Zielgruppe Site AdminVersion: GSB10.1Gästebücher

Die Auswahl des zu administrierenden Gästebuchs erfolgt unter der Registerkarte „Gästebücher“, die eine tabellarische Ansicht sowie eine Explorer-Ansicht zur Auswahl eines Gästebuchs bietet. Das aktuell ausgewählte Gästebuch wird in einer Drop-Down-Liste im oberen rechten Bereich des Portlets angezeigt und kann dort jederzeit geändert werden.

Der Einstiegspunkt in die Gästebuchverwaltung stellt unter dem Menüpunkt „alle Gästebücher“ eine Übersicht über die verfügbaren Gästebücher des Mandanten dar (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1: Übersicht über alle Gästebücher

Die Übersicht zeigt tabellarisch alle verfügbaren Gästebücher und zu jedem Gästebuch die Gesamtanzahl der Einträge sowie die Anzahl der Einträge, die auf eine Freigabe warten. Über Symbol-Schaltflächen (Stift) kann der Bearbeitungsdialog zu einem Gästebuch geöffnet werden. Innerhalb des Bearbeitungsdialogs kann die Art des Gästebuchs geändert werden (moderiert / nicht moderiert). Standardmäßig wird ein Gästebuch zunächst als „moderiert“ angelegt. Über die Symbole am rechten Tabellenrand kann für jedes Gästebuch direkt in die Übersicht über alle Eintrage (Einträge Suchen) bzw. in die Ansicht zur Freigabe von Einträgen gewechselt werden. Außerdem stehen Schaltflächen zum Aufruf der Statistik und des Ereignisprotokolls für ein Gästebuch zur Verfügung. Die genannten Schaltflächen besitzen eine Tool-Tip-Funktionalität, durch die ein Hinweis auf die Funktion der Schaltfläche als Mouse-Over-Effekt eingeblendet wird.

Alternativ zur tabellarischen Darstellung aller Gästebücher wird eine Explorer-Ansicht angeboten, in der die verfügbaren Gästebücher innerhalb der Ordnerstruktur des Content-Repositories angezeigt werden (vergleiche Abbildung 2). Im rechten Bereich der Ansicht werden jeweils die Gästebücher angezeigt, die sich in dem Ordner befinden, der aktuell in der Baumansicht ausgewählt ist. Die Anzeige der Gästebücher entspricht dabei der tabellarischen Ansicht, die bereits in Abbildung 1 beschrieben wurde.

Abbildung 2: Auswahl der Gästebücher aus der Explorer-Ansicht

Gästebuch anlegen

Ein neues Gästebuch muss zuerst über den GSB Editor im Content angelegt werden - wird also nicht im Adminportal erstellt!

Dazu wird ein Dokument vom Typ Gästebuch an der vorgesehenen Stelle im Content-Baum angelegt. Der Name des Dokuments ist dabei gleichzeitig auch der Name des Gästebuchs im Adminportal. Die notwendigen Ein- und Ausgabe-Dokumente werden automatisch bei der Erstellen des Gästebuchs verlinkt, so dass das Gästbuch direkt auf der Site verwendet werden kann.

Gästebucheintrag suchen

Fast jedes Gästebuch besitzt ein oder mehrere Einträge. Um die großen Gästebücher übersichtlich darzustellen, wird unterhalb des Menüpunkts „Einträge“ die Funktion „Eintrag suchen“ angeboten. 

So ist der Menüpunkt „Einträge“ in die Unterpunkte „Einträge suchen“ und „Einträge freigeben“ untergliedert (vergleiche Abbildung 3).

