Zielgruppe RedakteurVersion: GSB10.1Mit Workflows arbeiten

Eine ausführliche Beschreibung der Benutzeroberfläche finden Sie im Bereich Workflow-Manager.

Hinweis:

Der "Linkcheck-Workflow" zur Prüfung von funktiosfähigen externen Verlinkungen existiert nur bis zum GSB7. Bitte nutzen Sie ab dem GSB10 Browser-Erweiterungen (Addons), mit denen Sie die Gültigkeit von Verlinkungen prüfen können.

Workflow starten

Zum einen lässt sich der Workflow über das Kontextmenü aufrufen. Hierzu öffnen Sie per Rechtsklick auf das neu angelegte bzw. bearbeitete Dokument das Kontextmenü. Sie können für das Dokument nun (1) einen neuen Workflow anlegen oder das Dokument (2) einem bereits existierenden Workflow hinzufügen.

Bei Auswahl von z. B. "neuer Workflow" öffnen sich in einem weiteren Untermenü die Workflow-Versionen, aus denen Sie auswählen können (3).

Alternativ können Sie das Dokument in der Document View öffnen und dort über das Pulldown-Menü "Dokument publizieren" (1) den gewünschten Workflow oder Workflowprozess auswählen.

Auch hier sehen Sie die zur Verfügung stehenden vordefinierten Workflow-Prozesse sowie eine Übersicht der bereits angelegten Workflows, denen Sie das Dokument zuordnen können.

Dokument im Workflow bearbeiten und publizieren

Wenn Sie das Dokument einem Workflow zugewiesen haben, findet der zuständige Redakteur das Dokument unter dem Reiter "Eingang" als ihm zugewiesene Aufgabe. Zusätzlich wird das Dokument auch unter dem Reiter "Aufgaben" aufgeführt (1).

Wählen Sie im linken Bereich das gewünschte Dokument zur Bearbeitung aus (1). Im rechten Bereich des Fensters werden Ihnen nun verschiedene Editiermöglichkeiten und Aktionen angeboten, im Einzelnen:

• Sofortiges oder zeitgesteuertes Publizieren (2)
• Vergabe von Betreff und Kommentaren (3)
• Hinzufügen weiterer Dokumente zu diesem Workflow (4)
• Aufrufen des Dokuments zur Bearbeitung durch Klick auf den Dokumentennamen, Aufrufen verschiedener Versionen, Vergabe von Kommentaren (5)
• Dokument zur weiteren Bearbeitung an einen anderen Redakteur übergeben oder die Bearbeitung abschließen (6)

Workflow abbrechen

Wenn Sie einen bereits angestoßenen Workflow abbrechen möchten, weil das Dokument nicht mehr publiziert werden soll, rufen Sie hierzu den Reiter "Workflow" auf (1). Hier können Sie nun den gewünschten Workflow aufrufen und im rechten Bereich des Fensters über den entsprechenden Button abbrechen (2)