Zielgruppe Site AdminVersion: GSB10.0CMS-Ordnerstruktur

Diese Ordnerstruktur ist hierarchisch gegliedert, wie das Beispiel in Abbildung 1 zeigt. Die Ordnerstruktur kann jeder Mandant für seinen Webauftritt nahezu frei bestimmen. Die Struktur wird so aufgebaut, dass alle Dokumente seinen Vorstellungen entsprechend abgelegt werden können. Neben den redaktionellen Dokumenten enthält die Ordnerstruktur jedoch auch alle technischen Dokumente, die beispielsweise zur Konfiguration der Navigationsstruktur oder des Layouts eingesetzt werden.

Abbildung 1: Hierarchische Ordnerstruktur

Nach dem Einrichten der CMS-Ordnerstruktur muss festgelegt werden, wer diese Ordner bearbeiten kann bzw. darf. Als Lösung bietet sich an, die Zuständigkeiten auf der Basis dieser Struktur zu definieren, indem Teilbereiche der Ordnerstruktur einer Gruppe von CMS-Nutzern (Redaktionen) zugeordnet werden. Zur Definition dieser Teilbereiche werden so genannte Logische Ressourcen-Sammlungen (LRS) benutzt, die im folgenden Unterabschnitt näher erläutert werden.

Logischen Ressourcen-Sammlung (LRS)

Eine Logische Ressourcen-Sammlung (LRS) beschreibt einen Ausschnitt der CMS-Ordnerstruktur und der darin abgelegten Dokumente. Mithilfe dieser LRSen wird festgelegt, welche Inhalte von einer Redaktion bearbeitet werden sollen.

Definition

Die Definition einer LRS setzt sich aus den folgenden Abschnitten zusammen:

Angabe der enthalten Ordner

• Die Angabe des Pfadnamens eines Ordners schließt an dieser Stelle (zunächst) alle darunter befindlichen Ordner und Dokumente in die zu definierende LRS mit ein.

Angabe der ausgeschlossenen Ordner

• Hier werden alle Pfadnamen der Ordner angegeben, die sich unterhalb der in (1) angegebenen Ordner befinden und von der zu definierenden LRS ausgeschlossen werden sollen.
• Die Angabe des Pfadnamens eines Ordners schließt auch hier alle darunter befindlichen Ordnern und Dokumente ein.

Angabe der enthaltenen Dokumenttypen

• Hier können die internen Namen der Dokumenttypen angegeben werden, deren Dokumente (sich innerhalb der unter (1) und (2) definierten Ordnerstruktur befinden können und) in der zu definierenden LRS ausschließlich berücksichtigt werden sollen.
• Falls an diesem Punkt keine Angaben gemacht werden, wird davon ausgegangen, dass alle Dokumenttypen innerhalb der LRS berücksichtigt werden sollen.

Angabe der ausgeschlossenen Dokumenttypen

• Hier können die internen Namen der Dokumenttypen angegeben werden, deren Dokumente (sich innerhalb der unter (1) und (2) definierten Ordnerstruktur befinden können und) in der zu definierenden LRS nicht berücksichtigt werden sollen.
• Angaben an diesem Punkt sind dann sinnvoll, wenn unter (3) keine Angaben gemacht wurden.

Angabe der enthaltenen Dokumente

• Hier werden alle Pfadnamen der Dokumente angegeben, die sich nicht innerhalb der unter (1) und (2) definierten Ordnerstruktur befinden, die aber zu den unter (3) bzw. (4) angegebenen, zu berücksichtigenden Dokumenttypen zählen, und die in der zu definierenden LRS mit eingeschlossen werden sollen.

Angabe der ausgeschlossenen Dokumente

• Hier werden alle Pfadnamen der Dokumente angegeben, die sich innerhalb der unter (1) und (2) definierten Ordnerstruktur befinden und die zu den unter (3) bzw. (4) angegebenen, zu berücksichtigenden Dokumenttypen zählen, die aber in der zu definierenden LRS ausgeschlossen werden sollen.