Der Menüpunkt „Einträge Suchen“ (vergleiche Abbildung 3) ermöglicht die Suche von Einträgen nach den folgenden Kriterien:

• Nur Live-Einträge anzeigen: ja (Standard) – es werden nur Live-Einträge angezeigt; nein – es werden Live und Preview-Einträge angezeigt
• Titel: Suche nach Wortteilen im Titel der Einträge
• Von-/Bis: Datumseinschränkung bzgl. des Zeitraums, in dem die Einträge verfasst wurden
• ID: die ID des Eintrags
• Status: Es kann ausgewählt werden, ob nur Einträge mit dem Status „in Prüfung“ oder nur Einträge mit dem Status „freigegeben“ ausgegeben werden sollen. Standardmäßig steht der Filter auf „alle“, so dass sowohl Einträge die sich im Status „in Prüfung“ als auch Einträge die sich im Status „freigegeben“ befinden ausgegeben werden.
• Verfasser: Suche nach dem Verfasser des Eintrags (Im Tool-Tipp wird darauf hingewiesen, dass typischer Weise nach der Mailadresse eines Benutzers gesucht werden kann)
• Freitext: Suche nach Wortteilen im Text des Eintrags

Die Suche findet ausschließlich in dem aktuell ausgewählten Gästebuch statt. Die aktuelle Auswahl wird in der Drop-Down-Box im oberen rechten Bereich des Portlets dargestellt. Mittels der Drop-Down-Box kann die Auswahl des Gästebuchs verändert werden.

Abbildung 3: Suche von Einträgen

Die Einträge, die entsprechend der angegebenen Suchkriterien gefunden werden, werden in tabellarischer Form dargestellt. Folgende Informationen werden zu einem Eintrag angezeigt:

• ID: ID des Eintrags
• Titel: der Titel des Eintrags
• Eintrag: der ggf. auf 130 Zeichen gekürzte Text des Eintrags
• Live: ja – falls es sich um einen Live-Eintrag handelt, nein – falls es sich um einen Preview- (d.h. Test-)Eintrag handelt, der nur auf der Preview-Seite angezeigt wird
• Datum: Datum, an dem der Eintrag verfasst wurde
• Verfasser: Informationen zum Verfasser des Eintrags (typischerweise wird hier die Mailadresse des Verfassers angezeigt)

Gästebucheintrag bearbeiten/löschen/freigeben

Über Schaltflächen am rechten Tabellenrand (vergleiche Abbildung 3) kann aus dieser Ansicht ein Eintrag direkt bearbeitet (Stift) oder gelöscht (Mülleimer) werden. Außerdem kann ein Eintrag über die „Freigeben“-Schaltfläche unmittelbar freigegeben werden, falls dieser sich noch im Status „in Prüfung“ befindet. Die Schaltfläche wird nur für Einträge angezeigt, die noch nicht freigegeben sind. Die gerade beschriebenen Schaltflächen sind mit Tool-Tipps ausgestattet, die bei einem Mouse-Over einen Hinweis auf die Funktion der Schaltfläche geben.

Die Bearbeitung eines Eintrags erfolgt in dem in Abbildung 5 gezeigten Dialogfenster. Hier kann sowohl der Titel als auch der Text zu einem Eintrag editiert werden. Außerdem kann ein Eintrag durch die Änderung des Status in der Drop-Down-Box freigeschaltet werden.

Die Größe des Dialogs wird anhand der technischen Größen der Steuerelemente durch den Layout-Mechanismus bestimmt. Eine Anpassung an die Bildschirmauflösung des Benutzers erfolgt nicht automatisch. Allerdings kann die horizontale Größe des Dialogs manuell verändert werden.

Die Tabelle verbleibt bei der Ausführung sämtlicher Aktionen (freigeben, bearbeiten, löschen) auf der ausgewählten Tabellenseite, insofern dies möglich ist. Eine Ausnahme hiervon besteht dann, wenn der letzte Eintrag auf einer Tabellenseite gelöscht oder freigegeben wird.

