Zielgruppe RedakteurVersion: GSB10.1Document View - Dokumentansicht

Tableiste (1)

Im oberen Bereich des Fensters befindet sich die Tableiste. Hier werden in einzelnen Reitern alle Dokumente angezeigt, die Sie aktuell in der Document View geöffnet haben. Sie können zwischen den einzelnen Reitern hin- und her wechseln; das jeweils zur Bearbeitung ausgewählte Dokument wird Ihnen als erstes Dokument in der Leiste angezeigt. Über einen Klick auf das Kreuz-Icon lassen sich die Tabs schließen.

Menüleiste (2)

Unterhalb der Tableiste finden Sie eine Menüleiste zur Bearbeitung und Anzeige des Dokuments. Je nach Dokumentenstatus, Dokumententyp und Benutzerrechten sind unterschiedliche Optionen verfügbar. Insgesamt stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung (von links nach rechts):

• Ausleihen: Dokument zur Bearbeitung ausleihen
  • Zurückgeben (nur im Bearbeitungsmodus verfügbar): Geändertes Dokument speichern und zurückgeben.
  • Rückgängig (nur im Bearbeitungsmodus verfügbar): Datei ohne Speicherung der Änderungen auf den vorherigen Stand zurücksetzen und zurückgeben.
  • Speichern (nur im Bearbeitungsmodus verfügbar): Zwischenspeichern eines Dokumentes
• Dokument publizieren: Dokument direkt freigeben oder einen Workflow für das Dokument starten.
  • Dokument freigeben: Dokument zur Publikation freigeben
  • neuer Workflow: Neuen Workflow für das Dokument anstoßen
  • bestehenden Workflow erweitern: Dokument einem bereits bestehenden Workflow hinzufügen
• Informationen anzeigen: Fenster zur Anzeige der Dokumenteninformationen öffnen (enthält allgemeine Informationen, Freigabe- und Veröffentlichungsstatus, Berechtigungen, Historie, Versionsvergleich, Verweise)
  • zur Ablage hinzufügen: Dokument der Ablage hinzufügen.

Rechts in der Menüleiste befinden sich zwei Aufklappmenüs. Das erste Menü zeigt die unterschiedlichen abgespeicherten Versionen des Dokumentes. Hierdurch wird der Zugriff auf vorherige Versionen des Dokuments ermöglicht. Durch Auswahl einer Version wird das entsprechende Dokument geöffnet. Sobald Sie eine vorherige Version öffnen und anschließend speichern, wird diese Version als aktuellste Version gesetzt. Bestehen höhere Versionsnummern des Dokumentes, werden diese damit gelöscht.

Das zweite Aufklappmenü (1) ermöglicht es Ihnen, zwischen der Texteingabemaske und der Vorschau des Dokuments zu wechseln. Wenn Sie die Option "Erweiterte Vorschau" wählen, wird die Website in der Desktop-Ansicht ("Standard") angezeigt. Zudem erscheint ein weiteres Aufklappmenü (2), über das Sie weitere Darstellungsvarianten (Smartphone und Tablet sowohl in der Hoch- als auch Queransicht) auswählen können.

Dokumenteneigenschaften (3)

Der mittlere Bereich der Dokumentenansicht beinhaltet grundlegende Informationen zum Dokument:

• Name
• Dokumenttyp
• Pfadangabe. Ein Klick auf ein verlinktes Element im Pfad öffnet den entsprechenden Ordner im Explorer
• Erstelldatum, in Klammern Versionsnummer und ausführender Benutzer
• Publikationsstatus, in Klammern Versionsnummer und ausführender Benutzer
• Datum der letzten Änderung, in Klammern Versionsnummer und ausführender Benutzer

Dokumenten-Panels (4)

In diesem Bereich befinden sich die Inhalte und Metadaten eines Dokumentes als aufklappbare Panels. Standardmäßig ist das Inhalte-Panel ausgeklappt. Bei einem Klick auf die Titelleiste eines Panels kann das Panel ein- und ausgeklappt werden. Wenn ein Panel ausgeklappt wird, klappt das aktuelle geöffnete Panel automatisch zu.

Innerhalb der Panels finden sich die Felder zur Bearbeitung des Dokuments wieder. Man unterscheidet mehrere Arten von Bearbeitungsfeldern:

Optionale Felder

Jedes Feld, das nicht als Pflichtfeld markiert ist, ist optional. Optionale Felder müssen nicht ausgefüllt werden, um ein Dokument zurückzugeben.

