach der Mail-Adresse eine Benutzers gesucht werden kann)
• Status: Die Umfrageeinträge können nach dem Status („freigegeben“ oder „in Prüfung“) gefiltert werden. Bei der Auswahl „alle“ werden alle Umfrageeinträge unabhängig von deren Status angezeigt.

Durch Betätigen der Schaltfläche „Suche starten“ wird die Suche durchgeführt und die Darstellung der gefundenen Umfrageeinträge in der Tabelle aktualisiert. Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Eingabe löschen“ werden die Suchkriterien auf den Ausgangszustand zurückgesetzt. Die Tabelle zeigt dann wieder die ungefilterte Menge der Umfrageeinträge an.

Abbildung 4: Umfrageeinträge suchen

In der Tabelle werden standardmäßig die ID, der Status und der Verfasser eines Umfrageeintrags dargestellt. Außerdem informiert die Spalte „Live“ darüber, ob es sich um einen Live-Datensatz handelt. Über die Schaltfläche „Spaltenauswahl“ können in Abhängigkeit der Konfiguration einer Umfrage weitere Spalten in der Tabelle angezeigt werden. Zur Auswahl stehen hier die in der Umfrage konfigurierten Fragen.

Durch die Schaltflächen am rechten Tabellenrand kann der korrespondierende Umfrageeintrag freigeschaltet, bearbeitet oder gelöscht werden (v.l.n.r.). Auch diese Schaltflächen sind mit Tool-Tipps ausgestattet, die bei einem Mouse-Over einen Hinweis auf die Funktion der Schaltfläche bieten. Die Schaltfläche zum Freigeben eines Umfrageeintrags wird nur dann angezeigt, wenn der betreffende Umfrageeintrag bislang noch nicht freigeschaltet ist.

Die Bearbeitung eines Umfrageeintrags erfolgt in einem separaten Dialog. Der hierfür verwendete Dialog entspricht dem Dialog zur Bearbeitung von Datensätzen aus dem Portlet zur Verwaltung von Datentabellen. Auf eine Beschreibung des Dialogs wird daher verzichtet.

Durch die Schaltflächen am unteren Tabellenrand können alle Umfrageeinträge gelöscht bzw. die dargestellten Umfrageeinträge exportiert werden. Der Export erfolgt in einem CSV-Format.

Umfrageeinträge freigeben

Die Ansicht „Umfrageeinträge freigeben“ stellt in einer vorgefilterten Form alle noch freizugebenden Umfrageeinträge dar. Da in der Darstellung ausschließlich Umfrageeinträge berücksichtigt werden, deren Status „in Prüfung“ ist, wird auf die Darstellung des Status in dieser Tabelle verzichtet (vergleiche Abbildung 5). Ansonsten entspricht die tabellarische Darstellung der Umfrageeinträge der Darstellung aus der Bereicht „Umfrageeinträge suchen“.

Abbildung 5: Umfrageeinträge freigeben

Anzahl der Umfrageeinträge

Im Bereich „Anzahl Umfrageeinträge“ wird die Entwicklung der Anzahl der Umfrageeinträge im Zeitverlauf durch ein Linien-Diagramm dargestellt (vergleiche Abbildung 6). Als Grundlage für die Statistik wird das Erstellungsdatum eines Umfrageeintrags verwendet. Mittels der Checkbox (nur Live-Einträge berücksichtigen) kann ausgewählt werden, ob in der Auswertung nur die Live-Einträge berücksichtigt werden sollen (Checkbox aktiviert, Standardeinstellung) oder ob in der Auswertung auch die Preview-Einträge einfließen sollen. Außerdem kann der Zeitraum (von/bis) eingeschränkt werden, für den die Auswertung dargestellt werden soll. Die Auswahl der Werte für die Felder „von“ und „bis“ erfolgt durch Kalender-Schaltflächen. Die Einheit (Tage, Wochen, Monate), auf der basierend die Darstellung generiert wird, kann in der gleichnamigen Drop-Down-Box ausgewählt werden. Nach dem Wechsel einer dieser Einstellungen wird die Grafik automatisch aktualisiert.

Über die Schaltfläche „Daten exportieren“ können die visualisierten Daten in einem CSV-Format exportiert und heruntergeladen werden.

Abbildung 6: Entwicklung der Anzahl von Umfrageeinträgen

Auswertung von Auswahlfeldern

Unterhalb der Registerkarte „Auswertung von Auswahl-Feldern“ kann die Verteilung der Werte aller Fragen vom Typ „Auswahl“ der aktuell ausgewählten Umfrage eingesehen werden (vergleiche Abbildung 7). Auf der linken Seite werden zunächst alle Fragen vom Typ „Auswahl“ der Umfrage dargestellt. Gruppiert zu diesen Fragen werden die möglichen Antwort-Optionen angezeigt. Die statistische Verteilung der Antwort-Optionen in den Umfrageeinträgen wird rechts neben den Optionen als Balkendiagramm (Histogramm) und als Prozentwert angegeben. Die Darstellung in Abbildung 7 zeigt eine mögliche Verteilung für die Frage „Wie zufrieden sind Sie mit dem Lieferservice“, die exemplarisch für die Umfrage definiert wurde.

Mit der Schaltfläche „nur Live-Einträge berücksichtigen“ kann gesteuert werden, ob in die statistische Auswertung nur Live-Einträge einfließen (Checkbox aktiviert, Standardeinstellung), oder ob in der statistische Auswertung auch Preview-Umfrageeinträge berücksichtigt werden sollen.

Abbildung 7: Auswertung von Fragen vom Typ "Auswahl"

Ereignisprotokoll

Zur Dokumentation und Erhöhung der Nachvollziehbarkeit wird die Verwaltung von Umfragen um ein Ereignisprotokoll erweitert. Das Ereignisprotokoll erfasst die folgenden Ereignisse zu einer bestimmten Umfrage:

• Umfrageeintrag erstellt (Benutzer)
• Umfrageeintrag bearbeitet (Admin)
• Umfrageeintrag freigegeben (Admin/System)
• Umfrageeintrag gelöscht (Admin)

Der Zugriff auf das Ereignisprotokoll erfolgt unter der gleichnamigen Registerkarte. Zur Filterung der dargestellten Ereignisse stehen mehrere Suchkriterien (Auslöser, Ereignis, ID des Umfrageeintrags) zur Verfügung. Mittels der Schaltfläche „Daten exportieren“ können die aktuell gefundenen Ereignisse exportiert werden. Der Export erfolgt in eine CSV-Datei, die anschließend heruntergeladen werden kann.

Ein beispielhaftes Ereignisprotokoll ist in Abbildung 8 dargestellt.

Abbildung 8: Ereignisprotokoll

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