Unterhalb der Registerkarte „Einträge freigeben“ werden in einer tabellarischen Form (vergleiche Abbildung 4) alle bislang noch nicht freigegebenen Einträge angezeigt. Im Gegensatz zur Darstellung in der Suchergebnisliste wird in dieser Darstellung auf die Anzeige des Status eines Eintrags verzichtet, da nur Einträge im Status „in Prüfung“ angezeigt werden. Über die „Freigabe“-Schaltflächen kann ein Eintrag direkt freigegeben werden. Alternativ dazu kann über das Stift- bzw. das Mülleimer-Symbol ein Eintrag bearbeitet oder gelöscht werden. Sämtliche dieser Schaltflächen sind mit Tool-Tipps ausgestattet, die bei einem Mouse-Over einen Hinweis zur Funktion der Schaltfläche geben.

Ein Eintrag, der freigegeben wurde, wird unmittelbar aus der Liste der dargestellten Einträge entfernt. Die Tabelle verbleibt bei sämtlichen Aktionen (freigeben, bearbeiten, löschen) auf der ausgewählten Tabellenseite, insofern dies möglich ist. Eine Ausnahme hiervon besteht dann, wenn der letzte Eintrag auf einer Tabellenseite gelöscht oder freigegeben wird.

Abbildung 4: Freigabe von Einträgen

Die Bearbeitung eines Eintrags erfolgt in dem in Abbildung 5 gezeigten Dialogfenster. Hier kann sowohl der Titel als auch der Text zu einem Eintrag editiert werden. Außerdem kann ein Eintrag durch die Änderung des Status in der Drop-Down-Box freigeschaltet werden.

Die Größe des Dialogs wird anhand der technischen Größen der Steuerelemente durch den Layout-Mechanismus bestimmt. Eine Anpassung an die Bildschirmauflösung des Benutzers erfolgt nicht automatisch. Allerdings kann die horizontale Größe des Dialogs manuell verändert werden.

Abbildung 5: Bearbeitung von Einträgen

Die Änderungen an einem Eintrag werden nach Betätigen der Schaltfläche „Übernehmen“ unmittelbar in der Datenbank vollzogen. Über die Schaltfläche „Eintrag löschen“ kann ein Eintrag unmittelbar gelöscht werden.

Gästebuch entfernen

Um ein Gästebuch zu entfernen, muss das Gästebuch-Dokument über den GSB Editor im Content gelöscht werden. Im Papierkorb befindliche Gästebücher können mit ihren Einträgen / Statistiken wiederhergestellt werden.

Statistik

Die Anzahl der Einträge in einem Gästebuch ist ein Indikator dafür, wie gut das Gästebuch von Benutzern auf der Liveseite akzeptiert und genutzt wird. Unter dem Menüpunkt „Statistik“ ist daher die Entwicklung der Gesamtzahl der Beiträge im aktuell ausgewählten Gästebuch grafisch als Liniendiagramm dargestellt (vgl. Abbildung 6). Es stehen Filter zur Verfügung, um den Zeitraum der dargestellten Daten einzuschränken. Außerdem kann die zur Darstellung verwendete Zeiteinheit (Tage, Wochen) ausgewählt werden. Über die Schaltfläche „Daten exportieren“ können die visualisierten Daten in einem CSV-Format exportiert und heruntergeladen werden.

Abbildung 6: Statistik zu einem Gästebuch

Ereignisprotokoll

Zur Dokumentation und Erhöhung der Nachvollziehbarkeit wird die Gästebuch-Verwaltung um ein Ereignisprotokoll (vergleiche Abbildung 7) erweitert. Das Ereignisprotokoll erfasst die folgenden Ereignisse:

• Eintrag geschrieben (Benutzer)
• Eintrag bearbeitet (Admin)
• Eintrag freigegeben (Admin/System)
• Eintrag gelöscht (Admin)

Der Zugriff auf das Ereignisprotokoll erfolgt unter der gleichnamigen Registerkarte. Zur Filterung der dargestellten Ereignisse stehen mehrere Suchkriterien (Auslöser, Ereignis, Titel des Beitrags) zur Verfügung. Mittels der Schaltfläche „Daten exportieren“ kann die aktuelle Menge der gefundenen Ereignisse in Excell exportiert werden.

Abbildung 7: Ereignisprotokoll zu einem Gästebuch