Zielgruppe Site AdminVersion: GSB10.1Externe Gruppen / geschützte Ordner

Ein geschützter Ordner ist ein CMS-Ordner, der nur von berechtigten Benutzern zugreifbar ist. Ein geschützter Ordner wird im Adminportal mit Hilfe einer Regel definiert, indem der betreffende Ordner innerhalb des CMS-Ordnerbaums ausgewählt wird. Die Regel wird innerhalb einer externen (Rechte-)Gruppe definiert.

Abbildung 1: Verwaltung externer Gruppen

Um zur Verwaltung der externen Gruppen zu gelangen, klicken Sie im Navigationsbereich auf den Menüeintrag

Externe Gruppen / geschützte Ordner. Anschließend öffnet sich die Seite Externe Gruppen, wobei die Seite Einträge suchen als Standardansicht unmittelbar dargestellt wird (siehe Abbildung 1).

Die zur Verwaltung der externen Gruppen zur Verfügung stehenden Aktionen werden im Kopfbereich der Seite als Menüpunkte angezeigt:

• Gruppen suchen
• Gruppenzuordnung
• Stammdaten
• geschützte Ordner

Diese Menüpunkte werden in den entsprechenden Unterkapiteln detailliert erläutert.

Gruppen suchen

Die Seite Gruppen suchen listet alle vorhandenen externen Gruppen tabellarisch auf und bietet im Tabellenkopf für den Gruppennamen eine Filtermöglichkeit sowie eine Sortierfunktion (siehe Abbildung 1).

In den Tabellenzeilen werden die Gruppen dargestellt. Am jeweiligen rechten Rand einer Zeile können Sie über die folgenden Schaltflächen Aktionen ausführen:

• Bearbeiten der Gruppenzuordnung
• Stammdaten der ausgewählten Gruppe einsehen

die in den folgenden Abschnitten detailliert dargestellt werden.

Gruppenzuordnung

Auf der Seite Gruppenzuordnung können Sie die Zuordnung der externen Benutzer zu den Gruppen bearbeiten (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Bearbeitung der Gruppenhierarchie

Im linken Bereich der Seite werden die vorhandenen Gruppen in einer Listenansicht dargestellt.

Selektieren Sie eine Gruppe in der Listenansicht auf der linken Seite, um eine Gruppe auszuwählen. Im rechten Bereich der Ansicht sehen Sie dann in einer tabellarischen Auflistung alle externen Benutzer, die dieser Gruppe zugeordnet wurden sowie den Status dieser Zuordnung. Am rechten Ende einer Tabellenzeile befindet sich die Schaltfläche

zum Entfernen des entsprechenden Benutzers aus der selektierten Gruppe. Zusätzlich dazu kann mit der Schaltfläche

 ein Dialog zum Ändern des Status der Gruppenzuordnung geöffnet werden. Dieser Dialog ist in Abbildung 3 gezeigt. Wählen Sie in diesem Dialog den gewünschten Status und bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche Speichern, um den Gruppenstatus zu ändern.

Abbildung 3: Dialog zum Ändern des Gruppenstatus.

Unterhalb der Benutzer stehen Ihnen die folgenden Schaltflächen zur Verfügung:

• Neue Gruppe erstellen
• Gruppe löschen

Diese werden in den folgenden Unterabschnitten beschrieben.

Neue Gruppe erstellen

Die Schaltfläche Neue Gruppe erstellen erlaubt das Erstellen einer neuen externen Gruppe. Durch Betätigen der Schaltfläche öffnet sich ein Dialogfenster zur Eingabe des Gruppennamens (siehe Abbildung 4).

Abbildung 4: Dialogfenster „Neue Gruppe erstellen“

Gruppe löschen

Die Schaltfläche Gruppe löschen erlaubt das Entfernen der ausgewählten Gruppe. Wenn Sie die ausgewählte Gruppe löschen wollen, ist dies nur dann möglich, wenn die zu löschende Gruppe keine Benutzer und keine Untergruppen mehr enthält. Nur wenn diese beiden Bedingungen erfüllt sind, wird die Schaltfläche „Gruppe löschen“ zur Auswahl angeboten (siehe Abbildung 5), andernfalls bleibt diese Schaltfläche deaktiviert (siehe Abbildung 2).

Abbildung 5: Leere Gruppe löschen

Das Löschen ist durch einen Dialog geschützt (siehe Abbildung 6), den Sie durch Klick von Ja bestätigen müssen. Erst dann wird die Gruppe gelöscht.