Beispiel

Für die folgenden Beispiele werden LRS verwendet, die wie folgt festgelegt werden:

Abbildung 2: Zuordnung von Ordnern zu LRS

Die LRS Allgemeines entspricht wahrscheinlich einer der am häufigsten eingesetzten Definitionen einer LRS: Es wird nur ein „Wurzelordner“ definiert. Alle Dokumente, die sich unterhalb des angegebenen Ordners befinden gehören automatisch zur LRS.

LRS Allgemeines
Ordner	Enthalten	/Mandant/Allgemeines/
	Ausgeschlossen	keiner
Dokumenttypen	Enthalten	alle
	Ausgeschlossen	keiner
Dokumente	Enthalten	alle
	Ausgeschlossen	keine

Die LRS News enthält ebenfalls nur einen „Wurzelordner“. Darüber hinaus gehören ausschließlich News-Dokumente zu dieser LRS.

LRS News
Ordner	Enthalten	/Mandant/Aktuelles/News
	Ausgeschlossen	keiner
Dokumenttypen	Enthalten	News
	Ausgeschlossen	Alle anderen
Dokumente	Enthalten	alle
	Ausgeschlossen	keine

Die LRS Aktuelles enthält einen „Wurzelordner“ sowie einen ausgeschlossen Ordner und einen ausgeschlossenen Dokumenttyp. Alle Dokumente, die sich unterhalb des Ordners „Aktuelles“ befinden, keine News-Dokumente sind und nicht unterhalb des Ordners „News“ liegen, gehören automatisch zur LRS.

LRS Aktuelles
Ordner	Enthalten	/Mandant/Aktuelles/
	Ausgeschlossen	/Mandant/Aktuelles/News
Dokumenttypen	Enthalten	Alle
	Ausgeschlossen	News
Dokumente	Enthalten	alle
	Ausgeschlossen	keine

Die LRS Innenpolitik enthält nur einen „Wurzelordner“. Alle Dokumente, die sich unterhalb des Ordners „Innenpolitik“ befinden, gehören automatisch zur LRS.

LRS Innenpolitik
Ordner	Enthalten	/Mandant/Themen/Innenpolitik
	Ausgeschlossen	keiner
Dokumenttypen	Enthalten	alle
	Ausgeschlossen	keiner
Dokumente	Enthalten	alle
	Ausgeschlossen	Keine

Die LRS Themen enthält einen „Wurzelordner“ sowie einen ausgeschlossen Ordner. Alle Dokumente, die sich unterhalb des Ordners „Themen“ befinden und nicht unterhalb des Ordners „Innenpolitik“ liegen, gehören automatisch zur LRS.

LRS Themen
Ordner	Enthalten	/Mandant/Themen/
	Ausgeschlossen	/Mandant/Themen/Innenpolitik
Dokumenttypen	Enthalten	alle
	Ausgeschlossen	keiner
Dokumente	Enthalten	alle
	Ausgeschlossen	Keine

LRS und Redaktionen

Die LRS-Definitionen aus dem vorangegangenen Abschnitt werden genutzt, um festzulegen, welche Dokumente welchen Redaktionen zugeordnet werden. Abbildung 3 skizziert diesen Vorgang.

Abbildung 3: Zuordnung von Redaktionen und LRS

In diesem Beispiel hat jede Redaktion „ihren“ eigenständigen Bereich (News, Innenpolitik usw.) und teilt sich mit allen anderen Redaktionen einen gemeinsamen Pool an Dokumenten die in einer LRS zusammengefasst worden sind.

Rollen und Rechte

Mithilfe von LRS können auf einfache Weise unterschiedliche Zuständigkeitsbereiche definiert werden. Innerhalb eines Zuständigkeitsbereichs muss aber auch die Aufgabenverteilung bzw. müssen die Rechte und Pflichten der zuständigen CMS-Nutzer festgelegt werden.