Pflichtfelder

Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden, damit das Dokument zurückgegeben werden kann. Wenn Sie versuchen, ein Dokument zurückzugeben, das noch leere Pflichtfelder enthält, wird Ihnen jeweils oberhalb des betroffenen Feldes ein Warnhinweis "Pflichtfeld nicht gefüllt" angezeigt.

Rich-Text-Felder

Rich-Text-Felder erlauben die erweiterte Bearbeitung von Texten wie Formatierung und Auszeichnung oder das Einfügen von Links und Bildern. Sobald Sie in ein RichText-Feld klicken, öffnet sich oberhalb des Dokumenten-Panels automatisch die RichText-Menüleiste. (Die Dokumenteneigenschaften werden ausgeblendet, solange die Rich-Text-Bearbeitung aktiv ist).

Richtext Menü

Linklisten

In einigen Dokumentenfeldern können zusätzliche Dokumente als Liste eingefügt werden. Diese Felder enthalten einen "Plus"-Button zur Bearbeitung der Liste (1). Bei Mouse-Over auf eines der gelisteten Dokumente werden drei zusätzliche Icons eingeblendet (2). Über die Pfeil-Icons können Sie die Reihenfolge der Elemente ändern, sofern mehrere Dokumente vorhanden sind. Über das Papierkorb-Icon können Sie das Dokument aus der Linkliste entfernen.

Bei entsprechender Konfiguration des GSB Editors wird dem Redakteur alternativ eine fachliche Dokumentansicht angeboten:

Um dem Redakteur für fachliche Dokumente eine entsprechende Unterstützung anbieten zu können, wird anstelle der Anzeige der (technischen) Metainformationen der verlinkten Dokumente eine fachliche Ansicht eines verlinkten Dokumentes angeboten. Das folgende Bild skizziert dies exemplarisch anhand eines verlinkten Personendokumentes.

Die interviewte Person ist direkt und unmittelbar als Herr Dipl.-Ing. Max Mustermann zu identifizieren und muss nicht über das in der Standardlösung zugrundeliegende Dokument „/SharedDocs/Interviews/DE/bsp_person1“ dem Hr. Mustermann „zugeordnet“ werden.

Klassifizierte Linklisten

In Linklisten lassen sich Dokumente eintragen. Beispielsweise kann der Benutzer in den Metadaten eines ausgeliehenen Standardartikels in dem Feld Ergänzende Informationen Slots hinzufügen und diese befüllen. Das Textfeld Text fasst die Linkliste thematisch mit einer Überschrift zusammen (1). Über den "Plus"-Button können Dokumente über den Dialog Ressourcen auswählen selektiert und eingefügt werden (2). Auch hier können Sie mit einem Mouse-Over die Icons zum Sortieren und Löschen einblenden (3).

Mehrfachselektion

Die Redaktion hat die Möglichkeit, mehrere zu bearbeitenden Dokumente auszuwählen. Nach Wahl der auszuführenden Operation wird diese dann auf alle Dokumente angewendet.

Der folgende Screenshot zeigt dazu beispielhaft die Standardansicht der Linkliste:

Standardansicht Linkliste (Multi-Select)

Die Dokumente der Linkliste werden in der Standardansicht ohne explizite farbliche Kennzeichnung dargestellt. Im rechten Bereich der jeweiligen Listenelemente werden die Buttons für das Verschieben bzw. Löschen eines Dokumentes immer dargestellt. So werden dem Redakteur immer die zu Verfügung stehenden Möglichkeiten der „Bearbeitung“ eines Listenelementes angezeigt. Die Buttons zum „Nach vorne verschieben“ beim ersten Dokument und „Nach hinten verschieben“ beim letzten Dokument werden ausgegraut dargestellt, da die entsprechenden Operationen hier nicht möglich sind. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit Dokumente per Drag&Drop zu verschieben bzw. kopieren. 

Beim Überfahren mit der Maus über ein Listenelement bzw. bei Selektion eins Dokuments wird die Liste wie folgt dargestellt (Selektion Thema1).