Abbildung 6: Lösch-Bestätigung

Stammdaten

Unter der Registerkarte Stammdaten können die Stammdaten zu einer externen Gruppe eingesehen werden. Als Stammdaten können der Name der Gruppe und dessen ID eingesehen werden.

Abbildung 7: Einsicht in die Stammdaten zu einer Gruppe

Geschützte Ordner

Die Verwaltung der geschützten Ordner erreichen Sie über das Menü Funktionen/Externe Gruppen / Geschützte Ordner.

Anschließend öffnet sich die Verwaltung der geschützten Ordner, wobei die Seite "Alle geschützten Ordner" als Standardansicht unmittelbar dargestellt wird (siehe Abbildung 8).

Die zur Verwaltung der externen Gruppen zur Verfügung stehenden Aktivitäten werden im Kopfbereich der Seite als Menüpunkte angezeigt:

• 

  Alle geschützten Ordner

• 

  Explorer

• 

  Berechtigungen

Diese Menüpunkte werden in den entsprechenden Unterkapiteln detailliert erläutert.

Alle geschützten Ordner

Die Ansicht „alle geschützten Ordner“ stellt eine tabellarische Übersicht über alle geschützten Ordner des Mandanten zur Verfügung. Zu jedem Ordner wird in der Tabelle zusätzlich angegeben, durch welche externen Gruppen der Ordner genutzt wird. Diese sind in der Spalte „berechtigte Gruppe“ für jeden Ordner untereinander aufgeführt. Durch die Filter im Tabellenkopf können die in der Tabelle angezeigten Ordner entweder nach Ordnername / Ordnerpfad oder nach den jeweils berechtigten Gruppen gefiltert werden.

Abbildung 8: Alle geschützten Ordner

Für jeden Ordner, bzw. für jede Gruppe, die einem Ordner zugeordnet ist, stehen die folgenden Funktionen unter den nebenstehenden Schaltflächen zur Verfügung: 

• 

  Gruppe hinzufügen

• 

  Berechtigungen der Gruppe bearbeiten

• 

  Berechtigung der Gruppe auf dem Ordner löschen

Die Funktionen werden im Folgenden näher beschrieben. Durch Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen

 kann dem geschützten Ordner eine weitere Gruppe hinzugefügt werden, dessen Mitglieder in der Folge ein Leserecht auf den Ordner erhalten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche öffnet sich der in Abbildung 9 gezeigte Dialog, aus dem die Gruppe auszuwählen ist, die dem Ordner hinzugefügt werden soll. Nachdem eine Gruppe ausgewählt wurde, ist der Dialog durch die Schaltfläche „Übernehmen“ zu bestätigen, um die Gruppe dem Ordner hinzuzufügen.

Abbildung 9: Berechtigte Gruppe hinzufügen

Durch Betätigen der Schaltfläche

wird in die Verwaltung der Berichtigungen der korrespondierenden Gruppe gewechselt.

Die Schaltfläche

ermöglicht das Entfernen einer Gruppe aus einem Ordner, bzw. das Entfernen der korrespondierenden Leseberechtigung der Gruppe auf den Ordner. Nachdem die Schaltfläche betätigt wurde, wird eine Sicherheitsabfrage (vergleiche Abbildung 10) eingeblendet, die auf das Löschen der Gruppe aus der Menge der berechtigten Gruppen hinweist. Wenn der Dialog mit „Ja“ bestätigt wird, wird die Gruppe unmittelbar aus der Menge der berechtigten Gruppen entfernt.

Abbildung 10: Sicherheitsabfrage - Entfernen von Gruppen

Explorer

Alternativ zu der tabellarischen Darstellung unter „Alle geschützten Ordner“ können Sie die geschützten Ordner auch über eine Explorer-Ansicht anzeigen lassen. Diese zeigt die Ordnerstruktur des Content-Repositories (siehe Abbildung 11):

Abbildung 11: Geschützte Ordner in der Explorer-Ansicht

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen geschützten Ordner auszuwählen:

1. Wählen Sie einen Ordner in der Baumstruktur auf der linken Seite. Ein geschützter Ordner wird durch das Symbol

   

   dargestellt, alle anderen Ordner werden durch das Symbol

   

   visualisiert. Die Zahlen neben den Ordnernamen zeigen die Anzahl der enthaltenen geschützten Ordner an. Diese können sich auch in Unterordnern befinden.
2. Im rechten Bereich der Ansicht sehen Sie die Berechtigungen des ausgewählten Ordners in einer tabellarischen Auflistung. In jeder Tabellenzeile kann die zugehörige Gruppe mit den Schaltflächen am rechten Rand bearbeitet werden:

   • 

     Gruppe bearbeiten
     wechselt zur Bearbeitung der Gruppe in die Ansicht Berechtigungen und zeigt dort die ausgewählte Gruppe direkt an

   • 

     Gruppenzuordnung löschen
     löscht die Zuordnung der entsprechenden Gruppe zum ausgewählten Ordner, wobei der Löschvorgang durch eine Sicherheitsabfrage in einem Dialogfenster abgesichert ist (siehe Abbildung 12).

Abbildung 12: Sicherheitsabfrage - Gruppenzuordnung löschen

Unterhalb der tabellarischen Auflistung der Berechtigungen befindet sich die Schaltfläche „Gruppe hinzufügen“ (siehe Abbildung 11). Mit Hilfe dieser Schaltfläche können beim aktuell ausgewählten Ordner die Zugriffsrechte bearbeitet werden (siehe Abbildung 13), indem Sie den Zugriff für eine (weitere) Gruppe erlauben. Hierzu öffnet sich der in Abbildung 13 dargestellte Dialog, in dem Sie die hinzuzufügende Gruppe durch die entsprechenden Checkboxen anwählen und Ihre Auswahl übernehmen.

Abbildung 13: Dialog Berechtigte Gruppe hinzufügen

Berechtigungen

Das Anlegen einer Regel erfolgt im Menü Funktionen / Externe Gruppen / Geschützte Ordner (siehe Abbildung 14).

Im linken Bereich der Seite werden die Gruppen tabellarisch dargestellt.

Um eine Regel einer Gruppe zu bearbeiten, wählen Sie die Gruppe in der Liste auf der linken Seite aus. Im rechten Bereich der Ansicht sehen Sie dann die Regeln bzw. die geschützten CMS-Ordner, die zur ausgewählten Gruppe gehören.

Abbildung 14: Regelerstellung für Gruppen

Die Schaltfläche

 Regel löschen erlaubt das Entfernen der ausgewählten Regel. Die Gruppe selbst bleibt dabei erhalten. Das Löschen ist durch einen Dialog geschützt, den Sie durch Klick von Ja bestätigen müssen (siehe Abbildung 15). Erst dann wird die Regel gelöscht.

Abbildung 15: Löschen von Regeln

Mit der Schaltfläche

können Sie eine Regel anpassen bzw. bearbeiten. Das Anpassen einer Regel erfolgt im Wesentlichen analog zu dem im Folgenden dargestellten Vorgehen beim Hinzufügen einer Regel. 

Über die Schaltfläche „Regel hinzufügen“ können neue Regeln ergänzt werden. Es öffnet sich ein Bearbeitungsdialog (siehe Abbildung 16).

Abbildung 16: Dialogfenster „Regel hinzufügen“

Dort kann über die Schaltfläche „Auswahl“ einen Auswahldialog ein Ordner ausgewählt werden, der geschützt werden soll:

Abbildung 17: Dialogfenster „Ordnerauswahl“

Im Dialogfenster wird die Baumstruktur der CMS-Ordner in einer Explorer-Ansicht dargestellt.

Selektieren Sie den gewünschten CMS-Ordner in der Explorer-Ansicht Seite, um den neuen geschützten Zugriffsbereich auszuwählen.

Wenn Sie die Auswahl des CMS-Ordner beenden und Ihre Änderungen übernehmen wollen, wählen Sie die Schaltfläche "Übernehmen" aus. Andernfalls können Sie den Auswahldialog durch die Schaltfläche „Abbrechen“ oder das „x“ in der rechten, oberen Ecke wieder verlassen. 

Wenn Sie einen CMS-Ordner ausgewählt haben, erscheint der CMS-Ordner im Dialogfenster (siehe Abbildung 18).

Abbildung 18: Dialogfenster „Regel hinzufügen“ mit ausgewähltem CMS-Ordner

Wenn Sie die Bearbeitung der Regel beenden und Ihre Änderungen übernehmen wollen, wählen Sie die Schaltfläche "Übernehmen" aus. Andernfalls können Sie den Auswahldialog in Abbildung 18 durch die Schaltfläche „Abbrechen“ oder das „x“ in der rechten, oberen Ecke wieder verlassen.

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