Darüber hinaus gibt es innerhalb des CMS auf Ordner- und Dokumentebene die klassischen Rechte zur Bearbeitung:

• Lesen von Dokumenten (Text, Audio, Video, Bilder).

• Das Leserecht (genereller Zugriff auf Dokumente) ist Voraussetzung für alle anderen Rechte

• Bearbeiten von Dokumenten
• Freigabe von Dokumenten
• Publizieren und Depublizieren von Dokumenten
• Löschen von Dokumenten aus dem CMS (endgültiges Entfernen)
• Sitestruktur verwalten (Ordner anlegen, verschieben und verändern).

Damit ein reibungsloser Ablauf bei der Bearbeitung der Dokumente gewährleistet ist, wird mithilfe von „abstrakten Gruppen“ bzw. Rollen eine weitere Abstraktionsebene eingeführt. Stark vereinfacht ausgedrückt, wird mit einer Rollendefinition festgelegt, mit welchen Rechten ein CMS-Nutzer, der diese Rolle innehat, Dokumente bearbeitet darf.

Eine detaillierte generische Definition von abstrakten Gruppen inkl. der dafür vorgesehenen Rechte ist nur bedingt sinnvoll, da dadurch den individuellen Anforderungen einer Behörde und deren Organisation nicht Rechnung getragen werden kann. Daher werden im Folgenden nur grundsätzliche Hinweise gegeben, wie eine Gruppenstruktur in einem konkreten Projekt aussehen könnte. Tatsächlich kann diese Struktur im Einzelfall jedoch auch komplett anders definiert werden, wenn es die Anforderungen der Behörde verlangen.

Grundsätzlich bestehen in einer Organisation zwei unterschiedliche abstrakte Rollen, denen die Benutzer zugeordnet werden können:

• Redakteure
• Site Manager

Während die Redakteure für die redaktionelle Pflege der Inhalte zuständig sind, ist die Aufgabe der Site Manager die Pflege der Site Struktur und die Konfiguration von Funktionalitäten.

Auf Konfigurationsebene unterscheiden sich diese beiden Rollen im Wesentlichen in unterschiedlichen Rechten auf Ressourcenebene, die sich im Regelfall auf den Zugriff bestimmter Ordner bezieht. Zudem ist die Zuordnung zu Redaktionen unterschiedlich, mit denen diese Inhalte freigegeben und publiziert werden. Darüber hinaus ist es Site Managern in der Regel erlaubt, durch entsprechende Redaktionsdefinitionen die redaktionellen Inhalte mit einfachen Prozessen (z.B. „2-Augen-Workflow“) zu publizieren, während bei Redakteuren häufig qualitätssichernde Prozesse (z.B. „4-Augen-WF“) zum Einsatz kommen.

Beim konkreten Einsatz dieser Rollen in einer Behörde ist die Bildung weiterer Ausprägungen möglich, die insbesondere die speziellen Prozesse zur Qualitätssicherung unterstützen. So sind beispielsweise die Rollen-Ausprägungen „Redakteur_RD“ und „Redakteur_QB“ denkbar, um die Erstellung und Qualitätssicherung von Dokumenten zwei unterschiedlichen Benutzergruppen zuzuordnen.

Gruppenkonfiguration

Im GSB stehen für den Redaktionsalltag die vordefinierten Rollen

• Redakteur (RD)
• Site Manager (SM)

zur Verfügung.