Selektiertes Element Linkliste (Multi-Select)

Das Dokument Thema1 im obigen Screenshot ist selektiert, was durch eine entsprechende farbliche Hinterlegung gekennzeichnet ist. Weitere Dokumente aus der Liste können beim Klicken auf weitere Dokumente und gleichzeitigem Betätigen folgender Tasten selektiert werden:

• Bei gedrückter Shift-Taste werden alle Dokumente zwischen dem ursprünglich selektierten Dokument und dem angeklickten Dokument selektiert. Das heißt: Im Beispiel würde bei Shift+Klick auf Thema3 die komplette Liste (Thema1, Thema2 und Thema3) selektiert.
• Bei gedrückter Strg-Taste wird nur das aktuell angeklickte Dokument der Selektion hinzugefügt. Das heißt: im Beispiel würde bei Strg+Klick auf Thema3 das Dokument Thema1 und Thema3 selektiert. Der folgende Screenshot verdeutlicht dies exemplarisch.

Mehrfachselektion (Thema1 und Thema3)

Selektion per Tastaturunterstützung

Neben der im vorherigen Abschnitt beschriebenen Selektion von Dokumenten mit der Maus können diese auch mit der Tastatur selektiert werden. Ausgehend von einem aktuell selektierten Dokument können weitere Dokumente bei gedrückter Shift-Taste auch selektiert werden indem der Bereich mit den Pfeiltasten (rauf und runter) gewählt wird. 

Zusätzlich können alle Dokumente einer Liste mit der Tastenkombination Strg+A selektiert werden.

Abbruch einer Selektion

Klickt die Redaktion in eine andere Dokumentproperty oder einen anderen Bereich des Editors, wird die aktuelle Selektion verworfen.

Durchführen von Operationen

Die selektierte Menge an Dokumenten kann jetzt durch die Redaktion genutzt werden, um die betreffenden Dokumente an eine andere Stelle in der Liste zu kopieren oder zu verschieben. Alternativ können die Dokumente auch in eine andere Liste (Dokumentproperty) kopiert oder verschoben werden. 

Durch Öffnen des Kontextmenüs (Rechtsklick mit der Maus) kann die Redaktion auswählen, ob sie die Dokumente kopieren oder ausschneiden möchte. Neben der Auswahl der Operation mit der Maus können die Operationen auch mit den bekannten Tastaturkürzeln Strg+C (Kopie) oder Strg+X (Ausschneiden) durchgeführt werden.

Multi-Select Auswahl der Operation

Nach Auswahl der Operation klickt die Redaktion an die Stelle, an welche die Dokumente eingefügt werden sollen und wählt anschließend per Kontextmenü den Eintrag „Einfügen“ oder alternativ das Tastaturkürzel Strg+V aus. 

Je nachdem ob die selektierten Dokumente im vorherigen Schritt verschoben oder kopiert worden sind, werden diese entsprechend behandelt und nach dem ausgewählten Dokument eingefügt.

Alternative Drag&Drop

Die in den vorherigen Abschnitten skizzierte Unterstützung der Mehrfachselektion kann alternativ auch per Drag&Drop durchgeführt werden. Die Redaktion kann hierzu entweder nur ein Dokument per „Linksklick“ mit der Maus oder mehrere Dokumente wie oben beschrieben selektieren. 

Anschließend können die so selektierten Dokumente bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle in der aktuellen Liste oder in eine andere Liste (Dokumentproperty) verschoben werden. 

An die Stelle der Liste, an die die selektierten Dokumente fallen gelassen werden können, wird Platz geschaffen, um zu verdeutlichen, dass die selektierten Dokumente dort platziert werden können. Der folgende Screenshot verdeutlicht dies am Beispiel des selektierten Dokumentes Thema1 welches zwischen Thema2 und Thema3 platziert werden soll.

Drag&Drop innerhalb von Listen

Wird beim Drag&Drop zusätzlich noch die Strg-Taste gedrückt, dann werden die selektierten Dokumente nicht verschoben sondern kopiert.

Ein listenübergreifendes Drag&Drop von selektierten Dokumenten wird unterstützt, um diese von einer Dokumentproperty in eine andere zu verschieben (bei gedrückter Shift-Taste) bzw. zu kopieren (Default).

Datumsfelder

Einige Dokumente, wie zum Beispiel Termin, erfordern eine Datumseingabe. Klickt der Benutzer auf ein Datumsfeld, so öffnet sich ein Kalender, in dem das Datum ausgewählt werden kann. Alternativ kann der geöffnete Kalender ignoriert und das Datum direkt in das Textfeld eingegeben werden.

Default-Werte

Einige Felder beinhalten konfigurierte Standardwerte und werden in Form von Radiobuttons dargestellt. Diese Werte können verändert werden.