Mithilfe dieser Rollen können mehrere unterschiedliche konkrete Gruppen definiert werden, deren Mitglieder die ihnen zugeordneten Ordner und Dokumente bearbeiten dürfen. Um einen CMS-Nutzer bestimmte Rechte auf ausgewählte Dokumente zu gewähren, muss dieser CMS-Nutzer dann in die entsprechenden Gruppen eingetragen werden. Hierbei ist es empfehlenswert, sich bei der Benennung der Gruppen an folgende Namensschemata zu orientieren:

Rechtegruppen

Rechtegruppennamen werden gebildet aus

• <mandant>:

• Kürzel des Mandanten

• <rolle>:

• Bezeichnung des Rollennamens

• Rechte:

• Fester Postfix zur Kennzeichnung der Gruppenart

Daraus ergeben sich z.B. für den Mandanten „xyz“, der die beiden Rollen „Redakteur“ und „Site Manager“ nutzt, folgende Rechtegruppen:

• xyz_Redakteur_Rechte

• xyz_SiteManager_Rechte

Diesen Gruppen werden die Ressourcenrechte zugeordnet. Diese Gruppen werden nicht in Redaktionsdefinitionen verwendet. Über diese Gruppen werden keine Editorkonfigurationen zugewiesen.

Editorgruppen

Jedem Benutzer wird exakt eine Editorkonfiguration zugewiesen. Dies wird ebenfalls über die Zuweisung von Gruppen vorgenommen. Jeder Benutzer darf dabei nur in genau einer Editorgruppe Mitglied sein. In der Regel gehen unterschiedliche Editorkonfigurationen mit den abstakten Rollen einher. Ein Redakteur bekommt somit eine andere Sicht auf die Dokumente als ein Site Manager. Dadurch bekommt ein Site Manager in der Regel mehr Modifikationsmöglichkeiten innerhalb eines Dokumenttyps als ein Redakteur.

Das Namensschema für Editorgruppen stellt sich wie folgt dar:

• editor:

• Fester Präfix

• <mandant>:

• Kürzel des Mandanten

• <rolle>:

• Bezeichnung des Rollennamens

• <rollenausprägung>

• Optional ein Kürzel für eine Ausprägung der Rolle

Somit ergeben sich für das diskutierte Szenario folgende Gruppen:

• editor_xyz_Redakteur

• editor_xyz_SiteManager

Oder für den Fall, dass die konkreten Ausprägungen der Rollen sogar unterschiedliche Sichten auf die Dokumenttypen erhalten sollen:

• editor_xyz_Redakteur_RD

• editor_xyz_Redakteur_QB

• editor_xyz_SiteManager

Diesen Gruppen werden keine Ressourcen zugeordnet. Diese Gruppen werden nicht in Redaktionsdefinitionen verwendet.

LRS

Über Logische Ressourcen Sammlungen (LRS) wird definiert, welche Ressourcen eines Mandanten in welcher Redaktion gepflegt werden sollen. LRSen werden ebenfalls durch Gruppen im CMS realisiert. Dabei ist folgendes Namensschema empfehlenswert:

• <mandant>:

• Kürzel des Mandanten

• lrs:

• Fester Bestandteil

• <lrsname>:

• Bezeichnung der LRS zur semantischen Identifikation

Für die Site Manager ist es häufig sinnvoll eine LRS zu definieren, die den gesamten Inhalt des Mandanten umfasst. Somit ist es ihnen möglich, sowohl die redaktionellen, als auch die konfiguratorischen Inhalte zu publizieren:

• xyz_lrs_Alles

Im einfachsten Fall existiert lediglich eine weitere LRS, die die Inhalte definiert, die durch die Redakteure gepflegt werden soll. Hierin sind dann insbesondere die Ordner ausgeblendet, die die Konfigurationsdaten des Mandanten beinhalten:

• xyz_lrs_RedaktionellerInhalt

Diesen Gruppen werden die damit verbundenen Ressourcen mithilfe des GSB-Leserechts zugewiesen. Das heißt, dass z. B. der Gruppe xyz_lrs_Alles das Leserecht auf Ordner und alle Dokumenttypen unterhalb des Ordners /Sites/xyz zugewiesen wird. Alle anderen LRSen werden entsprechend konfiguriert.

Diese Gruppen werden in den Redaktionsdefinitionen zur Definition der damit verbundenen Ressourcen verwendet. Über diese Gruppen werden keine Editorkonfigurationen zugewiesen. Diesen Gruppen werden keine Benutzer zugewiesen.

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